Creare un preventivo di rinnovo per un contratto

I contratti rappresentano la fonte centralizzata di informazioni attendibili relative ai ricavi confermati in HubSpot. Crea un preventivo di rinnovo quando un cliente si avvicina alla scadenza del contratto in corso, per ottenere il suo impegno per il periodo successivo. Quando un preventivo di rinnovo viene accettato, viene creato un nuovo contratto che viene automaticamente associato a quello precedente. Puoi anche creare i rinnovi direttamente dai contratti.

Per iniziare, scopri di più su:

• Configurazione della gestione dei rinnovi nelle impostazioni dei contratti.

• Come vengono utilizzati i contratti in HubSpot.

• Come creare contratti direttamente o a partire da preventivi accettati.

• Gestione del processo di rinnovo in HubSpot.

• Creazione di modelli di preventivo di rinnovo.

Creare un preventivo di rinnovo

Creare un preventivo di rinnovo da un contratto esistente. I preventivi di rinnovo devono essere associati a un'opportunità. È possibile creare un'opportunità durante il processo di creazione del preventivo di rinnovo oppure associare manualmente un'opportunità esistente.

Per creare un preventivo di rinnovo:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Fare clic sul nome del contratto.
3. In alto a destra nella barra laterale sinistra, clicca su Azioni, quindi seleziona Crea preventivo di rinnovo.
4. Nel pannello di destra:
   
   • Se l'impostazione Crea automaticamente nuove trattative per i preventivi di rinnovo è attivata, fare clic sul menu a discesa Pipeline delle trattative e selezionare una pipeline. Quindi, fare clic sul menu a discesa Fase della trattativa e selezionare una fase della trattativa.
   • Se l’impostazione Crea automaticamente nuove trattative per i preventivi di rinnovo è disattivata, clicca sul menu a tendina Associa a una trattativa e seleziona una trattativa, oppure clicca su Crea una nuova trattativa per crearne una nuova.

Nota: per creare una nuova trattativa per il preventivo di rinnovo, è necessario disporre dei permessi di creazione per le trattative.

5. Fare clic sul menu a discesa " Seleziona un modello di preventivo " e selezionare un modello di preventivo. Ulteriori informazioni sulla configurazione dei modelli di preventivo.
6. Nel campo "Data di entrata in vigore della modifica", fare clic sul selettore di date e selezionare la data in cui la modifica avrà effetto.
7. Se l’impostazioneConsenti agli utenti di sovrascrivere il riparto proporzionale predefinito è attivata, deseleziona la casella Ripartire proporzionalmente addebiti e crediti per il periodo di fatturazione rimanente per non ripartire proporzionalmente gli addebiti. Se la casella è selezionata, gli addebiti saranno ripartiti proporzionalmente.
8. Fai clic su " Crea preventivo".
9. Verrai reindirizzato all’editor del preventivo. I dettagli del venditore e dell’acquirente vengono aggiunti automaticamente dal contratto.
10. Crea il preventivo.
11. Per modificare il riepilogo, compresa la "Data di entrata in vigore", fare clic sulla sezione " Riepilogo" nell’editor del preventivo. Nell’editor della barra laterale sinistra, sotto "Data di entrata in vigore":
    • Fai clic sul menu a discesa " A partire dal" e seleziona un'opzione:
      • All'accettazione: l'impostazione predefinita. Si tratta della data in cui il preventivo passa allo stato " Accettato", tramite firma elettronica, accordo "clicca per accettare" o quando un utente HubSpot contrassegna il preventivo come firmato.
      • Data personalizzata: una data personalizzata. È possibile impostare la data di entrata in vigore di un preventivo su una data passata. Quando si utilizza una data passata, la data di scadenza sarà considerata come termine ultimo per la firma da parte dell’acquirente. Ciò significa che l’acquirente potrà comunque firmare in qualsiasi momento fino alla data di scadenza, anche se la data di entrata in vigore è passata. Dopo aver selezionato questa opzione, clicca sul selettore di date e seleziona la data in cui avrà effetto il rinnovo.
      • Inizio posticipato (giorni): posticipa la data di inizio della fatturazione di un certo numero di giorni dopo il completamento dell’ordine. Dopo aver selezionato questa opzione, inserisci il numero di giorni.
      • Inizio posticipato (mesi): posticipa la data di inizio della fatturazione di un determinato numero di mesi dopo il completamento dell’ordine. Dopo aver selezionato questa opzione, inserisci il numero di mesi.
    • Nel campo Etichetta, modifica l’etichetta visualizzata sopra la data di entrata in vigore.
12. Nell’editor della barra laterale sinistra, sotto Durata del periodo:
    • Nel campo " Etichetta ", modifica l'etichetta visualizzata sopra la durata del periodo.
    • Disattiva l'interruttore «Durata del periodo » per nasconderlo.

16. Nell’editor della barra laterale sinistra, sotto “Sconto totale”:
    • Fare clic sul menu a discesa “Formato” e selezionare un’opzione:
      • "Mostra come importo": mostra l’importo dello sconto nella valuta del preventivo.
      • Mostra come percentuale: mostra lo sconto come percentuale.
      • Mostra come percentuale e importo: mostra lo sconto sia come percentuale che come importo nella valuta di preventivo.
    • Nel campo "Etichetta ", modifica l'etichetta visualizzata sopra lo sconto totale.
    • Disattiva l'interruttore " Sconto totale " per nasconderlo.
17. Nella barra laterale sinistra, sotto " Valore totale del contratto":
    • Nel campo " Etichetta ", modifica l'etichetta visualizzata sopra il valore totale del contratto.
    • Disattiva l'interruttore " Valore totale del contratto " per nasconderlo. Il valore totale del contratto non verrà visualizzato se una qualsiasi delle voci ha una durata di fatturazione indefinita. Modifica la durata di fatturazione della voce per visualizzare il valore totale del contratto.
18. Il totale aggiornato, comprensivo delle imposte applicabili, appare sotto le voci di riga.
    
    
19. Per condividere un preventivo di rinnovo, fare clic su "Condividi " in alto a destra.

Creare un preventivo di rinnovo utilizzando un flusso di lavoro

È possibile creare un preventivo di rinnovo utilizzando un’azione del flusso di lavoro all’interno di un flusso di lavoro basato su un’opportunità. Per creare un preventivo di rinnovo utilizzando un flusso di lavoro relativo a un’opportunità:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Crea un flusso di lavoro oppure fai clic su un flusso di lavoro esistente per modificarlo.
3. Imposta i trigger di attivazione.
4. Fare clic su + sotto il trigger.
5. Nel pannello di sinistra, fare clic per espandere la sezione CRM.
6. Seleziona " Crea preventivo di rinnovo dal contratto".
7. Fai clic sul menu a discesa "Contratto " e seleziona un'opzione consigliata oppure " Contratti: tutti quelli associati".
8. Fai clic sul menu a tendina " Modello " e seleziona un modello di preventivo.
9. Fai clic sul menu a discesa "Metodo di selezione dell'affare" e scegli un'opzione:
   • Nuova trattativa utilizzando la pipeline/fase predefinita: crea una nuova trattativa nella fase predefinita della pipeline selezionata.
   • Affare esistente: per selezionare un affare diverso, dopo aver selezionato questa opzione, fare clic sul menu a discesa "Affare" e selezionare un affare.
10. In alto a destra, clicca su " Salva".
11. Fai clic su "Rivedi" e attiva l'opzione in alto a destra per avviare il flusso di lavoro.

Cosa succede dopo l’accettazione di un preventivo di rinnovo

Dopo che un preventivo di rinnovo è stato accettato dal cliente:

• I clienti completano il pagamento seguendo la procedura di pagamento del preventivo.
• Il nuovo contratto viene associato automaticamente a quello precedente. Per visualizzare il contratto:

• 1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
  2. Individuare e fare clic sul nome del nuovo contratto. In alternativa, fare clic sul nome del contratto esistente. Quindi, nella barra laterale destra, passare alla scheda Contratti per visualizzare il nuovo contratto. Il contratto di rinnovo verrà visualizzato anche nelle schede Attività e Cronologia.

• A partire dalla data di rinnovo, gestisci gli aggiornamenti e le modifiche dal nuovo contratto.

Prossimi passi

• Scopri di più sulla creazione di modelli di preventivi di modifica e rinnovo.
• Scopri di più sulla visualizzazione e la gestione dei contratti, compreso come creare preventivi di modifica e rinnovo, rescindere i contratti, associare i contratti ad altri record ed esportare i contratti.