ヘルプデスクでのマクロの作成と使用

ヘルプデスクでは、マクロを作成して使用し、サポートチームの時間を節約し、全体的な効率を向上させることができます。マクロとは、あらかじめ記述された返信文です。返信エディターですばやく適用できるため、よくある状況や反復的な状況を処理する場合に特に便利です。

各マクロは チケットベースのワークフローに関連付けられています。このマクロが適用されると、リンクされたワークフローにチケットが自動的に登録され、チケットステータスの更新やチケット担当者の再割り当てなど、 あらかじめ定義されたアクション が実行されます。これにより、サポートプロセスを合理化して手作業を削減し、チームがより価値の高いタスクに集中できるようになります。

スーパー管理者は、アカウントをサポートマクロベータにオプトインできます。

マクロを作成する

注: 最大50個のマクロを作成できます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、[ 受信トレイ & ヘルプデスク >ヘルプデスクをクリックします。
3. [ヘルプデスクのカスタマイズ ]セクションで、[ マクロ]をクリックします。
4. [マクロの作成] をクリックします。
5. [Macro name ]フィールドに、マクロ の名前を入力します 。
6. [説明 ]フィールドに、 マクロの説明を入力します。
7. [メッセージ ]フィールドにマクロの内容を入力します。エディター下部のアイコンを使ってテキストスタイルを変更し、 メッセージに複数の添付ファイルを含めることもできます。
8. [ ワークフローに登録] ドロップダウンメニューをクリックし、有効なチケットベースのワークフローを選択します。このマクロを適用すると、選択したワークフローにチケットが自動的に登録されます。ワークフローの作成について詳細をご確認ください。
   
   

マクロを使用する

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［ヘルプデスク］の順に進みます。
2. チケットをクリックして、対応するコミュニケーションを表示します。
3. 返信エディターで、[マクロ]ドロップダウンメニューをクリックし、マクロを選択します。
   
   

4. 応答の編集を続けて、[ 送信して適用]をクリックします。

マクロが適用されると、チケットは関連するワークフローに自動的に登録されます。ワークフローの作成について詳細をご確認ください。

マクロを管理および編集する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、[ 受信トレイ & ヘルプデスク >ヘルプデスクをクリックします。
3. [ヘルプデスクのカスタマイズ ]セクションで、[ マクロ]をクリックします。
4. マクロを編集するには、 verticalMenu メニュー アイコンをクリックし、[ 編集] を選択します。
5. マクロを削除するには、 verticalMenu メニュー アイコンをクリックし、[ 削除] を選択します。