CRM record associaties beheren met workflows

Gebruik workflows om het beheer van de associatielabels van uw records te automatiseren en nieuwe associaties te maken.

Let op: de volgende workflowacties zijn beschikbaar voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en aangepaste objecten. Deze acties kunnen niet worden gebruikt met andere objecten zoals producten, prijsopgaven, cursussen, listings, enz.

Nieuwe associaties tussen records maken

Gebruik deze actie om nieuwe associaties te maken binnen CRM records. U kunt bijvoorbeeld associaties maken tussen contactpersonen en bedrijven als ze overeenkomende waarden voor de eigenschap Bedrijfsnaam hebben.

Een nieuwe associatie aanmaken:

• Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
• Stel uw registratietriggers in.
• Klik op het plus-pictogram om een actie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel op om de sectie CRM uit te vouwen. Klik vervolgens op Koppelingen maken.
  • Objecttype Inschrijven: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een workflow op basis van contactpersonen hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Contactpersoon ingeschreven.
  • Object om te associëren: het objecttype van het record dat moet worden geassocieerd met het ingeschreven record.
  • Alleen associatie maken zonder label toe te passen: schakel dit selectievakje in om records te associëren zonder een associatielabel toe te passen.
  • Selecteer een label om toe te passen: selecteer het associatielabel dat moet worden toegepast op het nieuw geassocieerde record. Deze optie verschijnt alleen als je ervoor hebt gekozen om een associatie met een associatielabel aan te maken.
  • Associatie maken als die er is: selecteer voor de actie Associaties maken de optie Waarden van overeenkomende eigenschappen .
    • Bij het matchen van eigenschappen tussen records worden alleen de waarden van de eigenschappen gebruikt om de match te bepalen. Het label en de interne naam van de geselecteerde eigenschappen worden niet gebruikt voor het matchen.
    • Als een contactpersoon bijvoorbeeld de eigenschap Stad heeft met de waarde Boston en een bedrijf heeft de eigenschap Locatie met de waarde Boston, dan worden de contactpersoon en het bedrijf gematcht en wordt er een associatie gemaakt.

• • Selecteer een eigenschap van het ingeschreven record: selecteer een eigenschap uit het ingeschreven record om te matchen met een overeenkomstige eigenschap uit het te koppelen record.
  • Selecteer een eigenschap om mee te matchen: selecteer een eigenschap uit het record dat moet worden geassocieerd om te matchen met een overeenkomstige eigenschap uit het ingeschreven record.
• Klik bovenin op Opslaan nadat je de actie Koppelingen maken hebt ingesteld.

Let op: u kunt alleen de eigenschappen éénregelige tekst, meerregelige tekst of telefoonnummer gebruiken bij het matchen van records om associaties te maken.

Associatielabels op een record toepassen

Gebruik deze actie om een associatielabel toe te passen op records die al gekoppeld zijn. U kunt ervoor kiezen om associatielabels toe te passen op alle gekoppelde records van een bepaald objecttype of om verder te verfijnen op welke gekoppelde records het associatielabel moet worden toegepast.

• Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
• Stel uw registratietriggers in.
• Klik op het plus-pictogram om een actie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel om de sectie CRM uit te vouwen. Klik vervolgens op Associatielabels toepassen.
• Configureer de details van de actie Associatielabels toepassen :
  
  • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een workflow op basis van contactpersonen hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Contactpersoon ingeschreven.
  • Gekoppeld object: het objecttype van de records die aan het ingeschreven record zijn gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven.
  • Selecteer label voor geassocieerd object: het associatielabel dat moet worden toegepast op de geassocieerde records.
  • Geselecteerd label toepassen op alle gekoppelde records: selecteer dit selectievakje om het associatielabel toe te passen op alle records van het geselecteerde objecttype die gekoppeld zijn aan het ingeschreven record.
  • Verfijn welke records te openen: kies om te verfijnen op welke gekoppelde records de actie wordt toegepast. Dit veld verschijnt alleen als het selectievakje Pas geselecteerd label toe op alle gekoppelde records niet is geselecteerd.
    • Op overeenkomstige eigenschap: het associatielabel wordt alleen toegepast als de waarde van de gespecificeerde eigenschap overeenkomt met de waarde van de overeenkomstige eigenschap in het ingeschreven record. U wilt bijvoorbeeld alleen een besluitvormer instellen als zowel de contactpersoon als het gekoppelde bedrijf dezelfde waarde voor de eigenschap Land/Regio hebben.
      • Selecteer een eigenschap voor het ingeschreven record: selecteer een eigenschap uit het ingeschreven record die moet worden gematcht met een overeenkomstige eigenschap uit het geassocieerde record.
      • Selecteer een eigenschap van geassocieerde record: selecteer een eigenschap uit de geassocieerde record die moet worden gematcht met een overeenkomstige eigenschap uit het ingeschreven record.

Let op: bij het matchen van eigenschappen tussen records worden alleen de waarden van de eigenschappen gebruikt om de match te bepalen. Het label en de interne naam van de geselecteerde eigenschappen worden niet gebruikt voor het matchen. Als een contactpersoon bijvoorbeeld de eigenschap Stad heeft met de waarde Boston en een bedrijf heeft de eigenschap Locatie met de waarde Boston, dan worden de contactpersoon en het bedrijf gematcht en wordt er een associatie gemaakt.

• • • Op eigenschap van ingeschreven record: het associatielabel wordt alleen toegepast als het ingeschreven record voldoet aan de eisen van de gespecificeerde eigenschapwaarden. U wilt bijvoorbeeld alleen een associatielabel Beslisser toepassen als het ingeschreven bedrijf meer dan vijf werknemers heeft.
      • Selecteer een eigenschap van ingeschreven record: selecteer een eigenschap van het ingeschreven record.
      • Operator: selecteer uit is gelijk aan of is niet gelijk aan operators
      • Ingeschreven record invoerwaarde: selecteer of voer een eigenschapwaarde in voor gebruik met de operator.
        

• • • Op eigenschap van geassocieerd record: het associatielabel wordt alleen toegepast als het geassocieerde record voldoet aan de eisen van de gespecificeerde eigenschapwaarden. U kunt bijvoorbeeld een associatielabel van Beslisser alleen toepassen op als de eigenschap Functie van de contactpersoon is ingesteld op Manager.
      • Selecteer een eigenschap van geassocieerd record: selecteer een eigenschap uit het geassocieerde record.
      • Operator: kies uit is gelijk aan of is niet gelijk aan operators
      • Gekoppelde recordinvoerwaarde: selecteer of voer een eigenschapwaarde in die moet worden gebruikt met de operator.
• Na het instellen van de actie Koppelingen maken , klik je bovenaan op Opslaan
  

De associatielabels van je record bijwerken

• Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
• Stel uw registratietriggers in.
• Klik op het plus-pictogram om een actie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel op om de sectie CRM uit te vouwen. Klik vervolgens op Associatielabels bijwerken.
• Configureer de details van de actie Associatielabels bijwerken :
  
  • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een workflow op basis van contactpersonen hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Contactpersoon ingeschreven.
  • Gekoppeld object: het object dat aan het record is gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven.
  • Selecteer bestaand label: het huidige associatielabel dat wordt gebruikt om de verschillende records te associëren.
  • Toevoegen aan of vervangen van bestaand label: u kunt kiezen om toe te voegen aan of te vervangen van het bestaande associatielabel.
    • Toevoegen aan bestaand label: voeg een associatielabel toe aan het bestaande associatielabel. Als een contactpersoon bijvoorbeeld momenteel het associatielabel Primair heeft, worden door het toevoegen van een associatielabel Beslisser de contacten die zijn gekoppeld aan de ingeschreven records bijgewerkt naar het associatielabel Primair en Beslisser .
    • Een bestaand label vervangen: wis het bestaande associatielabel en voeg een nieuw associatielabel toe. Als een contactpersoon bijvoorbeeld momenteel het associatielabel Primaire contactpersoon heeft, worden door het kiezen van deze actie met een associatielabel Beslisser de contactpersonen die zijn gekoppeld aan de ingeschreven records bijgewerkt naar alleen het associatielabel Beslisser.
  • Selecteer label om toe te voegen aan of Bestaand label vervangen door: selecteer het nieuwe associatielabel om toe te voegen of vervang het bestaande associatielabel door.
• Nadat u de Actiereeks bijwerken associatielabel hebt ingesteld, klikt u bovenin op Opslaan
  
  
  

Verwijder de associatielabels van je record

• Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
• Stel uw registratietriggers in.
• Klik op het plus-pictogram om een actie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel op om de sectie CRM uit te vouwen. Klik vervolgens op Associatielabels verwijderen.
• Configureer de details van de actie Associatielabels verwijderen :
  
  • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een workflow op basis van contactpersonen hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Contactpersoon ingeschreven.
  • Gekoppeld object: het object dat aan het record is gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven.
  • Selecteer bestaande labels om te verwijderen: selecteer de associatielabels om te verwijderen van zowel de ingeschreven als de geassocieerde objecten.
  • Verwijder bestaande associaties met dit label: vink dit selectievakje aan om de associaties tussen de records te verwijderen.
• Klik na het instellen van uw Actiereeks associatielabels bijwerken bovenaan op Opslaan