HubSpotツールでのセンシティブデータの使用方法を理解

HubSpotアカウントでセンシティブデータをオンにすると、特定のツールでセンシティブデータを使用する際に固有の考慮事項や動作が適用されます。この記事では、センシティブデータを使用できる場所と、各ツール内でセンシティブデータを適切に管理する方法について詳しく説明します

センシティブデータの詳細については、センシティブデータに関する用語のページを参照してください。センシティブデータを有効にしてセンシティブ データ プロパティーを作成する方法については、この記事を参照してください。

注： センシティブデータは、チャットボット、パーソナライズトークン、プレイブック、サンドボックスなど、一部のツール ではサポートされていません。機密性の高いデータはさらに制限されており、特定のシナリオでのみ使用できます。

HubSpotツールのセンシティブデータ

次のセクションはすべてセンシティブデータに適用されますが、リストされているツールの一部のみが機密性の高いデータでサポートされています。機微性の高いデータは、以下の場合にのみ使用することができます：

• HubSpotで プロパティー値 を表示および編集する。
• HubSpot フォーム、HubSpot以外のフォーム、および フォーム送信の認証済みAPIを介したフォームへのアップロード。
• レコード の添付ファイルを手動で アップロードするか、メモ、1 対 1 の Eメール、および機密性の高いファイル プロパティーを使用してアップロードする。

センシティブデータのプロパティー

センシティブデータを保存するプロパティーを作成したら：

• スーパー管理者は、フィールドレベルの権限を設定して、プロパティーの表示 および編集アクセス権 を特定のユーザーおよびチームに制限できます。厳選されたユーザーのみがセンシティブデータを閲覧または変更できるようにするために、この方法を強く推奨します。
• スーパー管理者は 監査ログでセンシティブデータのプロパティー値に関連したユーザーアクションを表示できます。
• スーパー管理者はセンシティブデータのプロパティーを編集または削除できます。

センシティブデータのプロパティー値

センシティブ データ プロパティーにアクセスできるユーザーは、手動で、またはインポートとワークフローを介して、プロパティーの値を更新 できます。ご使用のアカウントで 、HubSpotの従業員がサポートに関する問題のトラブルシューティングを行うアクセス を許可している場合、HubSpotの 従業員はセンシティブデータのプロパティー値を表示することはできません。

機密性の高いデータのプロパティーの場合、プロパティーの値にアクセスできるユーザーは、値を表示または編集するために、クリックして復号化する必要があります。以下に例を示します。

添付ファイル

センシティブデータおよび機密性の高いデータを保存する機能により、機密情報を含むファイルをHubSpotのさまざまなツールに保存できます。センシティブデータ設定をオンにすると、以下の方法でアップロードされた添付ファイルは、HubSpotのデータベースストレージ内の暗号化レイヤーによって保護されます。これにより、認証なしでファイルを外部共有するオプションも削除され、HubSpot従業員による添付ファイルへのアクセスは許可されなくなります。

以下の方法で追加すると、ファイルは保護されます。

• ［添付ファイル］セクションで自分のコンピューターからレコードにアップロード。
• 新しいメモを経由してレコードにアップロード。
• コンタクトのEメールでレコードにアップロード。
• HubSpotモバイルアプリでレコードにアップロード。
• ファイル タイプ プロパティーにアップロード。
• フォーム送信によってアップロードされました。
• インポート経由でアップロード。

各ツールの権限により、添付ファイルへのユーザーアクセスを制御できます。例えば、コンタクトファイルにアクセスすべきでない特定のユーザーに対して、コンタクトへのアクセスを制限することができます。

Breezeツール

HubSpotのAIであるBreezeは、HubSpot カスタマープラットフォーム全体のタスクの自動化、データインサイトの収集、コンテンツの下書きなどを支援します。スーパー管理者権限 を持つユーザーだけが、 Breeze Assistantなどの特定のBreezeツールを有効にできます。

Breeze Assistant製品は、センシティブデータがオンになっているアカウントと互換性があります。ただし、いくつかの制限があるため、センシティブデータのプロパティーのカスタムプロパティー値は、センシティブデータの露出を防ぐために使用することはできません。

センシティブデータを有効にした場合、作成したセンシティブ データ プロパティーは Breeze モデルのトレーニングに使用され ません 。ただし、お客さまのアカウント内の他のお客さまデータがBreezeモデルの学習に使用される場合があります。お客さまは、privacy@hubspot.comにEメールすることにより、自分の顧客データが機械学習に使用されることをオプトアウトすることができます。詳細については、HubSpotのサービス利用規約およびHubSpotのプライバシーポリシーをご確認ください。

ご注意ください: プロンプトを含め、Breeze機能の構成データ入力では機密情報を共有しないでください。スーパー管理者は、アカウント管理設定で生成的なBreeze機能を設定できます 。信頼できるAIの提供やデータの管理にあたり、Breezeがお客さまのデータをどのように利用しているかについては、 Breezeの信頼と活用に関するFAQをご覧ください。

Breezeの詳細については、 Breezeモデルカードを参照してください。Breezeにセンシティブデータを処理しさせたくない場合は、Breezeを使用しないでください。

データセンター

機密情報は、使用する任意の データセンター に保存できます。

HIPAAデータの保管を明記されていない場合は、 北米のデータセンターからEUのデータセンターへ移行いただけます。HIPAAデータの保管場所を指定した場合は、別のデータセンターに移行することはできません。

データ同期

データ同期アプリを使用して、フィールドマッピングを使用してセンシティブデータを同期できます。データを同期する場合:

• 同期は双方向にすることができます。サードパーティーアプリのフィールドが機密性が高いかどうかは必ずしも判明しないため、場合によっては、機密性の低いフィールドをHubSpotのセンシティブ データ プロパティーとの間で同期できることがあります。サード パーティー アプリのフィールドが機密であることがわかっている場合は、機密性の低いHubSpot プロパティーに同期することはできません。
• センシティブデータとセンシティブ データ プロパティーは、データ同期アプリで同じと見なされます。

フォーム 

HubSpotにセンシティブデータを保存する機能を使えば、HubSpotフォーム、HubSpot以外のフォーム、訪問者の機密性の高い情報を自信を持って収集することができます。フォームを通じて収集されたセンシティブデータは暗号化され、CRMに安全に同期されます。センシティブデータプロパティーに関連付けられたフォーム送信を介してアップロードされたファイルも、センシティブデータとみなされます。

センシティブデータを表示するための適切な権限を持つユーザーのみが、センシティブと分類されたフォーム送信値とファイルを表示することができます。全てのフォーム送信の通知は、センシティブデータのユーザー権限要件にも従います。

連携

開発者はAPI ドキュメント を使用して、センシティブデータを同期する連携を構築できます。センシティブ データ規約に基づき、利用者がサブスクリプション サービスに関連してサードパーティー製品との連携またはその他の方法でサードパーティー製品を使用することを選択した場合、利用者は、当該サードパーティー製品によってホストまたは処理される顧客データが、当該サードパーティーが維持するポリシーに従ってホスティングされることを了承するものとします。

HIPAA で保護されたセンシティブデータを保存している場合、Snowflake Data Share連携は以下のリージョンでのみサポートされます：AWS US_EAST_1 および AWS EU_CENTRAL_1.

複数アカウント管理(ベータ版)

センシティブデータを使用するアカウントは、 複数アカウント管理のデータミラーリング機能のソースアカウントにすることはできません。この制限により、機密データが意図せずに別のアカウントと共有されるのを防ぎます。

機密データをオンにすると、ご使用のアカウントがデータミラーリングのソースアカウントとして選択されなくなります。アカウントがすでにデータミラーリングのソースアカウントである場合、機密データを有効にすると、アカウントのデータミラーリングが自動的にオフになります。

通知

アカウントで機密データをオンにすると、機密データが表示されないように、特定の 通知 に既定でプレビュー(メモ本文のプレビューなど)が含まれなくなります。これは現在、次の通知に対して発生します：@言及されたレコードまたはコメント、割り当てられた、またはタスクのリマインダーを受け取った、フォローしたレコードにアクティビティーがあった、またはあなたへの上位のおすすめ".

Eメール通知の場合、プレビューはデフォルトで非表示になっていますが、許可することを選択できます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［プライバシーと同意］に移動します。
3. 左側のメニューで[ プライバシーツール]をクリックします。
4. [ センシティブデータ設定の編集] をクリックします。
5. 通知のプレビューを許可するには、[ 通知Eメールですべてのコンテンツを表示]スイッチを オンに切り替えます。

6. 過去にプレビューをオンにしたことがある場合、通知プレビューを非表示にするには、[ 通知Eメールにすべてのコンテンツを表示] スイッチをオフに切り替えます。
7. ［完了］をクリックします。

ワークフロー

センシティブデータを使用している場合プロパティーワークフローでは、ワークフローツールへの アクセスを制限する ことをお勧めします。

センシティブデータプロパティーは、 [ フィルター条件が満たされたとき ] 登録 トリガー、および AND/OR ワークフロー分岐で使用できます。現在、ワークフローでサポート されていない ものがあります。

• 機密データのプロパティーを参照するプロパティーのコピーアクション
• センシティブデータ プロパティーを使用または参照するパーソナライズトークン 
• イベントの発生時 登録センシティブデータへの変更に基づいてトリガープロパティー値。

その他のリソース

• HubSpotのセキュリティープログラムの詳細については、HubSpot Trust Centerをご参照ください。
• センシティブデータの設定を管理し、センシティブデータのプロパティーを作成する方法については、こちらの記事をご参照ください。
• API経由でセンシティブデータを管理する方法については、 開発者のドキュメントを参照してください。