Creare un preventivo di rinnovo per un contratto

I contratti rappresentano la fonte centralizzata di dati affidabili relativi ai ricavi confermati in HubSpot. Crea un preventivo di rinnovo quando un cliente si avvicina alla scadenza del contratto in corso, per ottenere il suo impegno per il periodo successivo. Quando un preventivo di rinnovo viene accettato, viene creato un nuovo contratto che viene automaticamente associato a quello precedente.

Per iniziare, scopri di più su:

• Configurazione della gestione dei rinnovi nelle impostazioni del contratto. 

• Come vengono utilizzati i contratti.

• Come creare i contratti. 

• Come creare modelli di preventivi di rinnovo.

Gestione del processo di rinnovo con i contratti

Prima di creare un preventivo di rinnovo, scopri di più sulla gestione del processo di rinnovo, prima della data di rinnovo.

Visualizza le informazioni sui contratti esistenti

Utilizza la scheda del contratto per visualizzare le informazioni relative ai contratti esistenti, tra cui le prestazioni, le voci associate, il calendario di fatturazione, le informazioni sul rinnovo, la cronologia delle attività e la cronologia. Utilizza queste informazioni per preparare le conversazioni relative al rinnovo prima di inviare il preventivo di rinnovo.

Creazione di una pipeline dedicata al rinnovo

Si consiglia di creare una pipeline dedicata ai rinnovi per le trattative di rinnovo e di creare nuove trattative per i preventivi di rinnovo. In questo modo è possibile generare report sul fatturato derivante da nuove attività rispetto a quello derivante dai rinnovi e gestire i rinnovi separatamente dalle altre trattative attive.

Utilizza i flussi di lavoro per automatizzare le informazioni relative alle trattative di rinnovo e ai preventivi

Utilizza le proprietà del contratto per creare flussi di lavoro che generino automaticamente contratti di rinnovo e preventivi: 

• Crea offerte di rinnovo prima della data di rinnovo del contratto per gestire la comunicazione con il cliente in merito al rinnovo (ad esempio, e-mail, riunioni, chiamate). 

• Crea i preventivi prima delle date di rinnovo per utilizzare automaticamente le informazioni del contratto esistente in un preventivo da inviare al cliente. Scopri di più sulla creazione di preventivi di rinnovo da un flusso di lavoro.

Cosa è incluso in un preventivo di rinnovo

Per impostazione predefinita, il preventivo di rinnovo utilizza la stessa durata del contratto esistente (ad esempio, se il contratto esistente era un accordo di 12 mesi, il preventivo di rinnovo sarà configurato per 12 mesi). Il preventivo di rinnovo include:

• Contatti associati al contratto esistente.
• L'azienda associata al contratto esistente.
• Contatti di fatturazione, se sono stati aggiunti al contratto esistente.
• Voci del contratto esistente. Se il contratto è stato aggiornato tramite unpreventivo di modifica, il preventivo di rinnovo includerà anche tali voci. Ad esempio, se un cliente ha iniziato con 10 licenze e successivamente ne ha aggiunte altre 10 tramite un preventivo di modifica, il preventivo di rinnovo includerà 20 licenze per l’intera durata del preventivo.
• Condizioni di pagamento corrispondenti a quelle del contratto esistente.

Creare un preventivo di rinnovo

Crea un preventivo di rinnovo a partire da un contratto esistente. I preventivi di rinnovo devono essere associati a un'opportunità. È possibile creare un'opportunità durante il processo di creazione del preventivo di rinnovo oppure associare manualmente un'opportunità esistente.

Per creare un preventivo di rinnovo:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Fare clic sul nome del contratto.
3. In alto a destra nella barra laterale sinistra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Crea preventivo di rinnovo.
4. Nel pannello di destra:
   
   • Se l'impostazione Crea automaticamente nuove trattative per i preventivi di rinnovo è attivata, clicca sul menu a tendina Pipeline delle trattative e seleziona una pipeline. Quindi, clicca sul menu a tendina Fase della trattativa e seleziona una fase della trattativa.
   • Se l'opzione impostazione "Crea automaticamente nuove trattative per i preventivi di rinnovo" è disattivata, fare clic sul menu a discesa "Associa a un'opportunità " e selezionare un'opportunità, oppure fare clic su "Crea una nuova opportunità " per crearne una nuova.
5. Fare clic sul menu a discesa " Seleziona un modello di preventivo " e selezionare un modello di preventivo. Ulteriori informazioni sulla configurazione dei modelli di preventivo.
6. Nel campo" Modifica data di validità", fare clic sul selettore di date e selezionare la data in cui la modifica avrà effetto.
7. Se l’opzione "Consenti agli utenti di sovrascrivere l’impostazione predefinita di ripartizione proporzionale" è è attivata, deseleziona la casella "Ripartire proporzionalmente addebiti e crediti per il periodo di fatturazione rimanente " per non ripartire proporzionalmente gli addebiti. Se la casella è selezionata, gli addebiti saranno ripartiti proporzionalmente.
8. Fare clic su " Crea preventivo".
9. Verrai reindirizzato all’editor del preventivo. I dettagli del venditore e dell’acquirente vengono aggiunti automaticamente dal contratto.
10. Crea il preventivo.
11. Per modificare il riepilogo, compresa la " Data di entrata in vigore della modifica", fare clic sulla sezione " Riepilogo " nell’editor del preventivo. Nell’editor della barra laterale sinistra, sotto " Data di entrata in vigore della modifica":
    • Fai clic sul menu a discesa " A partire dal" e seleziona un'opzione:
      • All'accettazione: l'impostazione predefinita. Si tratta della data in cui il preventivo passa allo stato " Accettato", tramite firma elettronica, accordo "clicca per accettare" o quando un utente HubSpot contrassegna il preventivo come firmato.
      • Data personalizzata: una data personalizzata. È possibile impostare la data di validità di un preventivo su una data passata. Quando si utilizza una data passata, la data di scadenza sarà considerata come termine ultimo per la firma da parte dell’acquirente. Ciò significa che l’acquirente potrà comunque firmare in qualsiasi momento fino alla data di scadenza, anche se la data di entrata in vigore è passata. Dopo aver selezionato questa opzione, clicca sul selettore di date e seleziona la data in cui avrà effetto il rinnovo.
      • Inizio posticipato (giorni): posticipa la data di inizio della fatturazione di un determinato numero di giorni dopo il completamento dell’ordine. Dopo aver selezionato questa opzione, inserisci il numero di giorni.
      • Inizio posticipato (mesi): posticipa la data di inizio della fatturazione di un determinato numero di mesi dopo il completamento dell’ordine. Dopo aver selezionato questa opzione, inserisci il numero di mesi.
    • Nel campo Etichetta, modifica l’etichetta visualizzata sopra la data di entrata in vigore.
12. Nell’editor della barra laterale sinistra, sotto Durata del periodo:
    • Nel campo " Etichetta ", modifica l'etichetta visualizzata sopra la durata del periodo.
    • Disattiva l'interruttore " Durata del periodo " per nasconderlo.

16. Nell'editor della barra laterale sinistra, sotto "Sconto totale":
    • Fare clic sul menu a discesa "Formato " e selezionare un'opzione:
      • "Mostra come importo": mostra l'importo dello sconto nella valuta del preventivo.
      • Mostra come percentuale: mostra lo sconto sotto forma di percentuale.
      • Mostra come percentuale e importo: mostra lo sconto sia come percentuale che come importo nella valuta di quotazione.
    • Nel campoEtichetta, modifical'etichetta visualizzata sopra lo sconto totale.
    • Disattiva l'interruttore "Sconto totale " per nasconderlo.
17. Nella barra laterale sinistra, sotto "Valore totale del contratto":
    • Nel campo "Etichetta ", modifica l'etichetta visualizzata sopra il valore totale del contratto.
    • Disattiva l'interruttore " Valore totale del contratto " per nasconderlo. Il valore totale del contratto non verrà visualizzato se una qualsiasi delle voci ha una durata di fatturazione indefinita. Modifica la durata di fatturazione della voce per visualizzare il valore totale del contratto.
18. Il totale aggiornato, comprensivo delle imposte applicabili, appare sotto le voci.
    
    
19. Per condividere un preventivo di rinnovo, fare clic su Condividi in alto a destra.

Creare un preventivo di rinnovo utilizzando un flusso di lavoro

È possibile creare un'offerta di rinnovo utilizzando un'azione di workflow in un workflow basato su un'opportunità. Per creare un'offerta di rinnovo utilizzando un workflow dell'opportunità:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Crea un flusso di lavoro oppure clicca su un flusso di lavoro esistente per modificarlo.
3. Imposta i trigger di iscrizione.
4. Fai clic sul segno "+" sotto il tuo trigger.
5. Nel pannello di sinistra, clicca per espandere la sezioneCRM.
6. Seleziona " Crea preventivo di rinnovo dal contratto".
7. Fai clic sul menu a discesa"Contratto " e selezionaun'opzione consigliata oppure " Contratti: tutti quelli associati".
8. Fai clic sul menu a discesa "Modello " e seleziona un modello di preventivo.
9. Fare clic sul menu a discesa "Metodo di selezione dell'affare" e scegliere un'opzione:
   • Nuova trattativa utilizzando la pipeline/fase predefinita: crea una nuova trattativa nella fase predefinita della pipeline selezionata.
   • Affare esistente: per selezionare un affare diverso, dopo aver scelto questa opzione, clicca sul menu a tendina "Affare" e seleziona un affare.
10. In alto a destra, fare clic su“Salva”.
11. Fai clic su"Rivedi" e attiva l'opzione in alto a destra per attivare il flusso di lavoro.

Cosa succede dopo l'accettazione di un preventivo di rinnovo

Dopo che un preventivo di rinnovo è stato accettato dal cliente:

• I clienti completano il pagamento utilizzando la procedura di pagamento del preventivo.
• Il nuovo contratto viene associato automaticamente al contratto precedente. Per visualizzare il contratto:

• 1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
  2. Individua e fai clic sul nome del nuovo contratto. In alternativa, fai clic sul nome del contratto esistente. Quindi, nella barra laterale destra, vai alla scheda Contratti per visualizzare il nuovo contratto. Il contratto di rinnovo verrà visualizzato anche nelle schede Attivitàe Cronologia.

• A partire dalla data di rinnovo, gestisci gli aggiornamenti e le modifiche dal nuovo contratto.

Prossimi passaggi

• Scopri di più sulla creazione di modelli di preventivo di modifica e rinnovo.
• Scopri di più sulla visualizzazione e la gestione dei contratti, compreso come creare preventivi di modifica e rinnovo, rescindere contratti, associare contratti ad altri record ed esportare contratti.