Capire i contratti in HubSpot

Utilizzate l'oggetto contratti in HubSpot come fonte centralizzata di verità per le entrate impegnate. I contratti si integrano con Commerce Hub per unire abbonamenti e fatture a partire da un preventivo iniziale e includono la possibilità di gestire modifiche e rinnovi a metà contratto. I contratti possono essere utilizzati con altri record e strumenti, come ad esempio offerte e preventivi, per gestire il ciclo di vita dei ricavi.

Scoprite come utilizzare il record dei contratti per la vostra azienda, tra cui:

• Come utilizzare i contratti in combinazione con altri oggetti di HubSpot come offerte, preventivi e fatture.

• Come gestire le modifiche e i rinnovi a metà contratto.

• Come viene gestita la paternità quando si apportano modifiche al contratto.

Prima di iniziare

• Iscrivetevi alla beta di Connected CPQ, Billing e Payments per accettare automaticamente i pagamenti sulle fatture gestite attraverso i contratti con HubSpot payments o Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti. Per saperne di più sul processo beta di Connected CPQ, Billing and Payments.
• I preventiviaccettatipossono creare contratti indipendentemente dal fatto che siate iscritti o meno alla beta di Connected CPQ, Billing and Payments. Se non siete iscritti alla beta, la riscossione dei pagamenti rimane legata all'esperienza del preventivo esistente o della fattura autonoma. Con la versione beta, i contratti vengono utilizzati per gestire la fatturazione in corso, la creazione delle fatture e l'incasso dei pagamenti. Per saperne di più sul processo beta di Connected CPQ, Billing e Payments.

Che cos'è un contratto?

I contratti sono la fonte di verità centralizzata per le entrate impegnate in HubSpot, con i dettagli dei prodotti, le metriche delle entrate e le variazioni nel tempo. A differenza degli accordi, che tengono traccia delle singole opportunità di vendita, i contratti sono progettati per supportare l'intero ciclo di vita del contratto con il cliente, comprese le modifiche e i rinnovi.

Con i contratti, i vostri team possono fare report sulle metriche di ricavo, impostare rinnovi e modifiche e allineare le operazioni di ricavo in tutta l'azienda.

I contratti possono essere creati, associati ai relativi record e utilizzati nella reportistica. I contratti possono essere modificati e rinnovati per riflettere l'attuale accordo con il cliente.

Come viene creato un contratto?

Un record di contratto viene creato automaticamente quando un preventivo viene accettato (se l'impostazione Crea automaticamente contratti da preventivi accettati è attivata). Il record del contratto fornisce una panoramica dei dettagli chiave del contratto, come le informazioni sul contatto e sull'azienda, le entrate impegnate e le associazioni ad altri record.

Nota bene: per creare e modificare i contratti è necessaria una sede di Commerce Hub. In futuro potrebbero essere disponibili ulteriori opzioni di creazione e modifica dei contratti. Per informazioni aggiornate sulla disponibilità, consultare il prodotto.

Come utilizzare insieme offerte, preventivi, contratti e fatture

Utilizzare un accordo per tenere traccia di un'opportunità di vendita e chiuderla. È possibile creare un preventivo, basato sull'accordo, e inviarlo all'acquirente per la revisione. Una volta accettato il preventivo, viene automaticamente creato un contratto che riflette l'impegno di guadagno. Le fatture vengono emesse per il pagamento. È possibile riscuotere i pagamenti in HubSpot o contrassegnare manualmente le fatture come pagate se si utilizza un altro metodo di pagamento. Se siete iscritti alla beta di Connected CPQ, Billing and Payments, i contratti vengono utilizzati per gestire la fatturazione in corso, la creazione delle fatture e la riscossione dei pagamenti. Per saperne di più sulprocesso della beta di Connected CPQ, Billing and Payments .

Quali informazioni si possono visualizzare nel record del contratto?

Utilizzate il contratto per visualizzare i seguenti dettagli:

• Stato: visualizza lo stato attuale del contratto.

• Informazioni finanziarie e sui ricavi: visualizzare il valore totale del contratto (TCV), il valore annuale del contratto, i ricavi ricorrenti mensili (MRR) e i ricavi ricorrenti annuali (ARR).

• Dettagli di fatturazione: comprendere i dettagli di fatturazione, tra cui il contatto di fatturazione, l'importo fatturato, la cronologia di fatturazione e i prossimi pagamenti.

• Date di rinnovo: visualizzare la data di scadenza del rinnovo del contratto.

• Associazioni: visualizzare i record a cui è associato il contratto, tra cui contatti, aziende, offerte, fatture, voci di spesa, pagamenti, preventivi e abbonamenti.

I clienti possono visualizzare i loro contratti?

L'oggetto contratto di HubSpot non può essere visualizzato dai clienti. Ai clienti vengono inviati preventivi, fatture, ricevute e altre notifiche relative alla fatturazione per i loro registri di fatturazione.

Come gestire le modifiche future e a metà contratto

Le modifiche future e a metà contratto possono essere gestite tramite preventivi di modifica, che devono essere associati a un accordo (ad esempio, un'espansione o un upsell). I contratti possono essere creati durante il processo di modifica dei preventivi o creati separatamente e associati manualmente. Una volta accettati i preventivi di modifica, il contratto viene aggiornato con le modifiche indicate nel preventivo. Considerate la possibilità di impostare pipeline diverse per le offerte associate ai preventivi di modifica (ad esempio, espansione, upsell). La scheda Cronologia del contratto si aggiorna ogni volta che vengono apportate modifiche al contratto, direttamente o tramite le citazioni di modifica.

Come gestire i rinnovi

I rinnovi possono essere attivati tramite preventivi di rinnovo, che devono essere associati a un accordo. I contratti possono essere creati come parte del processo di preventivo di rinnovo, oppure creati e associati manualmente. Una volta accettato il preventivo di rinnovo, viene creato un nuovo contratto, associato automaticamente al contratto esistente. Considerate la possibilità di impostare una pipeline di rinnovo per i contratti associati ai preventivi di rinnovo.

Come viene calcolata la riduzione del contratto?

Se l'impostazione della ponderazione è attivata su, le modifiche intermedie vengono riproporzionate giornalmente in base al numero di giorni rimanenti in un periodo di fatturazione. La tariffa giornaliera di una voce viene calcolata e applicata al numero di giorni rimanenti nel periodo a partire dalla data di entrata in vigore della modifica. Se l'impostazione di prorazione è disattivata, le modifiche contrattuali intermedie seguiranno il ciclo di fatturazione successivo.

Quando si effettua una modifica del contratto a medio termine, le voci esistenti vengono aggiornate in base alle voci e alla data di accettazione del preventivo di modifica. Le voci esistenti vengono accorciate e le nuove voci vengono aggiunte dopo di esse. Le voci di riga dei preventivi di modifica e dei contratti hanno ID di record univoci. Per saperne di più sul comportamento delle voci di riga.

I prossimi passi

• Ulteriori informazioni sulla beta di Connected CPQ, Billing e Payments.

• Scoprite come impostare i contratti nel vostro account HubSpot.

• Imparate a creare contratti da preventivi accettati.

• Per saperne di più sulla visualizzazione e la gestione dei contratti, tra cui la creazione di preventivi di modifica e rinnovo, la risoluzione dei contratti, l'associazione dei contratti ad altri record e l'esportazione dei contratti.