BetaEntender los contratos en HubSpot

Utilice el objeto de contratos en HubSpot como fuente de referencia centralizada para los ingresos comprometidos. Los contratos se integran con Commerce Hub para fusionar suscripciones y facturas a partir de una cotización inicial, e incluyen la opción de gestionar cambios y renovaciones a mitad de contrato. Los contratos pueden utilizarse con otros registros y herramientas, como negocios y cotizaciones, para gestionar el ciclo de vida de los ingresos.

Descubra cómo puede utilizar el registro de contratos para su empresa, entre otras cosas:

• Cómo utilizar contratos en combinación con otros objetos de HubSpot como negocios, cotizaciones y facturas.

• Cómo gestionar los cambios y renovaciones a mitad de contrato.

• Cómo se gestiona el prorrateo al realizar cambios en los contratos.

Antes de empezar

• Si eres superadministrador, puedes optar por incluir tu cuenta en la beta de Contratos HubSpot con Commerce Hub .
• No es posible inscribirse en la versión beta si utilizas pagos de HubSpot o Stripe como opción de procesamiento de pagos.

¿Qué es un contrato?

El contrato es una fuente de referencia centralizada para los ingresos comprometidos en HubSpot, que detalla los productos, las métricas de ingresos y los cambios a lo largo del tiempo. A diferencia de los negocios, en los que se hace un seguimiento de las oportunidades de venta individuales, los contratos están diseñados para soportar todo el ciclo de vida del acuerdo con el cliente, incluidas las modificaciones y renovaciones.

Con los contratos, sus equipos pueden informar sobre las métricas de ingresos, establecer renovaciones y modificaciones, y alinear las operaciones de ingresos en toda la empresa.

Los contratos pueden crearse en HubSpot, asociarse a registros relacionados y utilizarse en los informes. Las cotizaciones de cambio y renovación pueden añadirse a los contratos para reflejar el acuerdo actual del cliente.

¿Cómo se crea un contrato?

Cuando se acepta una cotización, se crea automáticamente un registro de contrato. El registro proporciona una visión general de los detalles clave del contrato, como la información de contacto y de la empresa, los ingresos comprometidos y las asociaciones con otros registros.

Cómo utilizar conjuntamente negocios, cotizaciones, contratos y facturas

Utilice un negocio para realizar el seguimiento de una oportunidad de venta y cerrarla. Se puede crear una cotización , basada en el negocio, y enviarla al comprador para que la revise. Una vez aceptada la cotización, se crea automáticamente un contrato para reflejar el compromiso de ingresos. Las facturas se emiten para su pago. Puedes cobrar los pagos en HubSpot o marcar manualmente las facturas como pagadas si utilizas otro método de pago.

¿Qué información puedo ver en el expediente del contrato?

Utilice el contrato para ver los siguientes detalles:

• Estado: ver el estado actual del contrato.

• Información financiera y de ingresos: consulte el valor total del contrato (TCV), el valor anual del contrato, los ingresos recurrentes mensuales (MRR) y los ingresos recurrentes anuales (ARR).

• Detalles de facturación: conozca los detalles de facturación, incluido el contacto de facturación, la cantidad facturada, el historial de facturación y los próximos pagos.

• Fechas de renovación: vea cuándo vence la renovación del contrato.

• Asociaciones: ver los registros a los que está asociado el contrato, incluidos contactos, empresas, negocios, facturas, elementos de línea, pagos, cotizaciones y suscripciones.

Cómo gestionar los cambios futuros y a mitad de contrato

Los cambios futuros y a mitad de contrato pueden gestionarse mediante cotizaciones de cambio, que deben estar asociadas a un negocio (por ejemplo, ampliación o ventas upsell). Los negocios pueden crearse durante el proceso de cambio de cotización o crearse por separado y asociarse manualmente. Una vez aceptadas las cotizaciones, el contrato se actualiza con los cambios indicados en la cotización. Considere la posibilidad de establecer diferentes pipelines para los negocios asociados a las cotizaciones de cambios (por ejemplo, ampliación, ventas upsell). La pestaña de historial de contratos se actualiza cada vez que se realizan cambios en el contrato, ya sea directamente o a través de cotizaciones de cambio.

Cómo gestionar las renovaciones

Las renovaciones pueden desencadenarse mediante cotizaciones de renovación, que deben estar asociadas a un negocio. Los negocios pueden crearse como parte del proceso de cotización de renovación, o crearse y asociarse manualmente. Una vez aceptada la cotización de renovación, se crea un nuevo contrato que se asocia automáticamente al contrato existente. Considere la posibilidad de crear un pipeline de renovación para los negocios asociados a cotizaciones de renovación.

¿Cómo se calcula el prorrateo de los contratos?

Si el ajuste de prorrateo está activado, los cambios a mitad de plazo se prorratean diariamente en función del número de días restantes de un plazo de facturación. La tarifa diaria de un elemento de pedido se calcula y se aplica al número de días que quedan de plazo a partir de la fecha efectiva del cambio. Si el ajuste de prorrateo está desactivado, los cambios de contrato a medio plazo se producirán en el siguiente ciclo de facturación.

Cuando se realiza un cambio de contrato a medio plazo, los elementos de pedido existentes se actualizan en función de los elementos de pedido y la fecha de aceptación de la cotización del cambio. Se acortan los elementos de pedido existentes y se añaden nuevos elementos de pedido a continuación. Los elementos de pedido en las cotizaciones de modificación y los contratos tienen identificadores de registro únicos. Más información sobre el comportamiento de los elementos de pedido.

Pasos siguientes

• Aprende a configurar contratos en tu cuenta de HubSpot.

• Aprenda a crear contratos a partir de cotizaciones aceptadas.

• Obtenga más información sobre la visualización y gestión de contratos, incluido cómo crear cotizaciones de modificación y renovación, rescindir contratos, asociar contratos con otros registros y exportar contratos.