De Google Agenda en Outlook Agenda synchronisatie met HubSpot stelt je in staat om tegelijkertijd een vergadering te registreren in je CRM, een agenda-evenement te maken voor die vergadering en uitnodigingen te versturen naar de gasten van de vergadering. Bovendien, als je in Google Agenda of Outlook Agenda een vergadergebeurtenis maakt met een HubSpot contactpersoon, dan verschijnt de gebeurtenis op de tijdlijn van hun contactpersoon.
Als je je agenda wilt gebruiken met de HubSpot vergadertool, raadpleeg dan dit artikel.
Let op: agendasynchronisatie synchroniseert alleen met de primaire agenda van een gebruiker. Als een gebruiker meerdere agenda's heeft in Outlook of Google, zal HubSpot alleen synchroniseren met de primaire of standaard agenda.
Verbind je Google Agenda met HubSpot
- Zoek naar de Google Agenda integratie en selecteer Google Agenda in de resultaten. Klik rechtsboven op App verbinden.
- Je wordt doorgestuurd naar Google om je aan te melden of kies een Google-account als je meerdere accounts hebt.
- Klik op Toestaan.
Let op: het is alleen mogelijk om HubSpot te integreren met je standaard Google agenda.
Je wordt teruggeleid naar HubSpot met een dialoogvenster dat aangeeft dat Google Agenda voor HubSpot is geïnstalleerd.
Verbind je Outlook agenda met HubSpot
Zorg ervoor dat je bent aangemeld bij het juiste e-mailaccount in Outlook voordat je verbinding maakt met HubSpot:
- Zoek naar de Outlook Agenda integratie en selecteer Outlook Agenda in de resultaten. Klik rechtsboven op App verbinden.
- Je wordt doorgestuurd naar Office 365, waar je kunt inloggen op je account.
- Controleer de gevraagde machtigingen en klik op Accepteren.
Nadat je je inloggegevens hebt ingevoerd, word je doorgestuurd naar HubSpot met een dialoogvenster waarin wordt aangegeven dat Outlook Agenda is geïnstalleerd.
Zodra de integratie is geïnstalleerd, kunnen andere gebruikers in het account navigeren naar Instellingen > Algemeen. Klik op het tabblad Agenda en klik op Uw agenda koppelen.
Let op: je kunt de Google Agenda-synchronisatie of de Outlook Agenda-synchronisatie verbinden met HubSpot. Beide integraties kunnen niet tegelijkertijd worden geïnstalleerd.
Een vergadering plannen in HubSpot
Nadat je je Google Agenda of Outlook Agenda hebt gekoppeld, navigeer je naar contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
- Klik in het linkerpaneel op het pictogram Ontmoeten date om een vergadergebeurtenis aan te maken.
- Voer in het pop-upvenster uw vergaderingsgegevens in.
- Klik op Opslaan om de vergadering aan uw agenda toe te voegen en de contactpersoon een uitnodiging voor de vergadering te sturen.
Meer informatie over
het plannen van een vergadering op een record van een contactpersoon, bedrijf, deal of ticket.
Let op: het verwijderen van een vergadering in HubSpot verwijdert de gebeurtenis niet uit Google Agenda of Outlook Agenda.
Een vergadering plannen in Google Agenda of Outlook Agenda
Als je een vergadering aanmaakt in Google Agenda of Outlook Agenda en een gast toevoegt die een contactpersoon is in je HubSpot-account, dan verschijnt de vergadering op hun tijdlijn. Hetzelfde geldt als een contactpersoon in HubSpot je uitnodigt voor een vergadering; de vergadering verschijnt dan op de tijdlijn van de contactpersoon.
Als je de gebeurtenis in je agenda bewerkt of verwijdert, verschijnen de updates ook automatisch in de vergadering op de tijdlijn van de contactpersoon.
Let op:
- Wanneer een vergadering wordt aangemaakt vanuit je gekoppelde agenda, wordt de vergadering alleen aangemeld op de tijdlijn van contactpersonen die al bestaan in je HubSpot-account. HubSpot maakt niet automatisch contactpersonen aan als de gasten nog niet bestaan in je HubSpot account.
- Om de vergadering op de tijdlijn van je contactpersoon te laten verschijnen, moet de gast hetzelfde e-mailadres gebruiken in de eigenschap E-mail van hun contactrecord.
- HubSpot voorkomt automatisch dat evenementen worden toegevoegd voor leden van je organisatie op basis van het e-maildomein (de doel- en verbonden domeinen van je portal) en bestaande gebruikers. Gebeurtenissen zullen ook niet worden gemaakt van @hubspot.com e-mailadressen.
- Evenementen die vóór de integratie zijn gemaakt, worden niet gesynchroniseerd met HubSpot, zelfs als gasten in dergelijke evenementen bestaan als contactpersoon in je HubSpot-account en hetzelfde e-mailadres hebben in de eigenschap E-mail. Alleen evenementen die zijn gemaakt in Google en Office 365 terwijl de integratie actief is, worden gesynchroniseerd met de tijdlijn van de contactpersoon.
- Voor terugkerende vergaderingen zal HubSpot alleen de eerste gebeurtenis in de reeks synchroniseren. Als een ander evenement in de serie verandert, of de reactie van een deelnemer verandert, zal het bijgewerkte evenement worden gesynchroniseerd met HubSpot. Als bijvoorbeeld iemand in een bepaalde week een reguliere wekelijkse vergadering afzegt, zal het evenement van die week worden gesynchroniseerd met HubSpot.
- De agendasynchronisatie van HubSpot synchroniseert geen privé agenda-evenementen met je HubSpot-account. Als een openbaar evenement later wordt gewijzigd in privé, blijft de afspraak in je HubSpot-account staan, maar worden wijzigingen aan het evenement niet meer gesynchroniseerd.
- Zodra een vergadering is aangemaakt, zal het toevoegen van deelnemers aan de vergadering in HubSpot ze niet toevoegen aan het agenda-evenement. Om dit probleem te voorkomen, kun je een kleine wijziging aanbrengen in de beschrijving van de vergadering op het moment dat je deelnemers toevoegt en vervolgens op Opslaan en update verzenden klikken.