Pijplijn automatiseringen instellen voor objecten

U kunt automatisch acties (bijvoorbeeld taken, meldingen) activeren wanneer records door pijplijnfasen of ticketstatussen gaan. U kunt bijvoorbeeld de ticketstatus instellen opWachten op klant wanneer een gebruiker een e-mail verstuurt vanuit een ticket. Dit document beschrijft pijplijnfasegebonden automatisering. 

Meer informatie over het gebruik van de volledige workflow-editor.

Let op: uw account kangepersonaliseerde namen gebruikenvoor elk object (bijvoorbeeld account in plaats van bedrijf). In dit artikel worden objecten aangeduid met hun standaardnamen van HubSpot.

Acties automatiseren op basis van pijplijnfasen

Je kunt automatiseringen maken op basis van deal-, project- en aangepaste objectpijplijnfasen. Je kunt bijvoorbeeld een taak maken of een interne melding verzenden wanneer de fase van een deal verandert.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer naar het gewenste object:
   1. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Deals.
   2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Projecten.
   3. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Aangepaste objecten.
3. Klik op het tabblad Pipelines.
4. Klik in het gedeelte Selecteer een pijplijn op het vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens de pijplijn die u wilt automatiseren.
5. Klik op het tabblad Automatiseren.
6. Als het gedeelte is samengevouwen, klikt u op Workflows helemaal opnieuw maken om het gedeelte uit te vouwen.
7. Klik in het gedeelte Triggeracties wanneer een [objectnaam] naar een nieuwe fase gaat op het plusteken (+) om een actie aan een pijplijnfase toe te voegen.
8. Stel in het linkerpaneel een actie in, zoals:
   • Om een interne melding te verzenden wanneer een deal de fase bereikt, selecteert u Interne e-mailmelding verzenden. Stel de details van de melding in en klik vervolgens op Opslaan.
   • Om een taak aan te maken wanneer een project een bepaalde fase bereikt, selecteert u Taak aanmaken. Voer de taakdetails in en klik vervolgens op Opslaan.
9. Klik op de actieballon om een bestaande actie te bewerken. Breng wijzigingen aan in het linkerpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
10. Beweeg de muisaanwijzer over een bestaande actie en klik vervolgens op het pictogram Op merkingen om een opmerking voor andere gebruikers achter te laten over een actie. Typ uw bericht en klik op Opmerking.
11. Beweeg de muisaanwijzer over een bestaande actie en klik vervolgens op het pictogram Verwijderen om een actie te verwijderen. Selecteer Alleen deze actie verwijderen om alleen de geselecteerde actie te verwijderen, of selecteer Deze actie en alle volgende acties verwijderen om de geselecteerde actie en alle acties daaronder te verwijderen.
12. Klik op Openen in workflows onder de acties van de fase om deze in de volledige workflow-editor te openen.
13. Schakel de schakelaar Workflow is [status] in om de workflow in of uit te schakelen.

Acties automatiseren op basis van ticketstatus

Configureer de ticketstatus op basis van gekoppelde e-mails

U kunt de status van tickets automatisch bijwerken wanneer gekoppelde e-mails worden verzonden of ontvangen. Dit zijn e-mails die vanuit het ticket worden verzonden en antwoorden van uw klanten op het ticket. De ticketstatus is de standaardproperty van HubSpot die tickets binnen uw pijplijn bijhoudt (bijvoorbeeld'Wachten op contactstatus' ).

Om de automatisering van de ticketstatus in te schakelen of te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarObjecten>Tickets.
3. Klik op het tabbladPipelines.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een pijplijn en selecteer vervolgens deticketpijplijndie u wilt automatiseren.
5. Klik op hettabblad Automatiseren. Als het gedeelte Sjabloonautomatisering is ingeklapt, klik je op het pictogram rechts om het uit te vouwen.
6. Om de automatisering van de ticketstatus in te schakelen, selecteert u in het gedeelte Ticketstatus bijwerken een selectievakje om een trigger in te schakelen:
   • Er wordt een e-mail naar een klant verzonden:de ticketstatus verandert wanneer een gebruiker een e-mail naar een contactpersoon uit het ticketrecord verzendt. E-mails die vanuit het contactrecord worden verzonden, leidenniettot een wijziging van de ticketstatus.
   • Een klant beantwoordt een e-mail: de ticketstatus verandert wanneer een contactpersoon reageert op dezelfde thread waarop het ticket is aangemaakt. Als het ticket is gesloten en vervolgens opnieuw is geopend, wordt de ticketstatus ook bijgewerkt bij nieuwe threads op het ticket. 

7. Om te bewerken op welke status het ticket wordt ingesteld op basis van de trigger, plaatst u de muisaanwijzer op de rij en klikt u vervolgens op Actie bewerken. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Status selecteren, selecteer een status en klik vervolgens op Opslaan.

Om de automatisering van de ticketstatus uit te schakelen of te bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarObjecten>Tickets.
3. Klik op het tabbladPipelines.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een pijplijn en selecteer vervolgens deticketpijplijndie u wilt automatiseren.
5. Klik op hettabblad Automatiseren. Als het is ingeklapt, klik je op het pictogram rechts om het gedeelte Sjabloonautomatisering uit te vouwen.
6. Schakel de selectievakjes Ticketstatus bijwerken uit.

Configureer aangepaste ticketpijplijnacties

U kunt aangepaste automatisering instellen op basis van wijzigingen in de eigenschapwaarde van de ticketstatus. U kunt een e-mail of een interne melding verzenden. U kunt andere acties (bijv. vertakkingen, vertragingen) instellen via de workflowtool.

Om acties op basis van ticketstatussen te configureren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarObjecten>Tickets.
3. Klik op het tabbladPipelines.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een pijplijn en selecteer vervolgens deticketpijplijndie u wilt automatiseren.
5. Klik op hettabblad Automatiserenen klik vervolgens om het gedeelte Workflows helemaal opnieuw maken uit te vouwen.
6. Klik in hetgedeelte Acties activeren wanneer een ticket een bepaalde status bereiktop hetplusteken (+) om een actie aan een ticketstatus toe te voegen.
7. Stel in het linkerpaneel uw actie in op basis van uw doelstellingen:
   • Selecteer Interne e-mailmelding verzenden om een interne melding naar uw team te sturen wanneer een ticket een bepaalde status bereikt. Stel de details van de melding in en klik vervolgens op Opslaan.

• Selecteer E-mail verzenden om een e-mail te verzenden wanneer een ticket wordt geopend (bijv. nieuwe status) of gesloten (bijv. gesloten status). Klik op Geautomatiseerde e-mail, selecteer een e-mail en klik vervolgens op Opslaan. U kunt kiezen uit de volgende soorten e-mails:
  • Selecteer Ticket ontvangen ofTicket gesloten om een standaard e-mail van HubSpot te gebruiken. Om de standaardsjabloon te bewerken, klik je op Bewerken naast de naam van de e-mail, breng je je wijzigingen aan en klik je vervolgens op E-mail opslaan.
  • Selecteer een aangepaste geautomatiseerde e-mail. Om een aangepaste e-mail te bewerken, klikt u op de naam van de e-mail. U wordt naar de marketing-e-mailtool geleid.

Let op: de standaard e-mails voor ontvangen tickets en gesloten tickets zijn transactionele e-mails die door HubSpot worden aangemaakt. Transactionele e-mails worden gebruikt voor op relaties gebaseerde interacties, zoals een bevestigingsmail na een aankoop. Contactpersonen hoeven niet als marketing te worden ingesteld om een transactionele e-mail te ontvangen. Als je ervoor kiest om in plaats daarvan een niet-transactionele geautomatiseerde e-mail te verzenden, moeten contactpersonen wel als marketing worden ingesteld om de e-mail te ontvangen. Als je account deadd-on voor transactionele e-mails heeft, lees dan hoe je aangepaste transactionele e-mails kunt maken.

• Je kunt ook andere ticketgebaseerde workflowacties selecteren, waaronder vertragingen, vertakkingen, communicatie, CRM en gegevensacties. Stel de actie in en klik vervolgens op Opslaan.

8. Schakel de schakelaar Workflow is [status] in of uit om de workflow in of uit te schakelen.

Om een bestaande actie te bewerken of te verwijderen of een opmerking toe te voegen:

1. Navigeer naar uw ticketpijplijnworkflow.
2. Klik op de actieballon om een bestaande actie te bewerken. Breng wijzigingen aan in het linkerpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
3. Klik op het pictogram Opmerkingen om een opmerking voor andere gebruikers achter te laten over een actie. Voer in het dialoogvenster uw bericht in en klik op Opmerking.
4. Klik op het pictogram Verwijderen om een actie te verwijderen. U hebt twee opties:
   • Alleen deze actie verwijderen: verwijdert alleen de geselecteerde actie.
   • Deze actie en alle volgende acties verwijderen: verwijdert de geselecteerde actie en alle acties daaronder.
5. Klik op Openen in workflows onder de actievakken om naar de workflow-editor te gaan. In de workflow-editor kunt u meer acties toevoegen en de instellingen van de workflow bewerken.

Let op: standaard zijn de bovenstaande geautomatiseerde acties niet van toepassing op live chat- of Facebook Messenger-gesprekken. Om ticketautomatisering voor live chat of Facebook Messenger te hebben, kunt ueen workflow maken en aanpassenen deinschrijvingstriggersvan de workflow aanpassen om gesprekken op te nemen waarvan debrongelijk is aanChat.

Geautomatiseerde ticket-e-mails bewerken (BETA)

Als u een gebruiker bent van een account dat is ingeschreven voor de Ticketautomatiseringsberichten bewerken beta hebt ingeschreven, kun je de standaard geautomatiseerde e-mails voor ontvangen tickets of gesloten tickets bewerken in de marketing-e-maileditor. Hiermee kun je de stijl aanpassen, modules toevoegen en andere personalisatietokens gebruiken. 

Om de standaard geautomatiseerde ticket-e-mails te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Tickets.
3. Klik op het tabblad Pipelines.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een pijplijn en selecteer vervolgens de ticketpijplijn die u wilt automatiseren.
5. Klik op het tabblad Automatiseren . 
6. Klik om het gedeelte Workflows helemaal opnieuw maken uit te vouwen.
7. Klik op de kaartE-mail verzenden op denaam van de e-mail (bijvoorbeeldTicket ontvangen,Ticket gesloten).
   • Als u de juiste workflowactie niet ziet, stelt u eerst de workflow-e-mailactie in.
   • Klik in het workflowactiepaneel in het gedeelte E-mailvoorbeeld opBewerken.
8. Klik rechtsboven opE-mail bewerken.
9. Bewerk de e-mail.
10. Klik opBijwerken wanneer u klaar bent.