Overeenkomende records in gegevenssynchronisatie

Het nauwkeurig matchen van records in een gegevenssynchronisatie is belangrijk om ervoor te zorgen dat je records up-to-date zijn in zowel je HubSpot account als je app van derden.

Er zijn drie manieren om records te matchen in een gegevenssynchronisatie:

• Standaardinstellingen
• Kies uw velden
• Geen overeenkomst

Let op: de bovenstaande opties zijn niet voor elke gegevenssynchronisatie app of object beschikbaar.

Om te selecteren met welke methode uw records worden gematcht:

• Klik op de app waarvoor u de record matching wilt instellen.
• Klik op [object] synchroniseren.
• Navigeer in het gedeelte Configureren naar Record matching.

Standaardinstellingen

Met standaardinstellingen worden de volgende eigenschappen gebruikt om records te matchen in gegevenssynchronisatie:

• Contactpersonen of leads: E-mailadres
• Bedrijven: Bedrijfsnaam en/of Bedrijfsdomeinnaam
• Producten: SKU of naam

Als je bijvoorbeeld producten hebt met verschillende namen maar dezelfde SKU in je HubSpot account en je andere app, kun je de SKU gebruiken om ze te matchen. Dit helpt om je records consistent en nauwkeurig te houden.

Het matchen gebeurt onafhankelijk van veldtoewijzingen of filters die je hebt ingesteld. Als je er bijvoorbeeld voor kiest om producten te matchen op basis van hun SKU en je schakelt de veldtoewijzing SKU uit, dan worden records nog steeds gematcht op basis van de eigenschap SKU.

Let op: de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam moet worden gedefinieerd in een standaard veldtoewijzing om te worden gebruikt als identifier voor ontdubbeling.

Kies je eigen velden om op te matchen

Met deze optie kun je selecteren welke eigenschappen moeten worden gebruikt als identifier voor overeenkomende records. Je kunt bijvoorbeeld elk veld uit je andere app kiezen om te koppelen aan elke eigenschap in HubSpot. Dit geeft je meer controle over de synchronisatie.

HubSpot zal alleen de geselecteerde eigenschap gebruiken om records te matchen, wat kan resulteren in records die niet matchen zoals verwacht.

Als u bijvoorbeeld de eigenschap Website URL kiest om te matchen met records in een bedrijfssync in plaats van de standaard eigenschap Bedrijfsdomeinnaam te gebruiken:

• Bedrijven met verschillende Bedrijfseigen domeinnaam eigenschappen kunnen overeenkomen omdat ze dezelfde Website URL eigenschap hebben. In dit geval kunt u in het gedeelte Gegevensconflicten oplossen kiezen welke app prioriteit moet krijgen als het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie heeft.
• Bedrijven met dezelfde Bedrijfsnaam maar verschillende waarden voor Website URL komen mogelijk niet overeen. Dit kan leiden tot een dubbel record, omdat de synchronisatie afhankelijk is van de match om te beslissen of een nieuw record moet worden aangemaakt.

Let op: als u deze optie selecteert, is dit alleen van toepassing op records die nog niet gematcht zijn.

Verduidelijking overeenkomende identificator

Het wordt aanbevolen om HubSpot en je andere app te bekijken om te beslissen welke gedeelde eigenschappen je moet gebruiken voor gegevenssynchronisatie om records te koppelen. Zodra records zijn gekoppeld, vertrouwt de gegevenssynchronisatie op de record-ID's om een live synchronisatie te onderhouden.

• Als er een overeenkomst is gevonden op basis van de gekozen eigenschap, maakt de synchronisatie geen nieuw record aan in de andere app. In plaats daarvan wordt er een koppeling gemaakt tussen de twee record-ID's (waarbij dat paar record-ID's wordt opgeslagen) en worden ze verder gesynchroniseerd.
• Als er geen match wordt gevonden, maakt de synchronisatie een nieuw record in de andere app. De gegevenssynchronisatie slaat de record-ID van de nieuw gemaakte record op (gekoppeld aan de oorspronkelijke record-ID) en houdt de twee records synchroon.

Daarom moet je alleen een Record ID als overeenkomstige identifier kiezen als je die respectievelijke Record ID's al hebt gesynchroniseerd met de andere app. Dit maakt ze dan een gedeelde eigenschap.

Niet bij elkaar passen

Deze instelling voorkomt dat HubSpot records matcht. Afhankelijk van de synchronisatierichting, worden alle records gesynchroniseerd van HubSpot naar de andere app, of andersom. Deze synchronisatie houdt rekening met filters die zijn ingesteld in de sectie Beperkingen van de synchronisatie.

Deze instelling wordt aanbevolen als je een eerste synchronisatie wilt doen van alle gegevens van de ene app naar de andere. Hierdoor worden dubbele records gesynchroniseerd en worden records niet samengevoegd. Als je al records hebt in zowel HubSpot als in je andere app, kan het zijn dat de recordsynchronisatie mislukt. HubSpot voorkomt bijvoorbeeld dat records met hetzelfde e-mailadres met elkaar worden gesynchroniseerd.

Duplicaat voorkomen

Om te voorkomen dat dubbele records worden gesynchroniseerd naar je HubSpot account of je andere app, is het aan te raden om filters in te stellen in het gedeelte Beperking van je gegevenssynchronisatieconfiguratie. Filters beperken welke records worden meegenomen in de synchronisatie. Bekijk hier hoe je filters instelt.