Contracten begrijpen in HubSpot

Gebruik het contracten object in HubSpot als een gecentraliseerde bron van waarheid voor vastgelegde inkomsten. Contracten integreren met Commerce Hub om abonnementen en facturen van een initiële offerte samen te voegen, en bevatten de optie om tussentijdse contractwijzigingen en verlengingen te beheren. Contracten kunnen worden gebruikt met andere records en tools, zoals deals en offertes, om de inkomstencyclus te beheren.

Leer hoe u het contractrecord kunt gebruiken voor uw bedrijf, inclusief:

• Hoe je contracten kunt gebruiken in combinatie met andere HubSpot objecten zoals deals, offertes en facturen.

• Hoe je tussentijdse contractwijzigingen en -verlengingen beheert.

• Hoe proratie wordt beheerd bij het maken van contractwijzigingen.

Voordat je aan de slag gaat

• Schrijf je in voor de Connected CPQ, Billing en Payments beta om automatisch betalingen te accepteren op facturen die worden beheerd via contracten met HubSpot payments of Stripe als betalingsverwerkingsoptie. Meer informatie over het Connected CPQ, Billing en Payments bètaproces.
• Geaccepteerde offertes kunnen contracten maken, ongeacht of je bent ingeschreven voor de bèta Connected CPQ, Billing en Payments. Als u niet bent ingeschreven voor de bèta, blijft het innen van betalingen gekoppeld aan de bestaande offerte of standalone factuur. Met de bèta worden contracten gebruikt om de lopende facturering, het maken van facturen en het innen van betalingen te beheren. Meer informatie over het bètaproces van Connected CPQ, Billing en Payments.

Wat is een contract?

Contracten zijn de centrale bron van waarheid voor toegezegde inkomsten in HubSpot, met gedetailleerde informatie over producten, inkomstencijfers en veranderingen in de tijd. In tegenstelling tot deals, die individuele verkoopkansen bijhouden, zijn contracten ontworpen om de gehele levenscyclus van de klantovereenkomst te ondersteunen, inclusief wijzigingen en verlengingen.

Met contracten kunnen uw teams rapporteren over omzetcijfers, verlengingen en wijzigingen opzetten en omzetactiviteiten binnen het hele bedrijf op elkaar afstemmen.

Contracten kunnen worden aangemaakt, gekoppeld aan gerelateerde records en gebruikt in rapportages. Wijzigings- en verlengingsoffertes kunnen aan contracten worden toegevoegd om de huidige overeenkomst met de klant weer te geven.

Hoe wordt een contract aangemaakt?

Een contractrecord wordt automatisch aangemaakt als een offerte wordt geaccepteerd (als de instelling Automatisch contracten maken van geaccepteerde offertes is ingeschakeld). Het contractrecord geeft een overzicht van de belangrijkste contractgegevens, zoals contact- en bedrijfsinformatie, vastgelegde omzet en koppelingen met andere records.

Let op: een Commerce Hub-account is vereist om contracten te maken en te bewerken. In de toekomst kunnen er extra opties beschikbaar komen voor het maken en bewerken van contracten. Raadpleeg het product voor de meest recente beschikbaarheidsinformatie.

Hoe gebruik je deals, offertes, contracten en facturen samen?

Gebruik een deal om een verkoopkans te volgen en af te sluiten. Een offerte kan worden gemaakt op basis van de deal en ter controle naar de koper worden gestuurd. Zodra de offerte is geaccepteerd, wordt er automatisch een contract gemaakt om de omzetverplichting weer te geven. Facturen worden uitgegeven voor betaling. Je kunt betalingen in HubSpot innen of facturen handmatig als betaald markeren als je een andere betaalmethode gebruikt. Als je deelneemt aan de bèta Connected CPQ, Billing en Payments, worden contracten gebruikt om de lopende facturering, het maken van facturen en het innen van betalingen te beheren. Meer informatie over hetbètaproces van Connected CPQ, Billing en Payments.

Welke informatie kan ik bekijken op de contractrecord?

Gebruik het contract om de volgende details te bekijken:

• Status: bekijk de huidige status van het contract.

• Financiële en inkomsteninformatie: bekijk de totale contractwaarde (TCV), jaarlijkse contractwaarde, maandelijks terugkerende inkomsten (MRR) en jaarlijks terugkerende inkomsten (ARR).

• Factureringsgegevens: bekijk de factureringsgegevens, waaronder de contactpersoon voor de facturering, het gefactureerde bedrag, de factureringsgeschiedenis en de komende betalingen.

• Verlengingsdata: bekijk wanneer het contract verlengd moet worden.

• Associaties: bekijk de records waaraan het contract is gekoppeld, zoals contactpersonen, bedrijven, deals, facturen, regelitems, betalingen, offertes en abonnementen.

Kunnen klanten hun contracten bekijken?

Het HubSpot contractobject kan niet worden bekeken door je klanten. Ze ontvangen offertes, facturen, ontvangstbewijzen en andere factureringsgerelateerde meldingen voor hun factureringsrecords.

Hoe beheer ik toekomstige en tussentijdse contractwijzigingen?

Toekomstige en tussentijdse contractwijzigingen kunnen worden beheerd via wijzigingsoffertes, die moeten worden gekoppeld aan een deal (bijv. uitbreiding of upsell). Deals kunnen worden aangemaakt tijdens het proces van de wijzigingsofferte of afzonderlijk worden aangemaakt en handmatig worden gekoppeld. Zodra de wijzigingsoffertes worden geaccepteerd, wordt het contract bijgewerkt met de wijzigingen die in de offerte staan. Overweeg om verschillende pijplijnen in te stellen voor de bijbehorende deals van wijzigingsoffertes (bijv. uitbreiding, upsell). Het tabblad Contractgeschiedenis wordt bijgewerkt wanneer er wijzigingen worden aangebracht in het contract, rechtstreeks of via wijzigingsoffertes.

Vernieuwingen beheren

Verlengingen kunnen worden geactiveerd door vernieuwingsoffertes, die gekoppeld moeten zijn aan een deal. Deals kunnen worden aangemaakt als onderdeel van het proces van de vernieuwingsofferte of handmatig worden aangemaakt en gekoppeld. Zodra de vernieuwingsofferte wordt geaccepteerd, wordt er een nieuw contract aangemaakt dat automatisch wordt gekoppeld aan het bestaande contract. Overweeg om een verlengingspijplijn in te stellen voor deals die zijn gekoppeld aan verlengingsoffertes.

Hoe wordt contractvoordeel berekend?

Als de proratie-instelling is ingeschakeld op, worden tussentijdse wijzigingen dagelijks geprorateerd op basis van het aantal resterende dagen in een factureringstermijn. Het dagtarief van een post wordt berekend en toegepast op het aantal resterende dagen in de termijn vanaf de ingangsdatum van de wijziging. Als de prolongatie-instelling is uitgeschakeld, volgen contractwijzigingen voor de middellange termijn de volgende factureringscyclus.

Wanneer een tussentijdse contractwijziging wordt doorgevoerd, worden de bestaande regelitems bijgewerkt op basis van de regelitems en de acceptatiedatum van de wijzigingsofferte. Bestaande regelitems worden ingekort en nieuwe regelitems worden toegevoegd. Regelitems op wijzigingsoffertes en contracten hebben unieke record-ID's. Meer informatie over het gedrag van regelitems.

Volgende stappen

• Meer informatie over de bèta Connected CPQ, Billing en Payments.

• Leer hoe je contracten instelt in je HubSpot account.

• Leer hoe je contracten maakt van geaccepteerde offertes.

• Meer informatie over het bekijken en beheren van contracten, waaronder het maken van wijzigings- en verlengingsoffertes, het beëindigen van contracten, het koppelen van contracten aan andere records en het exporteren van contracten.