プロパティの整理、削除、エクスポート

CRMの品質データを維持するには、プロパティを整理整頓することが重要です。類似のプロパティを複製したり、プロパティをグループに分離したり、未使用のプロパティをアーカイブしたり削除したりできます。複数のオブジェクトのプロパティ情報を表示するには、単一のプロパティのすべてのプロパティまたは履歴データをエクスポートすることもできます。

各オブジェクトの個々の設定ページで、プロパティの使用方法をさらにカスタマイズできます。レコードの作成時に表示されるプロパティを設定する方法と、レコードのサイドバーとアソシエーションカードをカスタマイズする方法について説明します。

新しいプロパティを作成したり、既存のプロパティを更新したりする場合は、プロパティを作成して編集する方法をご覧ください。レコードのプロパティ値の更新に関するガイダンスについては、レコードまたは一括でプロパティ値を編集する方法を参照してください。  

プロパティーグループを作成、編集する

プロパティグループは、オブジェクト内の関連するプロパティを識別するのに役立ちます。既定のプロパティグループがありますが、カスタムグループを作成することもできます。これらのグループは、プロパティ設定内でのみ使用されます。レコードのプロパティをグループ化するには、レコードサイドバーを使用します。

新しいグループを作成するか、既存のグループを編集するには:

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。
• [ オブジェクトの選択]ドロップダウンメニューをクリックし、編集するグループのオブジェクトの[オブジェクト]プロパティを選択します。
• ［グループ］タブをクリックします。

• 新しいグループを作成するには、右上の[グループを作成]をクリックします。既存のグループを編集するには、グループの上にカーソルを置き、[編集]をクリックします。

• ダイアログボックスで、グループの名前を入力し、［保存］をクリックします。

• グループ内のプロパティを表示するには、グループ上にカーソルを置き、[プロパティの表示]をクリックします。

• グループを削除するには、グループの上にカーソルを置き、[削除]をクリックします。ダイアログボックスで［削除］をクリックして確認します。

グループにプロパティを複製、アーカイブ、または追加する

ユーザーは、オブジェクトを複製、アーカイブ、またはグループにプロパティを移動するための編集プロパティ設定権限を持つ必要があります。このような操作を行うには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• [ オブジェクトの選択]ドロップダウンメニューをクリックし、複製、移動、またはアーカイブするオブジェクトの[オブジェクト]プロパティを選択します。

• 特定のプロパティーを検索するには：

  • 左上のフィルターをクリックします。

    • すべてのグループ:特定のグループのプロパティのみをフィルタリングするグループをクリックして選択します。

    • すべてのフィールドタイプ：をクリックして選択し、特定のフィールドタイプでプロパティをフィルタリングします。

    • すべてのユーザー:クリックして選択し、特定のユーザーによって作成されたプロパティをフィルタリングします。

  • 右上にある検索ボックスから、名前でプロパティーを検索します。

  • プロパティーを並べ替えるには、列ヘッダーをクリックします。

• 個々のプロパティを管理するには、プロパティの上にカーソルを置き、[その他]ドロップダウンメニューをクリックします。

• • 編集： プロパティを編集するには、これを選択します。

  • クローン:同じ設定で新しいプロパティを作成する場合に選択します。

  • グループに移動：プロパティを別のプロパティグループに移動する場合に選択します。ダイアログボックスで、ドロップダウンメニューからグループを選択し、[保存]をクリックします。

  • プロパティ履歴のエクスポート： すべてのレコードにわたってプロパティ値の履歴をエクスポートする場合に選択します。

  • ユーザーとチームの割り当て：プロパティのユーザー権限を割り当てる場合に選択します（エンタープライズのみ）。

  • アーカイブ：プロパティをアーカイブする場合に選択します。ダイアログボックスで、[アーカイブ]をクリックして確認します。これにより、プロパティのすべての情報がアーカイブされます。

• プロパティを一括管理するには、プロパティの横にあるチェックボックスを選択します。テーブルの上部:

• • グループに追加：プロパティをプロパティグループに追加する場合に選択します。ダイアログボックスで、ドロップダウンメニューからグループを選択し、[保存]をクリックします。

  • アーカイブ：プロパティをアーカイブする場合に選択します。ダイアログボックスに、アーカイブするプロパティの数を入力し、[アーカイブ]をクリックして確認します。これにより、プロパティのすべての情報がアーカイブされます。

  • ユーザーとチームの割り当て：プロパティのユーザー権限を割り当てる場合に選択します（エンタープライズのみ）。

アーカイブされると、プロパティは[アーカイブされたプロパティ]タブに保存され、90日後に完全に削除されます。プロパティをアーカイブできるのは、HubSpotアカウント内の他の場所（リストやワークフローなど）で使用されていない場合に限られます。

プロパティを使用する場所を表示および管理するには:

• プロパティテーブルで、[使用済み]列の番号をクリックして、プロパティが使用されている場所を確認します。 
• 右側のパネルで、をクリックしてセクションを展開し、プロパティが使用されているさまざまなビュー、レコード、またはアセットを表示します。プロパティをアーカイブする場合は、どこで使用してもプロパティを削除または交換する必要があります。

アーカイブされたプロパティーの復元または完全削除

オブジェクトの編集プロパティ設定権限を持つユーザーは、そのオブジェクトのアーカイブされたプロパティを復元できます。スーパー管理者権限を持つユーザーは、アーカイブされたプロパティを完全に削除することもできます。

注意： 90日以上前にアーカイブされたプロパティは削除されており、復元することはできません。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• [オブジェクトの選択]ドロップダウンメニューをクリックし、復元または削除するプロパティのオブジェクトの[オブジェクト]プロパティを選択します。

• [アーカイブされたプロパティ]タブをクリックします。

• 復元または完全に削除するプロパティを見つけます。

• [フィルタで絞り込む]ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティの種類を選択します。

• 日付フィールドを使用して、アーカイブされた日時に基づいてプロパティをフィルタリングします。

• 復元または完全に削除するプロパティーの横にあるチェックボックスをオンにします。テーブルの左上のチェックボックスを選択して、リスト内のすべてのプロパティーを選択できます。

• テーブルの一番上にある［復元］または［削除］をクリックします。

• 削除する場合は、ダイアログボックスに削除するプロパティの数を入力し、[削除]をクリックして確認します。

すべてのプロパティーをエクスポート

エクスポート権限を持つユーザーは、アカウントのすべてのオブジェクトにわたるすべてのプロパティのリストをエクスポートできます。エクスポートされたファイルには、各プロパティの名前、内部名、タイプ、説明、グループ、および該当する場合はそのオプションを含む基本情報が含まれます。代わりにプロパティ値を表示するには、個々のプロパティの履歴をエクスポートするか、レコード上のプロパティの履歴データを表示できます。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• 右上にある［すべてのプロパティーをエクスポート］をクリックします。

• ダイアログボックスで、[ファイル形式]ドロップダウンメニューをクリックし、エクスポートしたファイルの形式を選択します。

• ［エクスポート］をクリックします。エクスポートが処理されると、Eメール経由と通知センターでダウンロードリンクが届きます。

宿泊施設の履歴データをエクスポートする

また、個々の物件の履歴データをすべてのレコードにエクスポートすることもできます。エクスポートされたファイルには、プロパティのすべてのレコードと現在の値、および履歴値と値が変更されたときの値が含まれます。特定のレコードのすべてのプロパティ値をエクスポートする場合は、レコードのプロパティ履歴を表示する方法について説明します。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。

• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。

• [オブジェクトの選択]ドロップダウンメニューをクリックし、エクスポートするプロパティのオブジェクトの[オブジェクト]プロパティを選択します。

• プロパティの上にカーソルを置き、[その他]ドロップダウンメニューをクリックして、[プロパティ履歴をエクスポート]を選択します。

• ダイアログボックスで、ファイル形式を選択し、[エクスポート]をクリックします。エクスポートが処理されると、Eメール経由と通知センターでダウンロードリンクが届きます。 

レコードの履歴値を復元するには、ファイル内で変更の日付を検索し、変更前のHubSpotにあった値を再インポートします。