Een offerte voor contractverlenging opstellen

Contracten vormen de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet in HubSpot. Maak een verlengingsofferte aan wanneer het huidige contract van een klant bijna afloopt, om zo de toezegging van je klant voor de volgende looptijd te verkrijgen. Wanneer een verlengingsofferte wordt geaccepteerd, wordt er een nieuw contract aangemaakt dat automatisch aan het vorige contract wordt gekoppeld. Je kunt verlengingen ook rechtstreeks vanuit contracten aanmaken.

Lees om aan de slag te gaan meer over:

• Het configureren van verlengingsbeheer in de contractinstellingen.

• Hoe contracten worden gebruikt in HubSpot.

• Hoe je rechtstreeks contracten aanmaakt of contracten aanmaakt op basis van geaccepteerde offertes.

• Het beheer van het verlengingsproces in HubSpot.

• Het maken van sjablonen voor verlengingsoffertes.

Een verlengingsofferte aanmaken

Maak een verlengingsofferte aan op basis van een bestaand contract. Verlengingsoffertes moeten aan een deal zijn gekoppeld. Je kunt tijdens het opstellen van de verlengingsofferte een deal aanmaken of handmatig een bestaande deal koppelen.

Om een verlengingsofferte aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op de naam van het contract.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op Acties en selecteer vervolgens een optie:
   • Als je bent aangemeld voor de bèta van de HubSpot- -functie 'Direct aanmaken, bewerken en verlengen van contracten', klik je op 'Verlengen' en selecteer je vervolgens 'Contract direct verlengen'.
   • Als je niet bent aangemeld voor de bèta van ' ' voorhet direct aanmaken, bewerken en verlengen van HubSpot-contracten, klik dan op 'Offerte voor contractverlenging aanmaken'.
4. In het rechterpaneel:
   
   • Als de instelling 'Automatisch nieuwe deals aanmaken voor verlengingsoffertes' is ingeschakeld, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Deal-pijplijn' en selecteer je een pijplijn. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu 'Deal-fase' en selecteer een deal-fase.
   • Als de instelling 'Automatisch nieuwe deals aanmaken voor verlengingsoffertes' is uitgeschakeld, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Koppelen aan een deal' en selecteer je een deal, of klik je op 'Een nieuwe deal aanmaken' om een nieuwe deal aan te maken.

Let op: om een nieuwe deal voor de verlengingsofferte aan te maken, moet u over de machtiging 'Aanmaken' voor deals beschikken.

5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een offertesjabloon' en selecteer een offertesjabloon. Lees meer over het instellen van offertesjablonen.
6. Klik in het veld ‘Ingangsdatum wijziging’ op de datumkiezer en selecteer de datum waarop de wijziging van kracht wordt.
7. Als de instelling'Gebruikers toestaan de standaardpro rata -berekeningte overschrijven' is ingeschakeld, schakel dan het selectievakje 'Kosten en tegoeden pro rata berekenen voor de resterende factureringsperiode' uit om kosten niet pro rata te berekenen. Als het selectievakje is aangevinkt, worden de kosten pro rata berekend.
8. Klik op 'Offerte aanmaken'.
9. U wordt doorgestuurd naar de offerte-editor. De gegevens van de verkoper en de koper worden automatisch overgenomen uit het contract.
10. Stel de offerte op.
11. Om het overzicht te bewerken, inclusief de 'Ingangsdatum wijzigen', klik je op het gedeelte 'Overzicht' in de offerte-editor. In de editor in de linkerzijbalk, onder 'Ingangsdatum wijzigen':
    • Klik op het vervolgkeuzemenu „Ingangsdatum“ en selecteer een optie:
      • Bij overeenkomst: de standaardinstelling. Dit is de datum waarop de offerte de status ‘Geaccepteerd’ krijgt, hetzij via een elektronische handtekening, een ‘klik om te accepteren’-overeenkomst, of doordat een HubSpot-gebruiker de offerte als ondertekend markeert.
      • Aangepaste datum: een zelfgekozen datum. Je kunt de ingangsdatum van een offerte instellen op een datum in het verleden. Als je een datum in het verleden gebruikt, is de vervaldatum wordt behandeld als de uiterste ondertekeningsdatum voor de koper. Dit betekent dat de koper nog steeds op elk moment tot aan de vervaldatum kan ondertekenen, zelfs als de ingangsdatum in het verleden ligt. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, klik je op de datumkiezer en selecteer je de datum waarop de verlenging van kracht wordt.
      • Uitgestelde start (dagen): stelt de startdatum van de facturering met een aantal dagenuit na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie het aantal dagen in.
      • Uitgestelde start (maanden): stelt de startdatum van de facturering met een aantal maanden uit na het afrekenen. Nadat u deze optie hebt geselecteerd, voert u het aantal maanden in.
    • Bewerk in het veld ‘Label ’ het label dat boven de ingangsdatum wordt weergegeven.
12. In de editor in de linkerzijbalk, onder Looptijd:
    • Bewerk in het veld Label het label dat boven de looptijd wordt weergegeven.
    • Zet de schakelaar 'Looptijd' uit om deze te verbergen.

16. In de editor in de linkerzijbalk, onder ‘Totale korting’:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Opmaak’ en selecteer een optie:
      • Weergeven als bedrag: toon het kortingsbedrag in de offertevaluta.
      • Weergeven als percentage: toon de korting als een percentage.
      • Weergeven als percentage en bedrag: toon de korting als percentage en als bedrag in de offertevaluta.
    • Wijzig in het veld 'Label' de tekst die boven de totale korting wordt weergegeven.
    • Zet de schakelaar ‘Totale korting’ uit om deze te verbergen.
17. In de linkerzijbalk, onder ‘Totale contractwaarde’:
    • Bewerk in het veld 'Label ' het label dat boven de totale contractwaarde wordt weergegeven.
    • Zet de schakelaar 'Totale contractwaarde' uit om deze te verbergen. De totale contractwaarde wordt niet weergegeven als een van de regelitems een onbepaalde factureringstermijn heeft. Pas de factureringstermijn van het regelitem aan om de totale contractwaarde weer te geven.
18. Het bijgewerkte totaalbedrag, inclusief de van toepassing zijnde belasting, verschijnt onder de regelitems.
    
    
19. Om een verlengingsofferte te delen, klikt u rechtsboven op 'Delen '.

Een verlengingsofferte maken met behulp van een workflow

U kunt een verlengingsofferte maken via een workflowactie in een dealgebaseerde workflow. Om een verlengingsofferte te maken via een dealworkflow:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Maak een workflow aan of klik op een bestaande workflow om deze te bewerken.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Klik op + onder uw trigger.
5. Klik in het linkerpaneel om het gedeelte CRM uit te vouwen.
6. Selecteer 'Vernieuwingsofferte op basis van contract aanmaken'.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Contract ' en selecteer een aanbevolen optie of 'Contracten: alle gekoppelde'.
8. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Sjabloon' en selecteer een offertesjabloon.
9. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selectiemethode voor deal' en kies een optie:
   • 'Nieuwe deal met standaardpijplijn/fase': hiermee maakt u een nieuwe deal aan in de standaardfase van de geselecteerde pijplijn.
   • Bestaande deal: om een andere deal te selecteren, klikt u na het selecteren van deze optie op het vervolgkeuzemenu 'Deal' en selecteert u een deal.
10. Klik rechtsboven op 'Opslaan'.
11. Klik rechtsboven op 'Controleren en activeren' om de workflow te activeren.

Wat gebeurt er nadat een verlengingsofferte is geaccepteerd

Nadat een verlengingsofferte door de klant is geaccepteerd:

• Voltooien klanten de betaling via het betalingsproces voor de offerte.
• Het nieuwe contract wordt automatisch gekoppeld aan het vorige contract. Om het contract te bekijken:

• 1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
  2. Zoek de naam van het nieuwe contract en klik erop. Of klik op de naam van het bestaande contract. Ga vervolgens in de rechterzijbalk naar de kaart 'Contracten' om het nieuwe contract te bekijken. Het verlengingscontract wordt ook weergegeven op de tabbladen 'Activiteiten ' en 'Geschiedenis '.

• Beheer vanaf de verlengingsdatum updates en wijzigingen vanuit het nieuwe contract.

Volgende stappen

• Lees meer over het maken van sjablonen voor wijzigings- en verlengingsoffertes.
• Lees meer over het bekijken en beheren van contracten, inclusief het maken van offertes voor wijzigingen en verlengingen, het beëindigen van contracten, het koppelen van contracten aan andere records en het exporteren van contracten.