Een ondersteuningsportaal opzetten

Een supportportaal is een met een login beveiligde omgeving waar klanten hun supporttickets kunnen bekijken en beheren. Meestal krijgen klanten toegang tot het supportportaal via de kennisbank, maar je kunt ook rechtstreeks een link naar het portaal met je klanten delen.

Let op: dit artikel heeft betrekking op de vernieuwde supportportaal-ervaring, die het oude klantenportaal vervangt. Als u al een klantenportaal hebt aangemaakt, raden we u aan om over te stappen naar de vernieuwde ervaring.

Voordat u begint

Houd rekening met het volgende voordat u uw ondersteuningsportaal instelt:

• Alleen tickets worden weergegeven in het supportportaal:
  • Gesprekken die niet aan een ticket zijn gekoppeld, verschijnen niet in het supportportaal. Dit geldt ook voor berichten die zijn verzonden via chat, Facebook Messenger, formulieren of e-mailkanalen van het team die zijn gekoppeld aan de gespreksinbox of de helpdesk.
  • Tickets hoeven niet aan een gesprek gekoppeld te zijn om in het supportportaal te verschijnen.
• Als je de instellingen voor gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, zijn bijlagen die via HubSpot zijn verzonden niet toegankelijk buiten HubSpot. Daardoor kunnen klanten geen gevoelige bestanden bekijken in het supportportaal.

Een supportportaal instellen

6. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Klantenportal. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Klantenportal.
7. Klik op Aan de slag.
8. Voer een portaalnaam in. Dit is de titel die in het browsertabblad verschijnt wanneer klanten zijn ingelogd op het ondersteuningsportaal.
9. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Portaaldomein’ en selecteer een domein. Voer in het veld ‘Slug’ de slug in die aan het einde van je URL zal verschijnen.
   • Als je nog geen domein hebt gekoppeld, lees dan hoe je een domein aan HubSpot koppelt.
   • Supportportals die worden gehost op een door HubSpot geleverd systeemdomein (bijv. hs-sites of hubspotpagebuilder) sturen geen lidmaatschapsmails naar een lidmaatschapstoegangsgroep.
   • Het supportportaal wordt weergegeven in de primaire taal die voor je domein is ingesteld.
     • Als je de taal van je domein wijzigt in je instellingen voor 'Domeinen en URL's' , wordt de taal van het supportportaal ook bijgewerkt. Lees meer over het beheren van de talen van je domein.
     • Ondersteuningsportalen in meerdere talen worden op dit moment niet ondersteund. Lees meer over het taanaanbod van HubSpot.

6. Klik op Volgende: Formulier selecteren.
7. Als u geen formulier aan uw supportportaal wilt koppelen, klikt u op 'Geen supportformulier'.
8. Om een ondersteuningsformulier aan te maken en te koppelen, klikt u op 'Een eenvoudig ondersteuningsformulier aanmaken' en vult u de volgende velden in:
   • Tekst op de knop om het formulier te openen: de tekst waarop gebruikers klikken om het ondersteuningsformulier te openen.
   • Formuliernaam: de naam van het supportformulier die bovenaan het formulier wordt weergegeven.

9. Klik op Volgende: kies de ticketinstellingen.
10. Om een standaardinbox te kiezen waar nieuwe tickets naartoe worden gestuurd, klikt u op het vervolgkeuzemenu en selecteert u een inbox of helpdesk.
11. Selecteer in het gedeelte ‘Toegangsrechten voor klanttickets ’ een van de volgende opties:
    • Alleen tickets waaraan ze zijn gekoppeld: wanneer een contactpersoon inlogt op het ondersteuningsportaal, worden alleen de tickets weergegeven die aan zijn of haar contactrecord zijn gekoppeld.
    • Alle tickets van hun bedrijf: wanneer een contactpersoon inlogt op het supportportaal, worden naast de tickets die aan zijn of haar contactrecord zijn gekoppeld ook alle tickets weergegeven die aan zijn of haar primaire bedrijfsrecord zijn gekoppeld.
    • Geselecteerde klanten kunnen bedrijfstickets zien: contactpersonen die aan de gedefinieerde criteria voldoen, kunnen bedrijfstickets bekijken. Om de eigenschappen te selecteren waaraan contactpersonen moeten voldoen om bedrijfstickets te kunnen bekijken, klikt u op 'Contact-eigenschappen beheren'. Stel in het rechterpaneel uw filtercriteria in.
12. Klik op Volgende: Toegang configureren.
13. Selecteer in het gedeelte ‘Toegang voor bezoekers ’ een optie:
    • Lidmaatschap van een toegangsgroep vereist: verleen specifieke contactpersonen toegang via toegangsgroepen. Klik ophet vervolgkeuzemenu en selecteer de toegangsgroepen wa en toegang moeten krijgen. Er wordt een eenvoudige registratie-e-mail verzonden naar de lijst met contactpersonen. Lees hoe u de registratie-e-mail kunt aanpassen.
    • Zelfregistratie vereist: sta iedereen toe zich te registreren en een eigen login voor het ondersteuningsportaal aan te maken. Om deze optie te selecteren, moet zelfregistratie zijn ingeschakeld in uw instellingen voor privé-inhoud.
14. Klik op ‘Installatie voltooien’.

Let op: e-mails met betrekking tot de registratie worden verzonden naar het e-mailadres dat bij het contact is opgeslagen.

Instellingen van het ondersteuningsportaal beheren

Nadat u uw supportportaal hebt ingesteld, kunt u de instellingen ervan configureren. U kunt bijvoorbeeld het domein van het portaal bewerken, de weergave van tickets aanpassen, de instellingen voor toestemmingsmeldingen beheren of een supportformulier toevoegen. Lees meer over het beheren van het supportportaal.