プロパティーの整理、削除、エクスポート

CRMのデータの質を維持するためには、プロパティーを整理しておくことが重要です。類似のプロパティーを複製したり、プロパティーをグループに分けたり、未使用のプロパティーをアーカイブして削除したりすることができます。複数のオブジェクトのプロパティー情報を表示するために、すべてのプロパティーまたは単一のプロパティーの履歴データをエクスポートすることもできます。

各オブジェクトの個別設定ページでは、プロパティーの使用方法をさらにカスタマイズすることができます。を設定する方法を説明します。レコード作成時に表示されるプロパティーを設定する方法、およびレコードのサイドバーや関連付けカードをカスタマイズすることができます。

新規にプロパティーを作成したり、既存のプロパティーを更新したい場合は、プロパティーの作成と編集の方法を学んでください。レコードのプロパティー値を更新する方法については、以下を参照してください。レコードのプロパティー値を編集するまたは一括で

プロパティーグループを作成、編集する

プロパティーグループは、オブジェクト内の関連プロパティーを識別するのに役立ちます。デフォルトのプロパティーグループがありますが、カスタムグループを作成することも可能です。これらのグループは、プロパティー設定内でのみ使用されます。レコードのプロパティーをグループ化するには、レコードのサイドバーを使用します。

新規にグループを作成したり、既存のグループを編集したりする場合。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。
• Select an object ]ドロップダウンメニューをクリックし、編集したいグループのあるオブジェクトの[object]プロパティーを選択します。
• ［グループ］タブをクリックします。

• 新規にグループを作成する場合は、右上の「グループの作成」をクリックします。既存のグループを編集するには、グループの上にカーソルを置き、「編集」をクリックします。

• ダイアログボックスで、グループの名前を入力し、［保存］をクリックします。

• グループのプロパティーを表示するには、グループの上にカーソルを置き、「プロパティーを表示」をクリックします。

• グループを削除するには、グループの上にカーソルを置き、［削除］をクリックします。ダイアログボックスで［削除］をクリックして確認します。

複製、アーカイブ、グループへのプロパティーの追加

ユーザはプロパティー設定の編集権限は、オブジェクトに対して、プロパティーの複製、アーカイブ、グループへの移動を行うために必要です。このような操作を行うには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• オブジェクトの選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、複製、移動、またはアーカイブするプロパティーを持つオブジェクトの[オブジェクト]プロパティーを選択します。

• 特定のプロパティーを検索するには：

  • 左上のフィルターをクリックします。

    • すべてのグループ：クリックしてグループを選択すると、その特定のグループのプロパティーのみを絞り込むことができます。

    • すべてのフィールドタイプ：クリックして選択すると、特定のフィールドタイプでプロパティーをフィルタリングします。

    • All users:クリックして選択すると、特定のユーザーによって作成されたプロパティーをフィルタリングできます。

  • 右上にある検索ボックスから、名前でプロパティーを検索します。

  • プロパティーを並べ替えるには、列ヘッダーをクリックします。

• 個々のプロパティーを管理するには、プロパティーにカーソルを合わせ、「詳細」ドロップダウンメニューをクリックします。

• • 編集：これを選択するとプロパティーを編集する .

  • 複製：同じ設定で新しいプロパティーを作成する場合に選択します。

  • グループへ移動：プロパティーを別のグループへ移動する場合に選択します。プロパティーグループ .ダイアログボックスで、ドロップダウンメニューからグループを選択し、[ 保存 ]をクリックします。

  • プロパティー履歴のエクスポート: を選択全レコードに渡るプロパティー値の履歴をエクスポートする .

  • ユーザーとチームを割り当てる：プロパティーにユーザー権限を割り当てる場合に選択します（Enterpriseのみ）。

  • アーカイブ：プロパティーをアーカイブすることを選択します。ダイアログボックスで、[ Archive ]をクリックして確認します。これにより、プロパティーに関するすべての情報がアーカイブされます。

• プロパティーを一括して管理するには、プロパティーの横にあるチェックボックスを選択します。表の上部にある。

• • グループに追加：プロパティーをプロパティーグループに追加する場合に選択します。ダイアログボックスで、ドロップダウンメニューからグループを選択し、[ 保存 ]をクリックします。

  • アーカイブ：プロパティーをアーカイブすることを選択します。ダイアログボックスで、アーカイブするプロパティーの数を入力し、「アーカイブ」をクリックして確認します。これにより、プロパティーに関するすべての情報がアーカイブされます。

  • ユーザーとチームを割り当てる：プロパティーにユーザー権限を割り当てる場合に選択します（Enterpriseのみ）。

アーカイブされたプロパティーは、Archived Propertiesタブに保存され、90日後に永久に削除されます。プロパティーをアーカイブできるのは、HubSpotアカウント内の他の場所で使用されていない場合のみです（リストやワークフロー内など）。

プロパティーが使用されている場所を表示・管理する。

• プロパティー表で、「Used in」列の数字をクリックすると、そのプロパティーがどこで使われているかを確認できます。 
• 右側のパネルでは、クリックしてセクションを展開し、プロパティーが使用されているさまざまなビュー、レコード、またはアセットを確認することができます。プロパティーをアーカイブする場合、そのプロパティーが使用されている場所であれば、削除または交換する必要があります。

アーカイブされたプロパティーの復元または完全削除

を持つユーザーは、そのオブジェクトのプロパティー設定の編集権限のユーザは、そのオブジェクトのアーカイブされたプロパティーを復元することができます。を持つユーザーはスーパー アドミニストレータパーミッションのユーザーは、アーカイブされたプロパティーを永久に削除することもできます。

ご注意： 90日以上前にアーカイブされたプロパティーは削除され、復元することはできません。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• オブジェクトの選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、復元または削除するプロパティーを持つオブジェクトの[オブジェクト]プロパティーを選択します。

• アーカイブプロパティー ]タブをクリックします。

• 復元または永久に削除したいプロパティーを見つけます。

• Filter byドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーの種類を選択します。

• 日付フィールドを使用して、アーカイブされた日に基づいてプロパティーをフィルタリングします。

• 復元または完全に削除するプロパティーの横にあるチェックボックスをオンにします。テーブルの左上のチェックボックスを選択して、リスト内のすべてのプロパティーを選択できます。

• テーブルの一番上にある［復元］または［削除］をクリックします。

• 削除する場合は、ダイアログボックスに削除するプロパティーの数を入力し、［削除］をクリックして確定してください。

すべてのプロパティーをエクスポート

Export権限を持つユーザーは、アカウントの全オブジェクトの全プロパティーのリストをエクスポートできます。エクスポートされたファイルには、各プロパティーの名前、内部名、タイプ、説明、グループ、および該当する場合はそのオプションなどの基本情報が含まれます。代わりにプロパティー値を表示するには、個々のプロパティーの履歴をエクスポートするか、レコード上のプロパティーの履歴データを表示することができます。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• 右上にある［すべてのプロパティーをエクスポート］をクリックします。

• ダイアログボックスで、「ファイル形式」ドロップダウンメニューをクリックし、エクスポートするファイルの形式を選択します。

• ［エクスポート］をクリックします。エクスポートが処理されると、Eメール経由と通知センターでダウンロードリンクが届きます。

プロパティーの過去データのエクスポート

また、個々のプロパティーの履歴データを全レコードにわたってエクスポートすることも可能です。エクスポートされたファイルには、プロパティーのすべてのレコードとその現在の値、および過去の値とその値が変更された時期が含まれます。特定のレコードのすべてのプロパティー値をエクスポートしたい場合は、以下の方法をご覧ください。レコードのプロパティー履歴を表示します。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• Select an object（オブジェクトの選択）ドロップダウンメニューをクリックし、エクスポートしたいプロパティーのあるオブジェクトの [object]プロパティーを選択する。

• プロパティーの上にカーソルを置き、「More」ドロップダウンメニューをクリックし、「Export property history」を選択します。

• ダイアログボックスで、「ファイル形式」を選択し、「書き出し」をクリックします。エクスポートが処理されると、Eメール経由と通知センターでダウンロードリンクが届きます。 

レコードの履歴値を復元するには、ファイル内の変更日を確認し、その変更前にHubSpotに保存されていたレコードの履歴値を復元します。値を再インポートするその変更以前にHubSpotにあったレコードの値を取得します。