Configurare le automazioni della pipeline per gli oggetti

Attiva automaticamente delle azioni, come la creazione di attività o l’invio di notifiche, quando i record passano da una fase della pipeline o da uno stato del ticket all’altro. Ad esempio, lo stato di un ticket può essere impostato automaticamente su “In attesa del cliente” quando un addetto all’assistenza invia un’e-mail dal ticket. Questo articolo spiega come configurare le automazioni in base alle fasi della pipeline e agli stati dei ticket. 

Scopri di più sull ’utilizzo dell’editor completo del flusso di lavoro.

Prima di iniziare

Automatizza le azioni in base alle fasi della pipeline

Nota: il tuo account potrebbe utilizzare nomi personalizzati per ciascun oggetto (ad esempio, "opportunità" anziché "affare"). Questo articolo fa riferimento agli oggetti utilizzando i nomi predefiniti di HubSpot. 

Crea automazioni per le fasi della pipeline relative a trattative, progetti, ticket, appuntamenti, corsi, inserzioni, ordini, servizi, utenti e oggetti personalizzati. Ad esempio, crea un’attività o invia una notifica interna quando cambia la fase di una trattativa.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto, quindi selezionare l'oggetto che contiene la pipeline che si desidera utilizzare.
4. Fare clic sulla scheda Pipeline.
5. Fare clic sul nome della pipeline da automatizzare.
6. Fare clic sulla scheda " Automatizza ".
7. Se la sezione è compressa, fare clic su Crea flussi di lavoro da zero per espanderla.
8. Nella sezione "Attiva azioni quando un [nome oggetto] passa a una nuova fase ", fare clic su " Crea flusso di lavoro " nella fase in cui si desidera che l'azione venga eseguita. Se la fase dispone già di un flusso di lavoro, fare invece clic sull'icona "+ Aggiungi azione al flusso di lavoro ".
9. Nel pannello di sinistra, configura un'azione come:
   • Invia notifica via e-mail interna: invia una notifica interna agli utenti o ai team quando un record entra nella fase. Seleziona Invia notifica via e-mail interna. Configura i dettagli della notifica, quindi fai clic su Salva.
   • Crea attività: crea un'attività quando un record (ad es. un progetto) entra in una determinata fase. Seleziona Crea attività. Inserisci i dettagli dell'attività, quindi fai clic su Salva.
   • Ruota il record al proprietario: assegna il record a un utente o a un team con selezione a rotazione, bilanciamento del carico o selezione casuale. Configura gli utenti e il metodo di rotazione, quindi fai clic su Salva.

Gestisci le automazioni esistenti della pipeline

Modifica, commenta o elimina le azioni esistenti nella tua pipeline e attiva o disattiva il flusso di lavoro. Puoi anche aprire il flusso di lavoro nell’editor completo per aggiungere altre azioni o modificare le impostazioni del flusso di lavoro. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto, quindi selezionare l'oggetto che contiene la pipeline che si desidera utilizzare.
4. Fai clic sulla scheda Pipeline.
5. Fare clic sul nome della pipeline che si desidera automatizzare. 
6. Fare clic sulla scheda " Automatizza ".
7. Se la sezione è compressa, fare clic su Crea flussi di lavoro da zero per espanderla. 
8. Per modificare un'azione esistente, fare clic sulla bolla dell'azione. Apportare le modifiche nel pannello di sinistra, quindi fare clic su Salva. 
9. Per lasciare un commento per gli altri utenti su un'azione, passa con il mouse su un'azione esistente, quindi fai clic sull'icona del commento. Inserisci il tuo messaggio, quindi fai clic su Commenta. 
10. Per eliminare un'azione, cliccasull'icona di eliminazione. Seleziona " Elimina solo questa azione " per eliminare solo l'azione selezionata oppure seleziona " Elimina questa azione e tutte le azioni successive " per eliminare l'azione selezionata e tutte le azioni che la seguono. 
11. Per aprire l’editor completo del flusso di lavoro, clicca su “Apri nei flussi di lavoro” sotto le azioni della fase. Nell’editor del flusso di lavoro puoi aggiungere altre azioni e modificare le impostazioni del flusso di lavoro.
12.  Per attivare o disattivare il flusso di lavoro, aziona l’interruttore " Il flusso di lavoro è [stato] ".

Automatizza le azioni in base allo stato del ticket

Configurare lo stato del ticket in base alle email associate

È possibile aggiornare automaticamente lo stato del ticket quando vengono inviate o ricevute e-mail associate a un ticket. Ciò include le e-mail inviate dal ticket e le risposte del cliente al ticket. Lo stato del ticket è la proprietà predefinita di HubSpot per il monitoraggio dei ticket nella pipeline (ad esempio,stato “In attesa di contatto” ).

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione " Gestione dati ", fare clic su " Oggetti".
3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto ", quindi selezionare " Ticket".
4. Fare clic sulla schedaPipeline.
5. Fai clic sul nome della pipeline dei ticket che desideri automatizzare.
6. Fai clic sullascheda "Automatizza".
7. Se la sezione è compressa, fare clic su " Automazioni basate su modelli " per espanderla.
8. Per attivare l'automazione dello stato dei ticket, nella sezione " Aggiorna stato del ticket ", seleziona una casella di controllo per attivare un trigger:
   • Viene inviata un'e-mail a un cliente:lo stato del ticket cambierà quando un utente invia un'e-mail a un contatto dalla scheda del ticket. Le e-mail inviate dalla scheda del contattononattiveranno una modifica dello stato del ticket.
   • Un cliente risponde a un’e-mail: lo stato del ticket cambierà quando un contatto risponde allo stesso thread in cui è stato creato il ticket. Se il ticket è stato chiuso e poi riaperto, anche eventuali nuovi thread relativi al ticket aggiorneranno lo stato del ticket. 

9. Per modificare lo stato a cui verrà impostato il ticket in base al trigger, passa il mouse sulla riga, quindi fai clic su Modifica azione. Nel pannello di destra, fai clic sul menu a tendina Seleziona stato, seleziona uno stato, quindi fai clic su Salva.
10. Per disattivare l'automazione dello stato dei ticket, deseleziona le caselle di controllo"Aggiorna stato del ticket".

Modifica le email predefinite "Ticket ricevuto" o "Ticket chiuso"

Personalizza le email "Ticket ricevuto " o"Ticket chiuso " fornite da HubSpot per allinearle al tuo marchio e ai dettagli del tuo team di assistenza. Le email"Ticket ricevuto " e"Ticket chiuso " sono transazionali e verranno inviate a contatti non di marketing.

Per personalizzare le email automatiche predefinite relative ai ticket:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare " Ticket".
4. Fai clic sulla schedaPipeline.
5. Fai clic sul nome della pipelineche desideri automatizzare.
6. Fai clic sullascheda "Automatizza", quindi su " Crea flussi di lavoro da zero " per espandere la sezione.
7. Nellasezione "Attiva azioni quando un ticket raggiunge un determinato stato", fare clicsull'icona "+" per aggiungere un'azione a uno stato del ticket.
8. Nel pannello di sinistra, clicca su " Invia email".
9. Fai clic sul menu a discesa " Email automatizzata ", quindi seleziona " Ticket ricevuto " o "Ticket chiuso".
   
10. Fai clic su Modifica per personalizzare il contenuto, il formato, lo stile e l’indirizzo di invio dell’e-mail nell’editor delle e-mail di marketing.

Nota: utilizza un indirizzo di invio collegato all’help desk affinché l’email automatica appaia nella cronologia delle conversazioni dell’help desk.

Crea email automatiche personalizzate relative ai ticket

Crea email personalizzate per la pipeline dei ticket senza un abbonamento a Marketing Hub Professional oEnterprise né un add-on per le email transazionali. Ciò significa che le email automatiche personalizzate relative ai ticket vengono inviate a contatti non di marketing.

Per creare un'e-mail automatica personalizzata per la pipeline dei ticket:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto, quindi selezionare Ticket.
4. Fai clic sulla schedaPipeline.
5. Fai clic sul nome di una pipeline.
6. Fare clic sullascheda "Automatizza".
7. Se la sezione è compressa, fare clic su Crea flussi di lavoro da zero per espanderla.
8. Nellasezione "Attiva azioni quando un ticket raggiunge un determinato stato", cliccasull'icona "+" per aggiungere un'azione a uno stato del ticket.
9. Nel pannello di sinistra:
   •  SelezionaInvia email.
   • Fai clic sul menu a discesa "Email automatizzata ", quindi seleziona "Crea nuova email". Si aprirà una nuova scheda con l'editor delle email di marketing.
10. Configura il contenuto dell’e-mail.
11. Imposta l’oggetto e l’indirizzo mittente dell’e-mail. Utilizza un indirizzo mittente collegato all’help desk affinché l’e-mail automatica compaia nella cronologia delle conversazioni dell’help desk.
    
12. Completa la configurazione dell'e-mail.
13. Torna alla scheda "Pipeline di automazione dei ticket".
14. Fai clic sul menu a discesa "Email automatica ", quindi seleziona l'email che hai appena creato.
15. Fare clic su "Salva".

Configurare azioni personalizzate per la pipeline dei ticket

Imposta un'automazione personalizzata in base alle modifiche al valore della proprietà dello stato del ticket, come l'invio di un'e-mail o di una notifica interna. Puoi anche utilizzare azioni avanzate, come i rami e i ritardi, per instradare i record attraverso diverse azioni.

Per configurare le azioni in base agli stati dei ticket:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione " Gestione dati ", clicca su " Oggetti".
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Ticket.
4. Fai clic sulla scheda Pipeline.
5. Fare clic sul nome della pipeline che si desidera automatizzare.
6. Fai clic sulla scheda "Automatizza" , quindi fai clic per espandere la sezione " Crea flussi di lavoro da zero ".
7. Nella sezione "Attiva azioni quando un ticket raggiunge un determinato stato ", fare clicsull'icona "+" per aggiungere un'azione a uno stato del ticket.
8. Nel pannello di sinistra, configura un'azione del flusso di lavoro (ad es., invia notifica via e-mail interna).
9. Attiva o disattiva l'interruttore " Il flusso di lavoro è [stato] " per attivare o disattivare il flusso di lavoro.
10. Una volta configurate le azioni, scopri come gestire le automazioni della pipeline.

Nota: per impostazione predefinita, le azioni automatizzate sopra indicate non si applicano alle conversazioni in live chat o su Facebook Messenger. Per disporre dell’automazione dei ticket per la live chat o Facebook Messenger, è possibile creare e personalizzare un flusso di lavoro e personalizzare i trigger di inclusione del flusso di lavoro in modo da includere le conversazioni in cui la fonte è uguale a Chat.