Gestisci le autorizzazioni degli utenti

Le autorizzazioni definiscono le modalità con cui gli utenti possono operare all’interno degli strumenti HubSpot a cui hanno accesso tramite la propria licenza. Imposta le autorizzazioni per controllare ciò che gli utenti possono visualizzare, creare, modificare o eliminare in un account. Ad esempio, puoi concedere a un addetto alle vendite l’autorizzazione a comunicare solo con i contatti di sua competenza, mentre a un responsabile delle vendite puoi consentire di comunicare con tutti i contatti. Scopri di più su ciascuna autorizzazione utente.

Visualizza la cronologia delle autorizzazioni di un utente per tenere traccia delle modifiche apportate nel tempo.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a impostare le autorizzazioni utente, assicurati di comprendere appieno quali passaggi devono essere intrapresi in anticipo, nonché le limitazioni e le potenziali conseguenze della modifica delle autorizzazioni.

Comprendere i requisiti 

Per modificare gli utenti esistenti, è necessario procedere come segue:

• Configura il tuo account HubSpot.
• Crea utenti HubSpot.
• Se gli utenti necessitano di accesso a funzionalità che richiedono una licenza a pagamento, acquista le licenze a pagamento.

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Gli utenti con i permessi" Aggiungi e modifica utenti" possono assegnare solo i permessi di cui dispongono. Ad esempio, per assegnare i permessi di Super Amministratore, gli utenti devono essere essi stessi Super Amministratori.
• Gli aggiornamenti delle autorizzazioni possono richiedere fino a cinque minuti per diventare effettivi in tutti i sistemi di HubSpot.
• Gli utenti devono disconnettersi dall’account e riconnettersi prima che gli aggiornamenti alle loro autorizzazioni abbiano effetto.Su dispositivi mobili, potrebbe essere necessario chiudere completamente e riaprire l’app HubSpot affinché le modifiche abbiano effetto.
• L’assegnazione delle licenze e le autorizzazioni da Super Amministratore sono separate. La riassegnazione di una licenza non ripristina automaticamente le autorizzazioni da Super Amministratore.
• Quando HubSpot aggiunge nuove autorizzazioni a un set di autorizzazioni, gli utenti esistenti manterranno il loro accesso attuale e qualsiasi nuova autorizzazione aggiunta al set sarà attivata per impostazione predefinita per loro.
• Se le modifiche alle autorizzazioni non vengono visualizzate in un browser web, gli utenti devono accedere a HubSpot in una finestra privata o in incognito. Se le modifiche alle autorizzazioni sono effettive in quella finestra, l’utente deve svuotare la cache e i cookie del browser, quindi ricaricare HubSpot e riprovare.
• Le risorse di HubSpot possono avere un accesso limitato, il che avrà la precedenza sulle autorizzazioni.
• L’assistenza HubSpot non può modificare le autorizzazioni degli utenti.

Esaminare le autorizzazioni degli utenti

Verifica l'accesso attuale di un utente nella sua scheda, senza aprire l'editor. Controlla la sua postazione, quali autorizzazioni sono attivate, il livello di accesso per ciascuna di esse e come ha ottenuto tale accesso. Utilizza questa vista per verificare l'accesso degli utenti o risolvere eventuali problemi di accesso.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Utenti e team.
3. Nella tabella degli utenti, clicca su un record utente, quindi clicca sulla scheda"Accesso".
4. Nella scheda " Accesso ", controlla:
   • Postazione: la postazione assegnata all’utente.
   • Set di autorizzazioni: i set di autorizzazioni assegnati all'utente. Se non ne è stato assegnato nessuno, viene visualizzato "Nessun set di autorizzazioni ". 
   • Autorizzazioni: le autorizzazioni dell'utente, visualizzate in una tabella.
5. Nella sezione Autorizzazioni, fare clic su una scheda per restringere l'elenco in base al tipo di accesso:
   • "Tutte": tutte le autorizzazioni.
   • Accesso al CRM: autorizzazioni per gli oggetti CRM.
   • Accesso agli strumenti: autorizzazioni per gli strumenti HubSpot.
   • Accesso amministratore: autorizzazioni di amministrazione dell'account.
6. Per filtrare ulteriormente la tabella, utilizza le seguenti opzioni:
   • Fai clic sul menu a discesa Stato e seleziona Tutti, Attivo o Disattivo.
   • Fai clic sul menu a discesa "Area" e seleziona un'area, ad esempio " Oggetti CRM"," i CRM","Strumenti", " Oggetti personalizzati" o "Marketing".
   • Fare clic sull'icona di ricerca e inserire il nome di un'autorizzazione.
7. Fai clic su "Modifica autorizzazioni" per modificare le autorizzazioni dell'utente.

Modificare le autorizzazioni degli utenti

Per modificare le autorizzazioni degli utenti esistenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su " Utenti e team".
3. Nella tabella degli utenti, clicca su un record utente, quindi clicca sulla scheda"Accesso".
4. In " Autorizzazioni", fare clic su "Modifica autorizzazioni". È possibile utilizzare il menu a discesa " Visualizzazione corrente " per esaminare le autorizzazioni dell'utente prima e dopo averle modificate. 
   
   
   
5. Nella schermata Modifica accesso, clicca per espandere le sezioni Scegli come impostare l’accesso e Scegli autorizzazioni . 
6. Attiva odisattiva le autorizzazioni in base alle tue esigenze. Scopri di più su ciò a cui ciascuna autorizzazione dà accesso nella guida alle autorizzazioni utente di HubSpot.
7. In alto a destra, clicca su Salva.

Modifica le autorizzazioni di più utenti contemporaneamente

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su " Utenti e team".
3. Seleziona lacasella di controllo accantoagli utenti di cui desideri modificare le autorizzazioni.
4. Nella parte superiore della tabella, clicca su Modifica autorizzazioni. Ora puoi modificare le autorizzazioni degli utenti selezionati in base alle tue esigenze.

Nota: per poterli modificare contemporaneamente, gli utenti devono avere lo stesso tipo di licenza.

Copiare le autorizzazioni su un altro utente

Nota bene: se sei un superamministratore, puoi attivare l'opzione "Copia dei permessi a un altro utente" .

Consente di copiare le autorizzazioni di un utente su un altro. Questa funzione è utile quando si aggiungono più utenti con lo stesso ruolo o si sostituisce un utente in un ruolo esistente. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su " Utenti e team".
3. Accanto all'utente di cui si stanno copiando le autorizzazioni, fare clic sul menu a discesa "Azioni", passare con il mouse su "Gestisci autorizzazioni" e selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Copia i permessi su nuovi utenti. Continua ad aggiungere nuovi utenti.
   • Copia le autorizzazioni su... Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa "Cerca utenti" e selezionare gli utenti a cui copiare le autorizzazioni. Per rimuovere un utente dall'elenco, fare clic sulla X accanto al nome dell'utente. Fare clic su "Avanti". Continuare a modificare le autorizzazioni degli utenti.

Creazione e modifica dei set di autorizzazioni 

Con i set di autorizzazioni, puoi definire autorizzazioni predefinite per il tuo team. Una volta creato un set di autorizzazioni e specificatedeterminate autorizzazionial suo interno, puoi assegnare il set di autorizzazionia utenti nuovi edesistentiper concedere loro le stesse autorizzazioni.

Scopri di più sulla creazione e la modifica dei set di autorizzazioni.

Confronta le autorizzazioni 

È possibile confrontare le autorizzazioni degli utenti o dei set di autorizzazioni (solo versione Enterprise ) per vedere come varia l’accesso all’interno del proprio account.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale a sinistra, accedi alla sezione Utenti e team.
3. Nella parte superiore, accedi alla scheda "Utenti " o alla scheda "Set di autorizzazioni ".
4. Nella tabella, seleziona lecaselle di controllo accanto agli utenti o ai set di autorizzazioni che desideri confrontare, quindi fai clic suConfronta accesso.
   
   
5. Nella paginaConfronta accesso, scorri verso il basso per esaminare le differenze di autorizzazioni tra gli utenti o i set di autorizzazioni selezionati. Per modificare l’utente o il set di autorizzazioni, nella parte superiore della pagina, fai clic sui menu a discesa sotto Scegli un set di autorizzazioni o un utente.
6. Fai clic sul menu a discesa "Tutte le sezioni " per filtrare le autorizzazioni o le impostazioni predefinite degli utenti visualizzate. Disattiva l’opzione "Nascondi somiglianze"pervisualizzare tutte le autorizzazioni.
   
   
7. Per modificare le autorizzazioni di un utente o di un set di autorizzazioni, passa con il mouse sulle autorizzazioni accanto all’utente o al set di autorizzazioni specifico, quindi fai clic su "Modifica le autorizzazioni di [nome]" o su " Gestisci questo set di autorizzazioni personalizzato".