HubSpot-gebruikers deactiveren en verwijderen

Het wordt aanbevolen om een HubSpot-gebruiker uit je HubSpot-account te deactiveren of te verwijderen wanneer deze het account niet langer gebruikt, met name als de gebruiker niet langer in dienst is bij het bedrijf of is overgestapt naar een nieuwe functie waarvoor geen toegang tot HubSpot meer nodig is. Het wordt ook aanbevolen om gebruikers te verwijderen wanneer ze zijn gedeactiveerd en naar verwachting niet zullen terugkeren. 

Het verschil tussen het deactiveren en verwijderen van een gebruiker

Als u een gebruiker uit uw HubSpot-account wilt verwijderen, moet u deze eerst deactiveren. Na deactivering kunt u de gebruiker vervolgens volledig uit uw HubSpot-account verwijderen. Hieronder wordt uitgelegd wat het verschil is tussen het deactiveren en het verwijderen van een gebruiker.

• Een gebruiker deactiveren:
  • De gebruiker kan niet langer inloggen of toegang krijgen tot het account, maar zijn of haar gebruikersprofiel en bijbehorende gegevens blijven behouden voor rapportage en prognoses.
  • De gebruiker kan later opnieuw worden geactiveerd met zijn of haar huidige middelen. De gebruiker blijft bijvoorbeeld toegewezen aan zijn of haar records.
  • De gebruiker ontvangt geen meldingen meer van het account waarin hij of zij is gedeactiveerd.
  • De gebruiker behoudt zijn betaalde licentie, maar deze telt niet mee voor het totale aantal licenties van het account.

• Een gebruiker verwijderen:
  • De gebruiker moet worden gedeactiveerd voordat u hem of haar volledig uit uw account kunt verwijderen.
  • De gebruiker kan zich niet langer aanmelden of toegang krijgen tot het account, en zijn of haar gebruikersprofiel wordt uit het account verwijderd.
  • De gebruiker wordt ontkoppeld van gesprekken en assets en wordt ook verwijderd uit rapporten. Lees meer over wat er uit het account wordt verwijderd wanneer u een gebruiker verwijdert.

Wie kan gebruikers deactiveren of verwijderen

Gebruikers met Superbeheerder bevoegdheden kunnen andere gebruikers deactiveren en verwijderen. Bovendien kan een gebruiker zichzelf uit een HubSpot-account verwijderen of zijn of haar gebruikersaccount volledig verwijderen nadat deze uit alle HubSpot-accounts is verwijderd. Door een gebruikersaccount te verwijderen, wordt het volledig uit de HubSpot-systemen verwijderd. Om veiligheidsredenen kan HubSpot Support geen gebruikers in een account deactiveren of verwijderen.

Een gebruiker deactiveren

Door een gebruiker te deactiveren, behoud je de historische activiteiten van de gebruiker zonder de toegang tot belangrijke gegevens te verliezen. Wanneer gedeactiveerde gebruikers opnieuw worden geactiveerd, blijven hun historische activiteiten, zoals wijzigingen in eigenschappen en inhoudsupdates, beschikbaar.

Zorg dat je op de hoogte bent van de vereisten voordat je een gebruiker deactiveert

Houd rekening met het volgende voordat je een gebruiker deactiveert:

• Het kan tot vijf minuten duren voordat de deactivering in alle systemen van HubSpot van kracht is.
• Het wordt aanbevolen om alle assets die de gebruiker bezit opnieuw toe te wijzen voordat u de gebruiker deactiveert.
• Als de gebruiker assets bezit of is opgenomen als criterium voor een filter (bijv. workflows), moet u deze handmatig uit die tools verwijderen.
• Als de gebruiker eigenaar is van planningspagina's, is opgenomen in een groep of in round-robin-planningspagina's, of deel uitmaakt van een vergaderrotatie, moet u deze verwijderen of opnieuw toewijzen, zodat er geen vergaderingen voor deze gebruiker worden geboekt. Als de gebruiker

Let op: het is niet mogelijk om de standaardvergaderlink van een gebruiker te verwijderen of het eigendom ervan over te dragen. Vraag de gebruiker in deze gevallen om de planningspagina's in zijn of haar gebruikersinstellingen uit te schakelen vóór de deactivering, of verwijder de gebruiker nadat je hem of haar hebt gedeactiveerd. Gebruikers in een Enterprise-accountkunnen inloggen als een andere gebruiker om de planningspagina's uit te schakelen.

• • Indien de planningspagina van een gebruiker niet opnieuw wordt toegewezen of verwijderd, als de gebruiker lid blijft van een groep of een round-robin-planningspagina, of als hij of zij is opgenomen in een roulatie, zullen er nog steeds vergaderingen voor de gebruiker worden gepland. Als gevolg hiervan kan een contactpersoon een uitnodiging ontvangen voor een vergadering met de gedeactiveerde gebruiker, en krijgt de gebruiker hiervan geen melding in zijn of haar agenda of via meldingen.

• • Als er een vergadering wordt geboekt voor een contactpersoon, hetzij via de eigen planningspagina van de gedeactiveerde gebruiker, via een groeps- of round-robin-planningspagina, of via een roulatie, zal de vergadering niet worden weergegeven in de activiteitenfeed van de contactpersoon. Als de contactpersoon via een planningspagina heeft geboekt, wordt de paginaweergave wel getoond in de activiteitenfeed van de gebruiker.
  • Na de deactivering van een gebruiker werkt de workflowautomatisering niet meer voor het boeken van vergaderingen. Als er bijvoorbeeld een workflow is ingesteld die wordt geactiveerd wanneer er een vergadering wordt geboekt met de gedeactiveerde gebruiker, wordt deze na de deactivering niet meer geactiveerd.

• Als een gebruiker is ingesteld als contactpersoon in uwinstellingen voor Account en facturering, moet u hem of haar uit die rol verwijderen.
• Gedeactiveerde gebruikers worden overgeslagen bij het gebruik van de workflowactie ‘Eigenaar van record rouleren’ en worden verwijderd als opties bij het instellen van de eigenaar van een record.
• Zodra een gebruiker is gedeactiveerd, worden zijn of haar individuele zakelijke e-mailadressen losgekoppeld. De gebruiker kan dan geen nieuwe e-mails meer in het CRM registreren, inclusief geplande e-mailreeksen. 
• Alle team-e-mails die de gebruiker aan de conversatie-inbox heeft gekoppeld, blijven gekoppeld.

Stappen om een andere gebruiker te deactiveren 

Om een gebruiker te deactiveren: 

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Beweeg de muisaanwijzer over de naam van de gebruiker, klik vervolgens op Acties en selecteer Gebruiker deactiveren.
4. Controleer in het dialoogvenster de mededeling en klik vervolgens op 'Gebruiker deactiveren'. De gebruiker ontvangt een e-mail waarin wordt aangegeven dat zijn of haar profiel is gedeactiveerd.

Een gedeactiveerde gebruiker opnieuw activeren

Een gebruiker die eerder is gedeactiveerd opnieuw activeren: 

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Gebruik het vervolgkeuzemenu 'Status ' en selecteer'Gedeactiveerd'. Zoek vervolgens de naam van de gebruiker en klik erop.
4. Klik op 'Acties'. Selecteer vervolgens 'Gebruiker opnieuw activeren'. Alle licenties die vóór de deactivering aan de gebruiker waren toegewezen en die niet zijn vrijgegeven, worden opnieuw geactiveerd. Ga naar het tabblad'Toegang' om de aan de gebruiker toegewezen licenties te bekijken.
5. Klik in het dialoogvenster op 'Gebruiker opnieuw activeren'. De gebruiker ontvangt een e-mail waarin staat dat zijn of haar profiel opnieuw is geactiveerd. De gebruiker ontvangt een e-mail waarin staat dat zijn of haar profiel opnieuw is geactiveerd en verschijnt in de lijst met actieve gebruikers met zijn of haar eerdere toegangsrechten.

Een andere gebruiker verwijderen

Voordat u een gebruiker volledig uit uw HubSpot-account verwijdert,moet de gebruiker worden gedeactiveerd. Als jeeen gebruiker verwijdert, worden het gebruikersprofiel en alle bijbehorende gegevens volledig uit het HubSpot-account verwijderd. 

Zorg dat u de vereisten begrijpt voordat u een gebruiker verwijdert

Houd rekening met het volgende voordat je een gebruiker verwijdert:

• Voordat je een gebruiker verwijdert, moet je alle records die eigendom zijn van die gebruiker opnieuw toewijzen. Lees meer overhet instellen van het eigendom van records in HubSpot.
• Als een gebruiker is ingesteld als contactpersoon in jeinstellingen voor Account en facturering, moet je deze persoon eerst uit die rol verwijderen voordat je hem of haar als gebruiker kunt verwijderen.
• Wanneer u een gebruiker verwijdert, kunt u deze gebruiker niet herstellen. In plaats daarvan moet u het aanmaakproces voor gebruikers opnieuw doorlopen. Records die eerder aan de verwijderde gebruiker waren toegewezen, moeten opnieuw worden toegewezen zodra deze weer wordt toegevoegd.
• Wanneer je een gebruiker verwijdert, stuurt HubSpot automatisch een e-mail naar de gebruiker om hem of haar te laten weten dat het profiel is gedeactiveerd. Als je de gebruiker later weer toevoegt, behandelt HubSpot deze als hetzelfde bestaande gebruikersaccount, niet als een nieuwe gebruiker. Records die eerder aan de verwijderde gebruiker waren toegewezen, moeten opnieuw worden toegewezen zodra de gebruiker weer is toegevoegd.

• Wanneer een gebruiker uit een account wordt verwijderd, verwijdert HubSpot geen assets of activiteiten die deze gebruiker heeft aangemaakt. Dit omvat assets zoals blogberichten, pagina's, lijsten, workflows, formulieren en rapporten, evenals verkoopactiviteiten zoals geregistreerde e-mails en notities. Bij assets wordt'Gedeactiveerd/Verwijderd (e-mailadres van de gebruiker)'weergegeven als maker.

• Eventuele planningspagina’s die door de verwijderde gebruiker zijn aangemaakt, worden verwijderd.

• Alle sociale berichten die door de verwijderde gebruiker zijn gepubliceerd, blijven gepubliceerd. Als de verwijderde gebruiker echter beheerder was van sociale media-accounts, moet udie accounts mogelijkopnieuw koppelen.

• De gebruiker blijft staan als blogauteur. Lees hier hoe je het profiel van de blogauteur handmatig kunt verwijderen.
• Eventuele marketingmails die door een verwijderde gebruiker zijn aangemaakt, blijven bestaan, maar alle gebruikersinformatie die aan de marketingmail is gekoppeld, verdwijnt. Er wordt bijvoorbeeld geen naam weergegeven wanneer je bekijkt door wie de marketingmail is aangemaakt.

• Alle sequenties, sjablonen en documenten die in uw account zijn aangemaakt, blijven behouden; de verwijderde gebruiker moet zijn of haar verkoopsjablonen echter vóór de verwijdering hebben gedeeld, zodat andere gebruikers er toegang toe hebben.

• Alle gesprekken die aan de verwijderde gebruiker waren toegewezen, worden ontkoppeld.
• Als u een gebruiker uit uw account verwijdert,verschijnt ‘Gedeactiveerd/Verwijderd (e-mailadres van de gebruiker)’in de eigenschap ‘Eigenaar’ voor alle contacten, bedrijven, deals en tickets die eigendom zijn van die gebruiker. Als uw HubSpot-account is gesynchroniseerd met Salesforce en de verwijderde gebruiker nog steeds een Salesforce-gebruiker is, wordt de naam van de gebruiker weergegeven als‘Naam (Salesforce)’, net zoals bij SFDC-gebruikers die nooit toegang tot HubSpot hebben gehad.
• Als je een gebruiker verwijdert die een privé-app heeft aangemaakt of als je zijn of haar superbeheerdersrechten intrekt, zullen alle koppelingsaanroepen in de privé-app mislukken met de foutmelding: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Als dit gebeurt, wordt aanbevolen om:
  • Een nieuwe privé-app aan te maken.
  • Het toegangstoken te vernieuwen.
  • De gebruiker opnieuw toe te voegen, met dezelfde rechten als die zijn gebruikt om de app aan te maken. 
• Nadat een gebruiker uit uw account is verwijderd, verschijnt deze niet langer als optie in filters, zoals in lijsten of dashboards. U kunt verwijderde gebruikers in uw filters weergeven door bij het filteren het selectievakje'Gedeactiveerde en verwijderde eigenaren weergeven'aan te vinken.
  
  

Verwijder de gebruiker als contactpersoon voor Account & Facturering

Als een gebruiker is ingesteld als contactpersoon in jeinstellingen voor Account en facturering, moet je hem of haar eerst uit die rol verwijderen voordat je de gebruiker kunt verwijderen.

1. Klik in je HubSpot-account op je accountnaam in de rechterbovenhoek en klik vervolgens op Projecten.
2. Klik bovenaan op het tabbladBedrijfsinformatie.
3. Klik in het gedeelte 'Contactpersonen'op 'Verwijderen uit rol'naast de rollen waarin de gebruiker is ingesteld.

4. Klik in het dialoogvenster op'Ja, uit rol verwijderen'.
5. Als de gebruiker is ingesteld als deprimaire contactpersoon voor het account, moet u deze vervangen door een andere gebruiker.

• • Klik op hetvervolgkeuzemenunaast'Primair accountcontact' en selecteer vervolgens een anderegebruiker.
  • Klik in het dialoogvenster opJa, gebruiker aan rol toevoegen.

Nadat u de bovenstaande stappen hebt voltooid, kunt u de gebruiker uit uw account verwijderen.

Stappen om een andere gebruiker uit uw account te verwijderen

Om een gebruiker uit uw account te verwijderen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar'Gebruikers en teams'.
3. Klik op de vervolgkeuzelijst 'Status' en vink het selectievakje naast 'Gedeactiveerd' aan.
4. Klik op de naam van de gebruiker. De status van de gebruiker moet linksboven 'Gedeactiveerd'aangeven. Lees hier hoe u een gebruiker kunt deactiveren.
5. Klik rechtsboven op 'Acties' en selecteer vervolgens 'Verwijderen uit account'.

5. Controleer in het dialoogvenster de mededeling en voer de nodige stappen uit om licenties en assets opnieuw toe te wijzen. Klik op 'Doorgaan' en vervolgens op 'Bevestigen'. HubSpot stuurt de verwijderde gebruiker een e-mail om hem of haar te laten weten dat het profiel is gedeactiveerd.

Om gebruikers in één keer te verwijderen, vink je de selectievakjes naast de gedeactiveerde gebruikers aan en klik je vervolgens op Verwijderen. 

Verwijder jezelf uit een HubSpot-account

U kunt uw gebruikersaccount ook uit een specifiek HubSpot-account verwijderen.

Voordat je je gebruikersaccount uit een specifiek HubSpot-account verwijdert, klik je rechtsboven in de hoofdnavigatiebalk op je accountnaam om te controleren of je bent ingelogd op het juiste HubSpot-account.

Om je gebruikersaccount uit een specifiek HubSpot-account te verwijderen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Algemeen > Beveiliging.
3. Klik onderaan op 'Verwijder mij uit dit account'. Als je deel uitmaakt van andere accounts, behoud je daar nog steeds toegang toe. Als je niet bent verwijderd als contactpersoon in 'Account en facturering', is deze knop grijs weergegeven.

4. Typ in het dialoogvenster je e-mailadres en klik vervolgens op 'Verwijderen'.

Je HubSpot-gebruikersaccount verwijderen

Wanneer de toegang van een gebruiker uit een HubSpot-account wordt verwijderd, heeft deze geen toegang meer tot dat HubSpot-account. Het gebruikersaccount dat aan zijn of haar e-mailadres is gekoppeld, blijft echter bestaan. Je kunt je gebruikersaccount volledig verwijderen als je niet de enige Super Admin bent die nog in het HubSpot-account aanwezig is. Als je toegang hebt tot meerdere HubSpot-accounts, verliest je de toegang tot al deze accounts wanneer je je gebruikersaccount verwijdert.

Let op: als je je gebruikersaccount verwijdert, worden alle Academy-certificeringen die aan dat e-mailadres zijn gekoppeld,ook verwijderd. Om je certificeringen te behouden, kun jedeze overzetten naar een nieuw e-mailadresvoordat je je gebruikersaccount verwijdert.

Om je gebruikersaccount definitief te verwijderen wanneer het niet aan een ander HubSpot-account is gekoppeld:

1. Log in op het gebruikersaccount dat je wilt verwijderen. Zorg ervoor dat dit account geen toegang heeft tot andere HubSpot-accounts.Gebruik een andere browser of een incognitovensterom interacties met het account waarmee je momenteel bent ingelogd te voorkomen .
2. Klik rechtsboven op je profielfoto. Klik vervolgens op 'Profiel en voorkeuren'. 
3. Ga in het menu aan de linkerkant naar Beveiliging.
4. Klik onderaan op Mijn gebruikersaccount verwijderen. 

5. Voer inhet dialoogvenster jee-mailadres in en klik vervolgens op'Gebruiker verwijderen'.

Om je gebruikersaccount definitief te verwijderen wanneer het nog aan een HubSpot-account is gekoppeld:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk opAlgemeen >Beveiliging.
3. Klik onderaan opMijn gebruikersaccount verwijderen.

4. Voer inhet dialoogvenster uwe-mailadres in en klik vervolgens op'Gebruiker verwijderen'.