Om gevoelige informatie op te slaan in je HubSpot account, zoals persoonlijke identificatie, financiële, gezondheids- of medische informatie, kunnen gebruikers met Super Admin rechten de instelling Gevoelige gegevens inschakelen. Zodra de instelling is ingeschakeld, kun je aangepaste eigenschappen maken waarin gevoelige gegevens worden opgeslagen en vervolgens de toegang van gebruikers tot de eigenschappen beperken met behulp van permissies op veldniveau.
Voordat je Sensitive Data gaat opslaan, moet je de volgende informatie doornemen, inclusief vereisten, beperkingen en aanbevelingen met betrekking tot de Sensitive Data functionaliteit.
Voordat je eigenschappen met Gevoelige gegevens kunt maken, moet je Gevoelige gegevens inschakelen in de instellingen voor Privacy & Toestemming en de bijbehorende voorwaarden accepteren. Gebruikers moeten Super Admin-rechten hebben om Gevoelige gegevens in te schakelen.
Let op: als je Gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, kun je deze niet meer uitschakelen. Als je eenmaal een gegevenscategorie hebt geselecteerd, kun je deze niet meer verwijderen, maar je kunt wel categorieën toevoegen als dat nodig is.
Let op: hoewel HubSpot een robuust beveiligingsprogramma biedt om uw persoonlijke en gevoelige gegevens te beschermen, ongeacht de inhoud, helpen deze identificatieprocessen voor het type gegevens ervoor te zorgen dat uw HIPAA- en wettelijke behoeften worden ondersteund. Door je te identificeren als een HIPAA Covered Entity of Business Associate, kan HubSpot de toepassing van de Business Associate Agreement (BAA) volgen en voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
Nadat je de instelling hebt ingeschakeld om Gevoelige gegevens op te slaan, moet je mogelijk acties ondernemen of bepaalde instellingen bijwerken om je gegevens beter te beschermen. Bekijk de aanbevelingen om je te helpen bij het beheren van gevoelige gegevens:
Superadmins kunnen een eigenschap markeren als gevoelig. Je kunt ook aangeven of de eigenschap beschermde gezondheidsinformatie zal opslaan. Standaard worden gegevens in HubSpot onderweg en in rust versleuteld. Het markeren van een eigenschap als gevoelig voegt een extra laag van encryptie toe, applicatie laag encryptie, die individuele accounts en hun Gevoelige Gegevens meer bescherming en isolatie geeft. Gevoelige gegevens die nodig zijn voor zoekopdrachten en rapportages worden opgeslagen in beschermde omgevingen met zeer beperkte toegang. Toegang tot de niet-versleutelde waarden voor eigenschappen van Gevoelige gegevens is beperkt tot aangewezen HubSpot-toepassingen en door de gebruiker goedgekeurde verbonden privé-apps.
Let op: het volgende wordt verwacht bij het maken van eigenschappen:
Leer in de onderstaande secties meer over het gebruik van Sensitive Data eigenschappen en het beheren van Sensitive Data in HubSpot tools.
Zodra je een eigenschap hebt gemaakt om Gevoelige gegevens op te slaan:
Let op: bij downgraden van een Enterprise abonnement waarbij Gevoelige gegevens zijn ingeschakeld:
Met de mogelijkheid om Gevoelige gegevens op te slaan in HubSpot, kun je HubSpot formulieren en niet-HubSpot formulieren gebruiken om vertrouwelijk gevoelige informatie van je bezoekers te verzamelen. Gevoelige gegevens die via formulieren worden verzameld, worden versleuteld en veilig gesynchroniseerd naar de CRM. Bestanden die worden geüpload via formulieren die gekoppeld zijn aan een Sensitive Data eigenschap worden ook als gevoelig beschouwd.
Alleen gebruikers met de juiste machtigingen om gevoelige gegevens te bekijken, kunnen de waarden van ingevulde formulieren en bestanden die als gevoelig zijn gemarkeerd, bekijken. Alle meldingen bij het indienen van formulieren voldoen ook aan de vereisten voor gebruikersrechten voor gevoelige gegevens.
Ontwikkelaars kunnen de API-documentatie gebruiken om integraties te bouwen die Gevoelige Data synchroniseren. Conform de voorwaarden voor Gevoelige Gegevens erkent u, indien u ervoor kiest te integreren met of anderszins gebruik te maken van producten van derden in verband met de Abonnementsdienst, dat Klantgegevens die worden gehost of verwerkt door dergelijke Producten van Derden worden gehost in overeenstemming met het beleid van die derden.
Als u HIPAA-beschermde Gevoelige gegevens opslaat, wordt de Snowflake Data Share-integratie alleen ondersteund voor de volgende regio's: AWS US_EAST_1 en AWS EU_CENTRAL_1.
Met de mogelijkheid om Gevoelige gegevens op te slaan, kun je bestanden met gevoelige informatie opslaan in tools in HubSpot. Zodra je de instelling Gevoelige gegevens inschakelt, worden bijlagen die op de onderstaande manieren worden geüpload, beschermd door een extra laag van encryptie in de databaseopslag van HubSpot. Dit verwijdert ook de optie om bestanden extern te delen zonder verificatie en zorgt ervoor dat HubSpot-medewerkers geen toegang hebben tot de bijlagen.
Wanneer bestanden worden toegevoegd via de volgende methoden, worden ze beveiligd:
Je kunt de toegang van gebruikers tot bijlagen regelen via machtigingen voor elke tool. Je kunt bijvoorbeeld de toegang tot contactpersonen beperken voor specifieke gebruikers die geen toegang mogen hebben tot contactpersonenbestanden.
Let op: bestanden worden niet beschermd in de volgende scenario's:
Zodra Gevoelige gegevens is ingeschakeld in uw account, bevatten bepaalde meldingen geen voorvertoning (bijvoorbeeld een voorvertoning van de hoofdtekst van een notitie) om te voorkomen dat Gevoelige gegevens worden weergegeven. Dit gebeurt momenteel voor de volgende meldingen: je wordt @-genoemd in een record of in een opmerking, je krijgt een taak toegewezen of een herinnering, er is activiteit in een record dat je volgt of er is een opmerking over een activiteit waarbij je betrokken bent.
De AI-tools van HubSpot kunnen je helpen bij het automatiseren van taken, het verzamelen van gegevensinzichten, het opstellen van content en meer in het HubSpot-klantenplatform. Alleen gebruikers met Super Admin rechten kunnen bepaalde AI tools aanzetten, zoals AI Assistants.
Als je Gevoelige gegevens inschakelt, worden de eigenschappen van Gevoelige gegevens die je aanmaakt niet gebruikt om de AI-modellen van HubSpot te trainen. Andere Klantgegevens binnen uw account kunnen echter wel worden gebruikt om de AI-modellen van HubSpot te trainen. Je kunt je afmelden voor het gebruik van je Klantgegevens voor machine learning door een e-mail te sturen naar privacy@hubspot.com. Bekijk voor meer informatie de Servicevoorwaarden van HubSpot en het Privacybeleid van HubSpot.
Let op: vermijd het delen van gevoelige informatie in je prompts. Om het product te verbeteren, registreert en bewaart HubSpot je prompts, gegenereerde taal en gebruiksgegevens wanneer je AI-producten gebruikt. HubSpot deelt uw prompts met AI-serviceproviders om uw gebruik van AI-producten mogelijk te maken en AI-serviceproviders slaan uw prompts op ten behoeve van contentmoderatie. Uw prompts kunnen aan u worden toegewezen. Op uw gebruik van HubSpot's beta AI Producten zijn onze Bèta Voorwaarden van toepassing en op AI Producten die zijn opgenomen in onze Abonnementsdiensten zijn onze Productspecifieke Voorwaarden van toepassing.
De AI-producten van HubSpot maken geen deel uit van de functies voor Gevoelige gegevens. Bepaalde AI-producten kunnen Gevoelige gegevens verwerken die u mogelijk niet van plan was op te nemen bij het genereren van resultaten op basis van de ingevoerde prompt. Deze tools omvatten:
Als je bijvoorbeeld gevoelige gegevens bespreekt tijdens een gesprek, moet je de tool Gesprekssamenvattingen niet gebruiken. Hoewel het misschien niet je bedoeling was om gevoelige gegevens in te voeren in je vraag, zou de tool Samenvattingen van gesprekken alle inhoud van het gesprek verwerken.
Raadpleeg de kaarten met AI-modellen voor meer informatie over de AI-tools van HubSpot. Vermijd het gebruik van AI-tools als je niet wilt dat de AI-tools je Gevoelige gegevens verwerken.
Je kunt gevoelige informatie opslaan in elk Data Center dat je gebruikt. Als je echter eenmaal de instelling Gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, kun je op dit moment niet migreren naar een ander Data Center.