エクスポート通知の設定とアカウント内のエクスポートログの表示

HubSpotアカウントでレコードをエクスポートする場合、CRMからデータを抽出することになります。アカウントから削除された情報を追跡するには、エクスポートがいつ行われたか、誰がエクスポートを開始したか、どのレコードがエクスポートされたかを理解することが有効です。また、大口の輸出をリアルタイムで通知してくれるのも便利だ。

スーパー管理者の権限を持つユーザーは、大規模なエクスポートの通知を設定したり、アカウント内の全てのユーザーが完了したエクスポートの監査ログを表示したり、進行中のエクスポートをキャンセルしたりすることができます。エクスポート権限を持つユーザーは、エクスポートログにアクセスし、個人的なエクスポートの履歴を確認することもできます。

大容量輸出通知の設定

エクスポート通知は、アカウント内のユーザーが指定したしきい値を超えるレコードをエクスポートした場合に通知先として使用されます。設定できるしきい値の上限は275,000。しきい値はあなた独自のものなので、他のスーパー管理者は自分で設定する必要がある。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左サイドバーのメニューで、インポートとエクスポートに移動します。
• 「大規模なエクスポートの通知しきい値」フィールドに、通知先レコード数を入力する。 
• 保存 をクリックする。

ビューをエクスポート監査

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左サイドバーのメニューで、インポートとエクスポートに移動します。
• HubSpotアカウントからのエクスポートの一覧を表示します。スーパー管理者はアカウントの全てのエクスポートを見ることができ、個人ユーザーは個人のエクスポートのみを見ることができます。エラーの表には次の情報が含まれています。
  • 名前：エクスポートファイルの名前。
  • ソース：エクスポートが発生した場所（例：コンタクト一覧ページでエクスポートが発生した場合は、コンタクト）。
  • レコード：エクスポートされたレコードの数。
  • ユーザー：エクスポートを完了したユーザー。
  • 日付：レコードがエクスポートされた日付と時刻。

• エクスポート中の場合、エクスポートファイル名の下にProcessingと表示されます。進行中のエクスポートをキャンセルするには、「エクスポートをキャンセル」 をクリックします。エクスポートのステータスが「キャンセル」に設定され、ファイルをダウンロードできなくなります。
• 完了したエクスポートファイルをダウンロードするには、エクスポートファイルの名前をクリックします。ダウンロードできるのは、過去30日以内に完了したエクスポートのファイルのみです。
• エクスポートファイルをダウンロードしたユーザーのIPアドレスや表示日などを表示するには、「履歴を見る」をクリックします。このオプションは、以下の権限を持つユーザーが本ツールからファイルをダウンロードした場合にのみ表示されます。スーパー管理者権限を持つユーザーがこのツールからファイルをダウンロードした場合のみ表示されます。