BètaMacro's maken en gebruiken in helpdesk

In de helpdesk kun je macro's maken en gebruiken om je supportteam tijd te besparen en de algemene efficiëntie te verbeteren. Macro's zijn vooraf geschreven antwoorden die snel kunnen worden toegepast vanuit de antwoordeditor, waardoor ze vooral handig zijn voor het afhandelen van veelvoorkomende of terugkerende situaties.

Elke macro is gekoppeld aan een ticketgebaseerde workflow. Wanneer de macro wordt toegepast, wordt het ticket automatisch opgenomen in de gekoppelde workflow, die vervolgens vooraf gedefinieerde acties uitvoert, zoals het bijwerken van de ticketstatus of het opnieuw toewijzen van de ticketeigenaar. Dit helpt bij het stroomlijnen van ondersteuningsprocessen en het verminderen van handmatige inspanningen, waardoor je team zich kan richten op meer waardevolle taken.

Als je een Super Admin bent, kun je je account aanmelden voor de SupportMacros bèta.

Macro's maken

Let op: Service Hub Professional-accounts kunnen maximaal 500 macro's maken, terwijl Service Hub Enterprise-accounts maximaal 1.000 macro's kunnen maken.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linker zijbalkmenu op Inbox & Helpdesk > Helpdesk.
3. Klik in het gedeelte Aanpassingen Helpdesk op Macro's.
4. Klik op Macro maken.
5. Voer in het veld Macronaam een naam in voor uw macro.
6. Voer in het veld Beschrijving een macrobeschrijving in.
7. Voer in het veld Bericht de inhoud van uw macro in. U kunt de pictogrammen onder in de editor gebruiken om de tekststijl aan te passen enbijlagenvan meerdere bestandeninuw bericht op te nemen.
8. Klik in het gedeelte Acties op + Actie toevoegen:

• • Stel een [X]-eigenschap in: kies Ticket-eigenaar, Ticketnaam, Ticketbeschrijving, Categorie, Prioriteit of Ticketstatus. Als de ticketeigenschap niet in de lijst staat, klik je op Andere ticketeigenschappen instellen. Klik vervolgens op de vervolgkeuzemenu's om een waarde voor de eigenschap te selecteren.
    
  • In workflow opnemen: klik op het vervolgkeuzemenu In workflow opnemen en selecteer een actieve, ticketgebaseerde workflow. Wanneer de macro wordt toegepast, wordt het ticket automatisch ingeschreven in de geselecteerde werkstroom. Meer informatie over het maken van workflows.

9. Klik op het vervolgkeuzemenu Wie kan deze macro gebruiken en selecteer een optie voor delen:
   • Iedereen: iedereen kan de macro bekijken en gebruiken.
   • Specifieke gebruikers en teams: alleen specifieke gebruikers en teams kunnen de macro's bekijken en gebruiken. Om toegang te verlenen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Teams en selecteert u de selectievakjes naast de teams.
10. Klik op Opslaan.

Macro's gebruiken

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Helpdesk.
2. Klik op een ticket om de bijbehorende conversatie te bekijken.
3. Klik in de antwoordeditor op het vervolgkeuzemenu Macro's en selecteer een macro.
   
   
   

4. Bewerk je antwoord verder, klik op Verzenden en toepassen.

Zodra de macro is toegepast, wordt het ticket automatisch opgenomen in de bijbehorende workflow. Meer informatie over het maken van workflows.

Macro's beheren en bewerken

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant op Inbox & Helpdesk > Helpdesk.
3. Klik in de sectie Helpdeskaanpassingen op Macro's.
4. Als u de macro wilt bewerken, klikt u op het menupictogram verticalMenu en selecteert u Bewerken.
5. Als u de macro wilt verwijderen, klikt u op het menupictogram verticalMenu en selecteert u Verwijderen.