Partager des enregistrements en externe

Après avoir enregistré vos conversations à l’aide de l’outil de prise de notes, vous pouvez partager ces enregistrements avec des destinataires externes à votre organisation. Les super administrateurs peuvent configurer des paramètres de partage externe au niveau du compte, notamment les types de ressources disponibles et les utilisateurs éligibles pour le partage. Une fois ce paramètre activé, les utilisateurs peuvent générer des liens partageables ou envoyer des enregistrements directement par e-mail à partir de n’importe quelle page d’évaluation d’un appel ou d’une réunion.

Configurer un partage externe

Pour configurer les paramètres de partage externe, si vous êtes un super administrateur :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur l’outil de prise de notes, sous Outils.
3. Dans la section Partage des enregistrements , activez le bouton Partage externe .
4. Dans la section Ressources disponibles pour le partage externe , cochez les cases des types de ressources que vous souhaitez que les utilisateurs puissent inclure dans les liens partagés (au moins une doit être sélectionnée) :
   • Enregistrement vidéo
   • Enregistrement audio
   • Transcription
   • Récapitulatif IA
5. Dans la section Qui peut partager en externe , sélectionnez qui est éligible pour créer des liens de partage externes :
   • Pour permettre à tous les utilisateurs disposant d’une licence Sales ou Service attribuée et d’un accès à un enregistrement de partager en externe, sélectionnez Tous les utilisateurs éligibles peuvent partager en externe.
   • Pour empêcher des utilisateurs spécifiques de partager des enregistrements en externe, sélectionnez Tous les utilisateurs éligibles sauf les utilisateurs spécifiques. Cliquez ensuite sur Gérer, sélectionnez les cases à cocher à côté des utilisateurs spécifiques et cliquez sur Enregistrer les modifications.
6. Lorsque vous avez terminé de configurer vos paramètres de partage externe, cliquez sur Enregistrer en bas.

Partager des enregistrements en externe

1. Accédez à la page d’évaluation de l’appel ou de la réunion.
2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager. Cliquez ensuite sur Partager externe.
3. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez les cases à cocher des éléments que vous souhaitez partager sous Éléments à inclure.
4. Cliquez sur le menu déroulant Le lien expire après et sélectionnez une option pour le moment où le lien expire :
   • 7 jours (par défaut)
   • 30 jours
   • 90 jours
   • 365 jours
5. Pour prévisualiser ce que le destinataire verra avant de créer le lien, cliquez sur Aperçu du lien d’enregistrement.
6. Pour générer un lien partageable, cliquez sur l’onglet Partager un lien , puis sur Créer un lien. Toute personne disposant de ce lien peut consulter les ressources sélectionnées jusqu’à ce que le lien expire.
7. Pour envoyer l’enregistrement directement à un destinataire par e-mail :
   • Cliquez sur l’onglet Envoyer un e-mail .
   • Cliquez sur le menu déroulant Envoyer un e-mail à , puis saisissez une ou plusieurs adresses e-mail.
   • Si vous le souhaitez, dans le champ Message , saisissez un message.
   • Cliquez sur Envoyer.

Gérer les liens de partage externes

Lorsque vous partagez un enregistrement en externe, vous pouvez consulter tous les liens précédemment créés pour cet appel ou ce rendez-vous.

Pour gérer les liens externes existants partagés :

1. Accédez à la page d’évaluation de l’appel ou de la réunion.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Partager. Cliquez ensuite sur Partager externe.
3. Dans la boîte de dialogue, passez en revue les liens existants dans la section Gérer l’accès aux liens d’enregistrement sur la droite.
4. Pour révoquer l’accès à un lien spécifique, cliquez sur le X à côté de ce lien. Cliquez ensuite sur Révoquer le lien.
5. Pour révoquer l’accès à tous les liens externes créés pour cet appel ou ce rendez-vous, cliquez sur Révoquer tous les liens en bas.

Remarque : La révocation immédiate d’un lien empêche toute personne disposant de ce lien d’accéder aux actifs partagés.