HubSpotツールでのセンシティブデータの使用方法を理解

HubSpotアカウントでセンシティブデータをオンにすると、特定のツールでセンシティブデータを使用する際に固有の考慮事項や動作が適用されます。この記事では、センシティブデータを使用できる場所と、各ツール内でセンシティブデータを適切に管理する方法について詳しく説明します

センシティブデータの詳細については、センシティブデータに関する用語のページを参照してください。センシティブデータを有効にしてセンシティブ データ プロパティーを作成する方法については、この記事を参照してください。

注： センシティブデータは、チャットボット、パーソナライズトークン、プレイブック、サンドボックスなど、一部のツール ではサポートされていません。機密性の高いデータはさらに制限されており、特定のシナリオでのみ使用できます。

HubSpotツールのセンシティブデータ

次のセクションはすべてセンシティブデータに適用されますが、リストされているツールの一部のみが機密性の高いデータでサポートされています。機微性の高いデータは、以下の場合にのみ使用することができます：

• HubSpotで プロパティー値 を表示および編集する。
• HubSpot フォーム、HubSpot以外のフォーム、 およびフォーム送信認証APIを介したフォームへのアップロード。
• レコード の添付ファイルを手動で アップロードするか、メモ、1 対 1 の Eメール、および機密性の高いファイル プロパティーを使用してアップロードする。

センシティブデータのプロパティー

センシティブデータを保存するプロパティーを作成したら：

• スーパー管理者は、フィールドレベルの権限を設定して、プロパティーの表示 および編集アクセス権 を特定のユーザーおよびチームに制限できます。厳選されたユーザーのみがセンシティブデータを閲覧または変更できるようにするために、この方法を強く推奨します。
• スーパー管理者は、センシティブ データ プロパティー値に関連するユーザーのアクションを、監査ログで見ることができます。
• スーパー管理者はセンシティブデータのプロパティーを編集または削除できます。

センシティブデータのプロパティー値

センシティブ データ プロパティーにアクセスできるユーザーは、手動で、またはインポートとワークフローを介して、プロパティーの値を更新 できます。お客さまのアカウントでHubSpot社員がサポート問題のトラブルシューティングのためにアクセスすることを許可している場合、HubSpot社員はセンシティブ データ プロパティー値を表示するアクセス権を持ちません。

機密性の高いデータのプロパティーの場合、プロパティーの値にアクセスできるユーザーは、値を表示または編集するために、クリックして復号化する必要があります。例として、以下が挙げられます。

添付ファイル

センシティブデータおよび機密性の高いデータを保存する機能により、機密情報を含むファイルをHubSpotのさまざまなツールに保存できます。センシティブデータ設定をオンにすると、以下の方法でアップロードされた添付ファイルは、HubSpotのデータベースストレージ内の暗号化レイヤーによって保護されます。これにより、認証なしでファイルを外部共有するオプションも削除され、HubSpot従業員による添付ファイルへのアクセスは許可されなくなります。

以下の方法で追加すると、ファイルは保護されます。

• ［添付ファイル］セクションで自分のコンピューターからレコードにアップロード。
• 新しいメモを経由してレコードにアップロード。
• コンタクトのEメールでレコードにアップロード。
• HubSpotモバイルアプリでレコードにアップロード。
• ファイル タイプ プロパティーにアップロード。
• フォーム送信でアップロード。
• インポート経由でアップロード。

各ツールの権限により、添付ファイルへのユーザーアクセスを制御できます。例えば、コンタクトファイルにアクセスすべきでない特定のユーザーに対して、コンタクトへのアクセスを制限することができます。

Breeze AIツール

HubSpotのAIであるBreezeは、HubSpot カスタマープラットフォーム全体のタスクの自動化、データインサイトの収集、コンテンツの下書きなどを支援します。スーパー管理者権限を持つユーザーだけが、AIアシスタントのような特定のAIツールをオンにすることができます。

センシティブデータをオンにすると、作成したセンシティブ データ プロパティーは、、HubSpotのAIモデルのトレーニングに使用されます。ただし、HubSpotのAIモデルのトレーニングには、お客さまのアカウント内のその他の顧客データが使用される場合があります。お客さまは、privacy@hubspot.comにEメールすることにより、自分の顧客データが機械学習に使用されることをオプトアウトすることができます。詳細については、HubSpotのサービス利用規約およびHubSpotのプライバシーポリシーをご確認ください。

注：プロンプトでセンシティブ情報を共有することは避けてください。製品を改善するため、HubSpotはAI製品を使用した際のプロンプト、生成された文言、使用指標をログに記録し、保存します。HubSpotは、AI製品の使用を可能にするためにお客さまのプロンプトをAIサービスプロバイダーと共有します。また、AIサービスプロバイダーはコンテンツモデレーションを目的として、お客さまのプロンプトを保存します。プロンプトは入力者に帰属します。HubSpotのベータAI製品の使用には当社のベータ利用規約が適用され、当社のサブスクリプションサービスに組み込まれたAI製品には、当社の製品別規約が適用されます。

HubSpotのAI製品はセンシティブデータ機能には含まれません。AI製品によっては、入力されたプロンプトに基づいて結果を生成する際に、お客さまが意図していないセンシティブデータを処理する場合があります。以下のツールが含まれます。

• コミュニケーションの要約
• コミュニケーションインテリジェンス
• AIアシスタントを利用したコールの要約
• 話者の自動ひも付け
• コンタクトプロパティーの自動入力

例えば、コミュニケーション中に「センシティブデータ」について議論する場合、「コミュニケーションサマリー」ツールを使用すべきではありません。プロンプトに「センシティブデータ」を入力するつもりはなかったかもしれませんが、「コミュニケーションサマリー」ツールはコミュニケーションに含まれる全てのコンテンツを処理します。 

HubSpotのAIツールの詳細については、AIモデルカードをご参照ください。AIツールにセンシティブデータを処理させたくない場合は、AIツールの使用を避ける。

データセンター

機密情報は、使用する任意の データセンター に保存できます。

HIPAA データのストレージを示していない場合は、北米のデータ センターから 欧州連合 データセンターに移行する資格があります。移行機能を利用するために、スーパー管理者はセンシティブデータ公開ベータのデータセンターのホスティング場所の変更をオプトインできます。

HIPAAデータのストレージを指定した場合、別のデータセンターに移行する ことはできません 。

データ同期

データ同期アプリを使用して、フィールドマッピングを使用してセンシティブデータを同期できます。データを同期する場合:

• 同期は双方向にすることができます。サードパーティーアプリのフィールドが機密性が高いかどうかは必ずしも判明しないため、場合によっては、機密性の低いフィールドをHubSpotのセンシティブ データ プロパティーとの間で同期できることがあります。サード パーティー アプリのフィールドが機密であることがわかっている場合は、機密性の低いHubSpot プロパティーに同期することはできません。
• センシティブデータとセンシティブ データ プロパティーは、データ同期アプリで同じと見なされます。

フォーム 

HubSpotにセンシティブデータを保存する機能を使えば、HubSpotフォーム、HubSpot以外のフォーム、訪問者の機密性の高い情報を自信を持って収集することができます。フォームを通じて収集されたセンシティブデータは暗号化され、CRMに安全に同期されます。センシティブデータ」プロパティーに関連付けされたフォーム送信によってアップロードされたファイルも、センシティブデータとみなされます。

センシティブデータを表示するための適切な権限を持つユーザーのみが、センシティブと分類されたフォーム送信値とファイルを表示することができます。全てのフォーム送信の通知は、センシティブデータのユーザー権限要件にも従います。

連携

開発者はAPI ドキュメント を使用して、センシティブデータを同期する連携を構築できます。センシティブ データ規約に基づき、利用者がサブスクリプション サービスに関連してサードパーティー製品との連携またはその他の方法でサードパーティー製品を使用することを選択した場合、利用者は、当該サードパーティー製品によってホストまたは処理される顧客データが、当該サードパーティーが維持するポリシーに従ってホスティングされることを了承するものとします。

HIPAA で保護されたセンシティブデータを保存している場合、Snowflake Data Share連携は以下のリージョンでのみサポートされます：AWS US_EAST_1 および AWS EU_CENTRAL_1.

通知

アカウントで機密データをオンにすると、機密データが表示されないように、特定の 通知 に既定でプレビュー(メモ本文のプレビューなど)が含まれなくなります。これは現在、次の通知に対して発生します：@言及されたレコードまたはコメント、割り当てられた、またはタスクのリマインダーを受け取った、フォローしたレコードにアクティビティーがあった、またはあなたへの上位のおすすめ".

Eメール通知の場合、プレビューはデフォルトで非表示になっていますが、許可することを選択できます。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［プライバシーと同意］に移動します。
• 左側のメニューで[ プライバシーツール]をクリックします。
• [ センシティブデータ設定の編集] をクリックします。
• 通知のプレビューを許可するには、[ 通知Eメールですべてのコンテンツを表示]スイッチを オンに切り替えます。

• 過去にプレビューをオンにしたことがある場合、通知プレビューを非表示にするには、[ 通知Eメールにすべてのコンテンツを表示] スイッチをオフに切り替えます。
• ［完了］をクリックします。

ワークフロー

ワークフローでセンシティブ データ プロパティーを使用する場合、ワークフローは現在フィールドレベル権限を強制しないため、ワークフローツールに、アクセスを制限することを推奨します。

現在、ワークフローでサポート されていない ものがあります。

• センシティブデータのプロパティーを使用または参照する関連付けアクション
• 機密データのプロパティーを参照するプロパティーのコピーアクション
• センシティブデータ プロパティーを使用または参照するパーソナライズトークン 
• センシティブデータのプロパティー値に対する変更に基づく登録トリガー

その他のリソース

• HubSpotのセキュリティープログラムの詳細については、HubSpot Trust Centerをご参照ください。
• センシティブデータの設定を管理し、センシティブデータのプロパティーを作成する方法については、こちらの記事をご参照ください。
• APIを使用してセンシティブデータを管理する方法については、開発者向けドキュメントを参照してください。