Opnames extern delen

Nadat je gesprekken hebt opgenomen met Notetaker, kun je die opnames delen met ontvangers buiten je organisatie. Superbeheerders kunnen de instellingen voor extern delen op accountniveau configureren, waaronder welke soorten bestanden beschikbaar zijn en welke gebruikers bevoegd zijn om opnames te delen. Zodra deze instelling is ingeschakeld, kunnen gebruikers deelbare links genereren of opnames rechtstreeks via e-mail versturen vanaf elke pagina voor het bekijken van gesprekken of vergaderingen.

Extern delen instellen

Als je een superbeheerder bent, kun je de instellingen voor extern delen als volgt configureren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk op Notetaker onder Tools.
3. Schakel in het gedeelte 'Opnames delen' de schakelaar 'Extern delen' in.
4. Selecteer in het gedeelte 'Bestanden beschikbaar voor extern delen' de selectievakjes voor de bestandstypen die gebruikers mogen opnemen in gedeelde links (er moet ten minste één worden geselecteerd):
   • Video-opname
   • Audio-opname
   • Transcript
   • AI-samenvatting
5. Selecteer in het gedeelte 'Wie kan extern delen' wie in aanmerking komt om links voor extern delen aan te maken:
   • Om alle gebruikers met een toegewezen Sales- of Service- licentie en toegang tot een opname toe te staan om extern te delen, selecteert u 'Alle bevoegde gebruikers kunnen extern delen'.
   • Om specifieke gebruikers uit te sluiten van het extern delen van opnames, selecteert u ‘Alle in aanmerking komende gebruikers behalve specifieke gebruikers’. Klik vervolgens op ‘Beheren’, vink de selectievakjes naast de specifieke gebruikers aan en klik op ‘Wijzigingen opslaan’.
6. Wanneer u klaar bent met het configureren van uw instellingen voor extern delen, klikt u onderaan op 'Opslaan '.

Opnames extern delen

1. Ga naar de pagina voor het bekijken van gesprekken of vergaderingen.
2. Klik rechtsboven op 'Delen'. Klik vervolgens op 'Extern delen'.
3. Vink in het dialoogvenster de selectievakjes aan voor de bestanden die je wilt delen onder 'Te delen bestanden'.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Link verloopt na' en selecteer een optie voor wanneer de link verloopt:
   • 7 dagen (standaard)
   • 30 dagen
   • 90 dagen
   • 365 dagen
5. Als u wilt bekijken wat de ontvanger te zien krijgt voordat u de link aanmaakt, klikt u op 'Voorbeeld van opnamelink'.
6. Om een deelbare link te genereren, klikt u op het tabblad 'Een link delen ' en vervolgens op 'Link aanmaken'. Iedereen met deze link kan de geselecteerde bestanden bekijken totdat de link verloopt.
7. Om de opname rechtstreeks via e-mail naar een ontvanger te verzenden:
   • Klik op het tabblad 'Een e-mail verzenden '.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'E-mail verzenden naar ' en voer vervolgens een of meer e-mailadressen in.
   • U kunt desgewenst in het veld 'Bericht' een bericht invoeren.
   • Klik op 'Verzenden'.

Externe deellinks beheren

Wanneer u een opname extern deelt, kunt u alle eerder aangemaakte links voor dat gesprek of die vergadering bekijken.

Om bestaande extern gedeelde koppelingen te beheren:

1. Ga naar de overzichtspagina van het gesprek of de vergadering.
2. Klik rechtsboven op 'Delen'. Klik vervolgens op 'Extern delen'.
3. Bekijk in het dialoogvenster eventuele bestaande links in het gedeelte Toegang tot opnamelinks beheren aan de rechterkant.
4. Om de toegang tot een specifieke link in te trekken, klikt u op de X naast die link. Klik vervolgens op 'Link intrekken'.
5. Om de toegang tot alle externe links die voor dat gesprek of die vergadering zijn aangemaakt in te trekken, klikt u onderaan op 'Alle links intrekken '.

Let op: het intrekken van een link zorgt ervoor dat iedereen met die link onmiddellijk geen toegang meer heeft tot de gedeelde bestanden.