Skonfiguruj portal pomocy technicznej

Portal pomocy technicznej to obszar chroniony hasłem, w którym klienci mogą przeglądać swoje zgłoszenia do pomocy technicznej i zarządzać nimi. Zazwyczaj klienci uzyskują dostęp do portalu pomocy technicznej za pośrednictwem bazy wiedzy, ale można również udostępnić klientom bezpośredni link do portalu.

Uwaga: niniejszy artykuł dotyczy zaktualizowanej wersji portalu pomocy technicznej, która zastępuje dotychczasowy portal klienta. Jeśli utworzyłeś już portal klienta, zalecamy migrację do zaktualizowanej wersji.

Zanim zaczniesz

Przed skonfigurowaniem portalu pomocy technicznej należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• W portalu pomocy technicznej będą wyświetlane wyłącznie zgłoszenia:
  • Rozmowy niezwiązane ze zgłoszeniami nie będą wyświetlane w portalu pomocy technicznej. Dotyczy to wiadomości wysłanych na czacie, w Facebook Messengerze, poprzez formularz lub na firmowe adresy e-mail powiązane ze skrzynką odbiorczą rozmów lub centrum pomocy.
  • Zgłoszenia nie wymagają powiązanej rozmowy, aby pojawiły się w portalu pomocy technicznej.
• Jeśli masz włączone ustawienia dotyczące danych wrażliwych, załączniki wysłane za pośrednictwem HubSpot nie będą dostępne poza platformą HubSpot. W rezultacie klienci nie będą mogli wyświetlać plików zawierających dane wrażliwe w portalu pomocy technicznej.

Konfiguracja portalu pomocy technicznej

6. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Obsługa > Portal Klienta. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Obsługa > Portal Klienta.
7. Kliknij przycisk „Rozpocznij”.
8. Wprowadź nazwę portalu. Jest to tytuł, który pojawi się w zakładce przeglądarki, gdy klienci zalogują się do portalu pomocy technicznej.
9. Kliknij menu rozwijane „Domena portalu ” i wybierz domenę. W polu „Slug” wprowadź slug, który pojawi się na końcu adresu URL.
   • Jeśli nie masz podłączonej domeny, dowiedz się, jak podłączyć domenę do HubSpot.
   • Portale pomocy technicznej hostowane w domenie systemowej zapewnionej przez HubSpot (np. hs-sites lub hubspotpagebuilder) nie będą wysyłać e-maili dotyczących członkostwa do grupy dostępu dla członków.
   • Portal pomocy technicznej będzie wyświetlany w języku głównym ustawionym dla Twojej domeny.
     • Jeśli zmienisz język domeny w ustawieniach „Domeny i adresy URL ”, język portalu pomocy technicznej również ulegnie aktualizacji. Dowiedz się więcej o zarządzaniu językami domen.
     • Portale pomocy technicznej obsługujące wiele języków nie są obecnie obsługiwane. Dowiedz się więcej o ofertach językowych HubSpot.

6. Kliknij Dalej: Wybierz formularz.
7. Jeśli nie chcesz połączyć formularza z portalem pomocy technicznej, kliknij opcję „Brak formularza pomocy technicznej”.
8. Aby utworzyć i połączyć formularz pomocy technicznej, kliknij opcję „Utwórz podstawowy formularz pomocy technicznej ” i wypełnij następujące pola:
   • Tekst przycisku otwierającego formularz: tekst, który użytkownicy klikają, aby otworzyć formularz pomocy technicznej.
   • Tytuł formularza: nazwa formularza pomocy technicznej wyświetlana u góry formularza.

9. Kliknij Dalej: Wybierz ustawienia zgłoszenia.
10. Aby wybrać domyślną skrzynkę odbiorczą, do której będą wysyłane nowe zgłoszenia, kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy technicznej.
11. W sekcji „Uprawnienia do zgłoszeń klienta ” wybierz jedną z następujących opcji:
    • Tylko zgłoszenia, z którymi są powiązani: gdy kontakt loguje się do portalu pomocy technicznej, wyświetlane są wyłącznie zgłoszenia powiązane z jego rekordem kontaktowym.
    • Wszystkie zgłoszenia z jego firmy: gdy kontakt zaloguje się do portalu pomocy technicznej, pojawią się wszystkie zgłoszenia powiązane z jego głównym rekordem firmy, oprócz zgłoszeń powiązanych z jego rekordem kontaktu.
    • Wybrani klienci mogą przeglądać zgłoszenia firmowe: kontakty spełniające zdefiniowane kryteria mogą przeglądać zgłoszenia firmowe. Aby wybrać właściwości, które muszą spełniać kontakty, aby móc przeglądać zgłoszenia firmowe, kliknij opcję Zarządzaj właściwościami kontaktów. W prawym panelu skonfiguruj kryteria filtrowania.
12. Kliknij „Dalej: Skonfiguruj dostęp”.
13. W sekcji „Dostęp dla gości ” wybierz opcję:
    • Wymagane członkostwo w grupie dostępu: przyznaj dostęp określonym kontaktom za pomocą grup dostępu. Kliknij menu rozwijane i wybierz grupy dostępu , którym chcesz przyznać dostęp. Do osób z listy kontaktów zostanie wysłana prosta wiadomość e-mail z linkiem rejestracyjnym. Dowiedz się, jak dostosować wiadomość e-mail z linkiem rejestracyjnym.
    • Wymagana samodzielna rejestracja: zezwól każdemu na rejestrację i utworzenie własnego loginu do portalu pomocy technicznej. Aby wybrać tę opcję, musisz mieć włączoną samodzielną rejestrację w ustawieniach treści prywatnych.
14. Kliknij „Zakończ konfigurację”.

Uwaga: wiadomości e-mail związane z rejestracją będą wysyłane na adres e-mail członka podany w danych kontaktowych .

Zarządzaj ustawieniami portalu pomocy technicznej

Po skonfigurowaniu portalu pomocy technicznej należy dostosować jego ustawienia. Można na przykład edytować domenę portalu, dostosować sposób wyświetlania zgłoszeń, zarządzać ustawieniami powiadomień o zgodzie lub dodać formularz pomocy technicznej. Dowiedz się więcej o zarządzaniu portalem pomocy technicznej.