Aufzeichnungen extern teilen

Nachdem Sie Konversationen mit Notetaker aufgezeichnet haben, können Sie diese Aufzeichnungen mit Empfängern außerhalb Ihrer Organisation teilen. Super-Admins können die Einstellungen für die externe Freigabe auf Account-Ebene konfigurieren, einschließlich der verfügbaren Elementtypen und der Benutzer, die zur Freigabe berechtigt sind. Sobald diese Einstellung aktiviert ist, können Benutzer direkt von jeder Anruf- oder Meeting-Bewertungsseite teilbare Links generieren oder Aufzeichnungen per E-Mail senden.

Externe Freigabe einrichten

So konfigurieren Sie Einstellungen für die externe Freigabe, wenn Sie ein Super-Admin sind:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Tools auf Notizen-Notizen.
3. Aktivieren Sie im Abschnitt Aufzeichnungen teilen den Schalter Externe Freigabe .
4. Aktivieren Sie im Abschnitt Für die externe Freigabe verfügbare Elemente die Kontrollkästchen für die Elementtypen, die Benutzer in geteilte Links einbeziehen können (mindestens einer muss ausgewählt sein):
   • Videoaufzeichnung
   • Audioaufnahme
   • Transkript
   • KI-Zusammenfassung
5. Wählen Sie im Abschnitt Wer kann extern teilen aus , wer berechtigt ist, externe Freigabelinks zu erstellen:
   • Um allen Benutzern mit einer zugewiesenen Sales - oder Servicelizenz und Zugriff auf eine Aufzeichnung die externe Freigabe zu ermöglichen, wählen Sie Alle berechtigten Benutzer können extern teilen aus.
   • Um bestimmte Benutzer von der externen Freigabe von Aufzeichnungen auszuschließen, wählen Sie Alle berechtigten Benutzer außer bestimmten Benutzern aus. Klicken Sie dann auf Verwalten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den spezifischen Benutzern und klicken Sie auf Änderungen speichern.
6. Wenn Sie die Konfiguration Ihrer Einstellungen für die externe Freigabe abgeschlossen haben, klicken Sie unten auf Speichern .

Aufzeichnungen extern teilen

1. Gehen Sie zur Seite für die Auswertung von Anrufen oder Meetings.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Teilen“. Klicken Sie dann auf Extern teilen.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld die Kontrollkästchen für die Elemente, die Sie freigeben möchten, unter Einzubeziehende Elemente.
4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Link läuft ab nach und wählen Sie eine Option für den Zeitpunkt aus, zu dem der Link abläuft:
   • 7 Tage (Standard)
   • 30 Tage
   • 90 Tage
   • 365 Tage
5. Um eine Vorschau dessen anzuzeigen, was der Empfänger vor der Erstellung des Links sieht, klicken Sie auf Vorschau des Aufzeichnungslinks.
6. Um einen teilbaren Link zu generieren, klicken Sie auf die Registerkarte Link teilen und dann auf Link erstellen. Jeder mit diesem Link kann die ausgewählten Elemente anzeigen, bis der Link abläuft.
7. So senden Sie die Aufzeichnung direkt per E-Mail an einen Empfänger:
   • Klicken Sie auf den Tab E-Mail senden .
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü E-Mail senden an und geben Sie dann eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein.
   • Geben Sie optional im Feld Nachricht eine Nachricht ein.
   • Klicken Sie auf Senden.

Externe Freigabelinks verwalten

Wenn Sie eine Aufzeichnung extern teilen, können Sie alle zuvor erstellten Links für diesen Anruf oder dieses Meeting überprüfen.

So verwalten Sie vorhandene extern geteilte Links:

1. Gehen Sie zur Seite für die Auswertung von Anrufen oder Meetings.
2. Klicken Sie oben rechts auf Teilen. Klicken Sie dann auf Extern teilen.
3. Überprüfen Sie im Dialogfeld alle vorhandenen Links im Abschnitt Zugriff auf Aufzeichnungslinks verwalten auf der rechten Seite.
4. Um den Zugriff auf einen bestimmten Link zu widerrufen, klicken Sie auf das X neben dem Link. Klicken Sie dann auf Link widerrufen.
5. Um den Zugriff auf alle externen Links zu widerrufen, die für diesen Anruf oder dieses Meeting erstellt wurden, klicken Sie unten auf Alle Links widerrufen .

Bitte beachten: Das sofortige Widerrufen eines Links verhindert, dass Personen mit diesem Link auf die geteilten Ressourcen zugreifen können.