Tworzenie i korzystanie z makr w systemie pomocy technicznej

W systemie pomocy technicznej można tworzyć i wykorzystywać makra, aby zaoszczędzić czas zespołowi wsparcia i zwiększyć ogólną wydajność. Makra to gotowe odpowiedzi, które można szybko zastosować w edytorze odpowiedzi, dzięki czemu są one szczególnie przydatne przy obsłudze typowych lub powtarzających się sytuacji.

Makra mogą również zawierać predefiniowane działania, które automatycznie aktualizują powiązane zgłoszenie po zastosowaniu makra. Na przykład można użyć makra, aby zaktualizować status zgłoszenia lub ponownie przypisać osobę odpowiedzialną za zgłoszenie. W celu dalszego dostosowania można skonfigurować makro tak, aby włączyło zgłoszenie do przepływu pracy.

Łącząc odpowiedzi wielokrotnego użytku z automatycznymi działaniami dotyczącymi zgłoszeń, makra pomagają usprawnić procesy obsługi klienta i zmniejszyć nakład pracy ręcznej, pozwalając zespołowi skupić się na zadaniach o większej wartości.

Tworzenie makr

Uwaga: Użytkownicy kontService Hub Professional mogą utworzyć maksymalnie 500 makr, natomiast użytkownicy kont Service Hub Enterprise – maksymalnie 1 500 makr.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie kliknij opcję Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Centrum pomocy.
3. W sekcji Dostosowywanie centrum pomocy kliknij opcję Makra.
4. Kliknij opcję „Utwórz makro”.
5. W polu Nazwa makra wprowadź nazwę makra.
6. W polu „Opis” wprowadź opis makra.
7. W polu „Wiadomość” wprowadź treść makra. Możesz użyć ikon znajdujących się na dole edytora, aby zmodyfikować styl tekstu i dołączyć do wiadomości wiele załączników.
8. W sekcji „Czynności ” kliknij „+ Dodaj czynność”:

• • Ustaw właściwość [X]: wybierz spośród opcji: Właściciel zgłoszenia, Nazwa zgłoszenia, Opis zgłoszenia, Kategoria, Priorytet lub Status zgłoszenia. Jeśli właściwości zgłoszenia nie ma na liście, kliknij opcję Ustaw inne właściwości zgłoszenia. Następnie kliknij menu rozwijane, aby wybrać wartość dla tej właściwości.
    
  • Dodaj do przepływu pracy: kliknij menu rozwijane „Dodaj do przepływu pracy ” i wybierz aktywny przepływ pracy oparty na zgłoszeniach. Po zastosowaniu makra zgłoszenie zostanie automatycznie dodane do wybranego przepływu pracy. Dowiedz się więcej o tworzeniu przepływów pracy.

    Wymagane uprawnienia Do konfiguracji makr w celu włączania zgłoszeń do przepływów pracy wymagane są uprawnienia dotyczące przepływów pracy.

9. Kliknij menu rozwijane „Kto może korzystać z tego makra ” i wybierz opcję udostępniania:
   • Wszyscy: każdy może przeglądać i korzystać z makra.
   • Określeni użytkownicy i zespoły: tylko określeni użytkownicy i zespoły mogą wyświetlać i używać makr. Aby przyznać dostęp, kliknij menu rozwijane zespołów i zaznacz pola wyboru obok zespołów.
10. Kliknij „Zapisz”.

Korzystanie z makr

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Obsługa > Centrum pomocy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Obsługa > Centrum pomocy.
2. Kliknij zgłoszenie, aby wyświetlić odpowiadającą mu rozmowę.
3. W edytorze odpowiedzi kliknij menu rozwijane Makra i wybierz makro.
   
   
   

4. Kontynuuj edycję odpowiedzi, a następnie kliknij „Wyślij i zastosuj”.

Jeśli podczas konfigurowania makra wybrano opcję„Dodaj do przepływu pracy ”, zgłoszenie zostanie automatycznie dodane do powiązanego przepływu pracy. Dowiedz się więcej o tworzeniu przepływów pracy.

Zarządzanie i edycja makr

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie kliknij „Skrzynka odbiorcza i dział pomocy technicznej ” > „Dział pomocy technicznej”.
3. W sekcji „Dostosowywanie centrum pomocy ” kliknij opcję „Makra”.
4. Aby edytować makro, kliknij ikonę menu „verticalMenu ” i wybierz opcję „Edytuj”.
5. Aby usunąć makro, kliknij ikonę menu „verticalMenu ” i wybierz opcję „Usuń”.