Jaa tallenteita ulkoisesti

Kun olet tallentanut keskusteluja Notetaker-sovelluksella, voit jakaa tallenteet organisaatiosi ulkopuolisille vastaanottajille. Superjärjestelmänvalvojat voivat määrittää ulkoisen jakamisen asetukset tilitasolla, mukaan lukien mitkä aineistotyypit ovat käytettävissä ja mitkä käyttäjät voivat jakaa niitä. Kun tämä asetus on otettu käyttöön, käyttäjät voivat luoda jaettavia linkkejä tai lähettää tallenteita suoraan sähköpostitse mistä tahansa puhelun tai kokouksen katselusivulta.

Ulkoisen jakamisen määrittäminen

Jos olet pääkäyttäjä, voit määrittää ulkoisen jakamisen asetukset seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmalla sivupalkin valikossa Työkalut-kohdan alla olevaa Notetaker-painiketta.
3. Kytke ulkoisen jakamisen kytkin päälle Jakaminen -osiossa.
4. Valitse Ulkoiseen jakamiseen käytettävissä olevat resurssit -osiosta ne resurssityypit, joita käyttäjien haluat voivan sisällyttää jaettuihin linkkeihin (vähintään yksi on valittava):
   • Videotallenne
   • Äänitallenne
   • Transkriptio
   • AI-yhteenveto
5. Valitse Kuka voi jakaa ulkoisesti -osiosta, ketkä ovat oikeutettuja luomaan ulkoisia jakolinkkejä:
   • Jos haluat sallia ulkoisen jakamisen kaikille käyttäjille, joille on osoitettu myynti- tai palvelupaikka ja joilla on pääsy tallenteeseen, valitse Kaikki oikeutetut käyttäjät voivat jakaa ulkoisesti.
   • Jos haluat estää tiettyjä käyttäjiä jakamasta tallenteita ulkoisesti, valitse Kaikki oikeutetut käyttäjät paitsi tietyt käyttäjät. Napsauta sitten Hallinnoi, valitse tiettyjen käyttäjien vieressä olevat valintaruudut ja napsauta Tallenna muutokset.
6. Kun olet määrittänyt ulkoisen jakamisen asetukset, napsauta alareunassa olevaa Tallenna-painiketta.

Tallenteiden jakaminen ulkoisesti

1. Siirry puhelun tai kokouksen tarkastelusivulle.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Jaa. Napsauta sitten Jaa ulkoisesti.
3. Valitse valintaikkunassa Sisällytettävät aineistot -kohdasta ne aineistot, jotka haluat jakaa.
4. Napsauta Linkki vanhenee - pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto, jonka mukaan linkki vanhenee:
   • 7 päivää (oletus)
   • 30 päivää
   • 90 päivää
   • 365 päivää
5. Voit esikatsella, mitä vastaanottaja näkee, ennen kuin luot linkin, napsauttamalla Esikatsele tallennuslinkkiä.
6. Voit luoda jaettavan linkin napsauttamalla Jaa linkki -välilehteä ja sitten Luo linkki. Kuka tahansa, jolla on tämä linkki, voi katsella valittuja aineistoja, kunnes linkki vanhenee.
7. Voit lähettää tallenteen suoraan vastaanottajalle sähköpostitse seuraavasti:
   • Napsauta Lähetä sähköposti -välilehteä.
   • Napsauta Lähetä sähköposti - pudotus valikkoa ja kirjoita sitten yksi tai useampi sähköpostiosoite.
   • Voit halutessasi kirjoittaa viestin Viesti-kent tään.
   • Napsauta Lähetä.

Hallitse ulkoisia jakolinkkejä

Kun jaat tallennetta ulkoisesti, voit tarkastella kaikkia kyseiselle puhelulle tai kokoukselle aiemmin luotuja linkkejä.

Voit hallita olemassa olevia ulkoisesti jaettuja linkkejä seuraavasti:

1. Siirry puhelun tai kokouksen katselusivulle.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Jaa. Napsauta sitten Jaa ulkoisesti.
3. Tarkista valintaikkunan oikealla puolella olevassa Hallitse tallennuslinkkien käyttöoikeuksia -osiossa olemassa olevat linkit.
4. Voit peruuttaa tietyn linkin käyttöoikeuden napsauttamalla kyseisen linkin vieressä olevaa X-painiketta. Napsauta sitten Peruuta linkki.
5. Voit peruuttaa pääsyn kaikkiin kyseiselle puhelulle tai kokoukselle luotuihin ulkoisiin linkkeihin napsauttamalla alareunassa olevaa Peruuta kaikki linkit -painiketta.

Huomaa: linkin käyttöoikeuden peruuttaminen estää välittömästi kaikkia kyseisen linkin haltijoita pääsemästä käsiksi jaettuihin aineistoihin.