แชร์สิ่งที่บันทึกไว้ภายนอก

หลังจากบันทึกการสนทนากับ Notetaker แล้วคุณสามารถแชร์การบันทึกเหล่านั้นกับผู้รับภายนอกองค์กรของคุณได้ ซูเปอร์แอดมินสามารถกำหนดการตั้งค่าการแชร์ภายนอกในระดับบัญชีรวมถึงประเภทสินทรัพย์ที่พร้อมใช้งานและผู้ใช้ที่มีสิทธิ์แชร์ เมื่อเปิดการตั้งค่านี้ผู้ใช้สามารถสร้างลิงก์ที่แชร์ได้หรือส่งการบันทึกทางอีเมลโดยตรงจากหน้าตรวจสอบการโทรหรือการประชุมใดๆ

ตั้งค่าการแชร์ภายนอก

ในการกำหนดค่าการตั้งค่าการแชร์ภายนอกหากคุณเป็น Super Admin:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้คลิก Notetaker ใต้ เครื่องมือ
3. ในส่วนการบันทึกการแชร์ให้เปิดสวิตช์การแชร์ภายนอก
4. ในส่วนเนื้อหาที่มีให้สำหรับการแชร์ภายนอกให้เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับประเภทเนื้อหาที่คุณต้องการให้ผู้ใช้สามารถรวมไว้ในลิงก์ที่แชร์ได้ (ต้องเลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการ):
   • การบันทึกวิดีโอ
   • การบันทึกเสียง
   • ทรานสคริปต์
   • สรุป AI
5. ในส่วนผู้ที่สามารถแชร์ภายนอกให้เลือกผู้ที่มีสิทธิ์สร้างลิงก์การแชร์ภายนอก:
   • ในการอนุญาตให้ผู้ใช้ทั้งหมดที่มีที่นั่งขายหรือบริการที่กำหนดและเข้าถึงการบันทึกเพื่อแชร์ภายนอกให้เลือกผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ทั้งหมดสามารถแชร์ภายนอกได้
   • หากต้องการยกเว้นผู้ใช้บางรายจากการแชร์การบันทึกจากภายนอกให้เลือกผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ทั้งหมดยกเว้นผู้ใช้บางราย จากนั้นคลิกจัดการเลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากผู้ใช้ที่ระบุแล้วคลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลง
6. เมื่อกำหนดค่าการตั้งค่าการแชร์ภายนอกเสร็จแล้วให้คลิกบันทึกที่ด้านล่าง

แชร์สิ่งที่บันทึกไว้ภายนอก

1. ไปที่หน้ารีวิวการโทรหรือการประชุม
2. ที่ด้านบนขวาให้คลิก แชร์ จากนั้นคลิกแชร์ภายนอก
3. ในกล่องโต้ตอบให้เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับเนื้อหาที่คุณต้องการแชร์ภายใต้เนื้อหาที่จะรวม
4. คลิกลิงก์หมดอายุหลังจากเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกตัวเลือกเมื่อลิงก์หมดอายุ:
   • 7 วัน (ค่าเริ่มต้น)
   • 30 วัน
   • 90 วัน
   • 365 วัน
5. หากต้องการดูตัวอย่างสิ่งที่ผู้รับจะเห็นก่อนสร้างลิงก์ให้คลิกดูตัวอย่างลิงก์บันทึก
6. หากต้องการสร้างลิงก์ที่แชร์ได้ให้คลิกแท็บแชร์ลิงก์จากนั้นคลิกสร้างลิงก์ ทุกคนที่มีลิงก์นี้สามารถดูเนื้อหาที่เลือกได้จนกว่าลิงก์จะหมดอายุ
7. ในการส่งการบันทึกไปยังผู้รับโดยตรงทางอีเมล:
   • คลิกแท็บส่งอีเมล
   • คลิกส่งอีเมลไปที่เมนูแบบเลื่อนลงจากนั้นป้อนที่อยู่อีเมลอย่างน้อยหนึ่งรายการ
   • หรือในช่องข้อความให้ป้อน ข้อความ
   • คลิก ส่ง

จัดการลิงก์การแชร์ภายนอก

เมื่อแชร์การบันทึกภายนอกคุณสามารถตรวจสอบลิงก์ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ทั้งหมดสำหรับการโทรหรือการประชุมนั้นได้

วิธีจัดการลิงก์ที่แชร์จากภายนอกที่มีอยู่:

1. ไปที่หน้ารีวิวการโทรหรือการประชุม
2. ที่ด้านบนขวาให้คลิก แชร์ จากนั้นคลิกแชร์ภายนอก
3. ในกล่องโต้ตอบให้ตรวจสอบลิงก์ที่มีอยู่ในส่วนจัดการการเข้าถึงลิงก์บันทึกทางด้านขวา
4. หากต้องการยกเลิกการเข้าถึงลิงก์เฉพาะให้คลิก X ถัดจากลิงก์นั้น จากนั้นคลิกเพิกถอนลิงก์
5. หากต้องการเพิกถอนการเข้าถึงลิงก์ภายนอกทั้งหมดที่สร้างขึ้นสำหรับการโทรหรือการประชุมนั้นให้คลิกเพิกถอนลิงก์ทั้งหมดที่ด้านล่าง

โปรดทราบ: การเพิกถอนลิงก์จะป้องกันไม่ให้ทุกคนที่มีลิงก์ดังกล่าวเข้าถึงเนื้อหาที่แชร์ได้ทันที