Udostępnianie nagrań osobom z zewnątrz

Po nagraniu rozmów za pomocą aplikacji Notetaker możesz udostępniać te nagrania odbiorcom spoza swojej organizacji. Superadministratorzy mogą konfigurować ustawienia udostępniania zewnętrznego na poziomie konta, w tym określać, jakie typy zasobów są dostępne oraz którzy użytkownicy mają uprawnienia do udostępniania. Po włączeniu tego ustawienia użytkownicy mogą generować linki do udostępniania lub wysyłać nagrania bezpośrednio pocztą elektroniczną z dowolnej strony podsumowania rozmowy lub spotkania.

Konfiguracja udostępniania na zewnątrz

Aby skonfigurować ustawienia udostępniania na zewnątrz, jeśli jesteś superadministratorem:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie kliknij opcję Notetaker w sekcji Narzędzia.
3. W sekcji „Udostępnianie nagrań ” włącz przełącznik „Udostępnianie zewnętrzne ”.
4. W sekcji „Zasoby dostępne do udostępniania zewnętrznego ” zaznacz pola wyboru obok typów zasobów, które użytkownicy mają móc dołączać do udostępnianych linków (należy zaznaczyć co najmniej jeden):
   • Nagranie wideo
   • Nagranie audio
   • Transkrypcja
   • Podsumowanie AI
5. W sekcji „Kto może udostępniać na zewnątrz ” wybierz, kto jest uprawniony do tworzenia linków do udostępniania na zewnątrz:
   • Aby zezwolić wszystkim użytkownikom z przypisanym kontem w module Sprzedaż lub Obsługa klienta oraz dostępem do nagrania na udostępnianie na zewnątrz, wybierz opcję „Wszyscy uprawnieni użytkownicy mogą udostępniać na zewnątrz”.
   • Aby wykluczyć określonych użytkowników z możliwości udostępniania nagrań na zewnątrz, wybierz opcję „Wszyscy uprawnieni użytkownicy z wyjątkiem określonych osób”. Następnie kliknij „Zarządzaj”, zaznacz pola wyboru obok określonych użytkowników i kliknij „Zapisz zmiany”.
6. Po zakończeniu konfiguracji ustawień udostępniania na zewnątrz kliknij przycisk „Zapisz” u dołu ekranu.

Udostępnianie nagrań na zewnątrz

1. Przejdź do strony przeglądu rozmowy lub spotkania.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Udostępnij”. Następnie kliknij opcję „Udostępnij na zewnątrz”.
3. W oknie dialogowym zaznacz pola wyboru przy zasobach, które chcesz udostępnić, w sekcji „Zasoby do uwzględnienia”.
4. Kliknij menu rozwijane „Link wygasa po ” i wybierz opcję określającą termin wygaśnięcia linku:
   • 7 dni (domyślnie)
   • 30 dni
   • 90 dni
   • 365 dni
5. Aby przed utworzeniem linku wyświetlić podgląd tego, co zobaczy odbiorca, kliknij opcję „Podgląd linku do nagrania”.
6. Aby wygenerować link, który można udostępnić, kliknij kartę „Udostępnij link”, a następnie kliknij „Utwórz link”. Każdy, kto posiada ten link, może przeglądać wybrane zasoby do momentu wygaśnięcia linku.
7. Aby wysłać nagranie bezpośrednio do odbiorcy pocztą elektroniczną:
   • Kliknij kartę „Wyślij e-mail ”.
   • Kliknij menu rozwijane „Wyślij e-mail do”, a następnie wprowadź jeden lub więcej adresów e-mail.
   • Opcjonalnie w polu „Wiadomość ” wpisz treść wiadomości.
   • Kliknij „Wyślij”.

Zarządzanie linkami do udostępniania zewnętrznego

Udostępniając nagranie na zewnątrz, możesz przejrzeć wszystkie wcześniej utworzone linki dotyczące tej rozmowy lub spotkania.

Aby zarządzać istniejącymi linkami udostępnionymi na zewnątrz:

1. Przejdź do strony podsumowania rozmowy lub spotkania.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Udostępnij. Następnie kliknij opcję Udostępnij na zewnątrz.
3. W oknie dialogowym przejrzyj istniejące linki w sekcji „Zarządzaj dostępem do linków do nagrań ” po prawej stronie.
4. Aby cofnąć dostęp do konkretnego linku, kliknij znak „X” obok tego linku. Następnie kliknij opcję „Cofnij link”.
5. Aby cofnąć dostęp do wszystkich linków zewnętrznych utworzonych dla tej rozmowy lub spotkania, kliknij opcję „Cofnij wszystkie linki” u dołu strony.

Uwaga: cofnięcie linku natychmiast uniemożliwia osobom posiadającym ten link dostęp do udostępnionych zasobów.