プロパティーを整理、削除、エクスポートする

CRMで高品質のデータを維持するには、プロパティーを整理することが重要です。類似プロパティーを複製したり、プロパティーをグループに分類したり、使用していないプロパティーをアーカイブして削除したりすることができます。複数のオブジェクトのプロパティー情報を表示するために、全てのプロパティーまたは1つのプロパティーの履歴データをエクスポートすることもできます。

各オブジェクトの個別設定ページでは、プロパティーの使用方法をさらにカスタマイズすることができます。レコードを作成するときに表示されるプロパティーを設定する方法と、レコードのサイドバーと関連付けカードをカスタマイズする方法をご確認ください。

プロパティーを新規に作成したり、既存のプロパティーを更新する場合は、プロパティーを作成および編集する方法をご確認ください。レコードのプロパティー値を更新する方法については、レコードのプロパティー値を編集する方法、または一括編集する方法をご覧ください。

プロパティーグループを作成、編集する

プロパティーグループは、オブジェクト内の関連プロパティーを識別するのに役立ちます。既定のプロパティーグループがありますが、カスタムグループを作成することもできます。これらのグループは、プロパティー設定内でのみ使用されます。レコードのプロパティーをグループ化するには、レコードのサイドバーを使用します。

新しいグループを作成するか、既存のグループを編集するには、次のようにします。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。
• ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、そのグループを編集するオブジェクトの［［オブジェクト］プロパティー］を選択します。
• ［グループ］タブをクリックします。

• 新しいgroupを作成するには、右上の［グループを作成］をクリックします。既存のグループを編集するには、グループにカーソルを合わせて、［編集］をクリックします。

• ダイアログボックスで、グループの名前を入力し、［保存］をクリックします。

• グループのプロパティーを表示するには、グループにカーソルを合わせて、［プロパティーを表示］をクリックします。

• グループを削除するには、グループにカーソルを合わせて、［削除］をクリックします。ダイアログボックスで［削除］をクリックして確認します。

プロパティーを複製、アーカイブするか、グループに追加する

ユーザーが、オブジェクトのプロパティーを複製、アーカイブ、またはグループに移動するには、そのオブジェクトに対する「プロパティーの設定の編集」権限を持っている必要があります。このような操作を行うには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、そのプロパティーを複製、移動、またはアーカイブするオブジェクトの［［オブジェクト］プロパティー］を選択します。

• 特定のプロパティーを検索するには：

  • 左上のフィルターをクリックします。

    • ［全てのグループ］をクリックして特定のグループを選択すると、そのグループのプロパティーに絞り込めます。

    • ［全てのフィールドタイプ］をクリックすると、特定のフィールドタイプを選択してプロパティーを絞り込めます。

    • ［全てのユーザー］をクリックすると、特定の作成者ユーザーを選択してプロパティーを絞り込めます。

  • 右上にある検索ボックスから、名前でプロパティーを検索します。

  • プロパティーを並べ替えるには、列ヘッダーをクリックします。

• 個々のプロパティーを管理するには、プロパティーにカーソルを合わせて、［その他］ドロップダウンメニューをクリックします。

• • 編集：プロパティーを編集する場合に選択します。

  • 複製：同じ設定の新しいプロパティーを作成する場合に選択します。

  • グループに移動：プロパティーを別のプロパティーグループに移動する場合に選択します。ダイアログボックスで、ドロップダウンメニューからグループを選択し、［保存］をクリックします。

  • プロパティー履歴をエクスポート：全てのレコードにわたってプロパティー値の履歴をエクスポートする場合に選択します。

  • ユーザーとチームを割り当てる：プロパティーにユーザー権限を割り当てる場合に選択します（「Enterprise」のみ）。

  • アーカイブ：プロパティーをアーカイブする場合に選択します。ダイアログボックスで、［アーカイブする］をクリックして確認します。プロパティーについての全ての情報がアーカイブされます。

• プロパティーを一括管理するには、プロパティーの横にあるチェックボックスを選択します。テーブルの一番上で、以下を選択します。

• • グループに追加：プロパティーをプロパティーグループに追加する場合に選択します。ダイアログボックスで、ドロップダウンメニューからグループを選択し、［保存］をクリックします。

  • アーカイブ：プロパティーをアーカイブする場合に選択します。ダイアログボックスで、アーカイブするプロパティーの数を入力し、［アーカイブ］をクリックして確定します。これにより、プロパティーについての全ての情報がアーカイブされます。

  • ユーザーとチームを割り当てる：プロパティーにユーザー権限を割り当てる場合に選択します（「Enterprise」のみ）。

アーカイブされたプロパティーは、［アーカイブ済みプロパティー］タブに保存され、90日後に完全に削除されます。プロパティーをアーカイブできるのは、そのプロパティーがHubSpotアカウント内（例：リストやワークフロー内）で使用されていない場合のみです。

プロパティーが使用されている場所を確認および管理するには、次のようにします。

• プロパティーテーブルで、［使用箇所］列の数値をクリックすると、プロパティーが使用されている場所が分かります。 
• 右側のパネルで、クリックしてセクションを展開すると、プロパティーが使用されているさまざまなビュー、レコード、アセットを確認することができます。プロパティーをアーカイブする場合は、プロパティーがどこで使用されていても、全てを削除または置換する必要があります。

アーカイブされたプロパティーの復元または完全削除

あるオブジェクトに対して「プロパティー設定を編集」権限を持つユーザーは、そのオブジェクトのアーカイブされたプロパティーを復元することができます。「スーパー管理者」権限を持つユーザーは、アーカイブされたプロパティーを完全に削除することもできます。

注：90日以上前にアーカイブされたプロパティーは削除されており、復元できません。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、そのプロパティーを復元または削除するオブジェクトの［［オブジェクト］プロパティー］を選択します。

• ［アーカイブ済みプロパティー］タブをクリックします。

• 復元または完全に削除するプロパティーを見つけます。

• ［絞り込み条件］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーのタイプを選択します。

• 日付フィールドを使用して、アーカイブされたタイミングに基づいてプロパティーを絞り込みます。

• 復元または完全に削除するプロパティーの横にあるチェックボックスをオンにします。テーブルの左上のチェックボックスを選択して、リスト内のすべてのプロパティーを選択できます。

• テーブルの一番上にある［復元］または［削除］をクリックします。

• 削除する場合は、ダイアログボックスに削除するプロパティーの数を入力し、［削除］をクリックして確定します。

全てのプロパティーをエクスポートする

「エクスポート」権限を持つユーザーは、アカウントの全てのオブジェクトに対する全てのプロパティーの一覧をエクスポートできます。エクスポートされたファイルには、各プロパティーの名前、内部名、タイプ、説明、グループ、および該当する場合はそのオプションなどの基本情報が含まれます。プロパティーの値を表示する場合は、個別のプロパティーの履歴をエクスポートするか、レコードのプロパティーの履歴データを表示できます。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• 右上にある［すべてのプロパティーをエクスポート］をクリックします。

• ダイアログボックスで、［ファイル形式］ドロップダウンメニューをクリックし、エクスポートするファイルの形式を選択します。

• ［エクスポート］をクリックします。エクスポートが処理されると、Eメール経由と通知センターでダウンロードリンクが届きます。

プロパティーの履歴データをエクスポートする

全てのレコードについて、個々のプロパティーの履歴データをエクスポートすることもできます。エクスポートされたファイルには、プロパティーの全てのレコードおよびその現在値と、過去の値および値の変更日付が含まれます。特定のレコードの全てのプロパティーをエクスポートする場合は、レコードのプロパティー履歴を表示する方法をご覧ください。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、そのプロパティーをエクスポートするオブジェクトの［［オブジェクト］プロパティー］を選択します。

• プロパティーにカーソルを合わせて、［その他］ドロップダウンメニューをクリックし、［プロパティー履歴をエクスポート］を選択します。

• ダイアログボックスで、ファイル形式を選択し、［書き出し］をクリックします。エクスポートが処理されると、Eメール経由と通知センターでダウンロードリンクが届きます。 

レコードの過去の値を復元するには、ファイル内で目的の変更日を見つけて、その変更日よりも前にHubSpotに保管されていた値を再インポートします。

注：エクスポートファイルは、変更日付のタイムゾーンとしてUTC（協定世界時）を使用します。プロパティー値が更新された日時を確認するために、時間をローカル タイム ゾーンに変換する必要がある場合があります。