CRM-records koppelen en beheren met behulp van workflows

Gebruik workflows om nieuwe koppelingen tussen records aan te maken. Je kunt ook koppelingslabels voor je records toepassen, bijwerken en verwijderen. Wanneer je koppelingslabels verwijdert, kun je ook alle koppelingen met het geselecteerde label verwijderen. Deze actie kan ook worden gebruikt voor andere records die aan het betreffende record zijn gekoppeld. 

Als je een record aanmaakt in een workflow, gebruik dan de actie 'Record aanmaken' om de koppeling in te stellen tijdens het aanmaken van het record. Gebruik 'Koppelingen aanmaken' om reeds bestaande records aan elkaar te koppelen. Lees meer over het aanmaken van records met workflows. 

Wat zijn de beperkingen bij het beheren van koppelingen met koppelingsworkflowacties in HubSpot?

• Koppelingsacties zijn alleen beschikbaar voor de volgende objecttypen: contactpersoon, bedrijf, deal, ticket, lead, afspraken, cursussen, advertenties, diensten, factuur, bestelling, betaling, abonnement, contract (BETA), creditnota, app-objecten en aangepaste objecten.

• Deze acties kunnen niet worden gebruikt met andere objecten, zoals producten, offertes, enz. 

• Je kunt ook koppelingen maken voor andere gekoppelde records, niet alleen voor het ingeschreven record. In plaats van het ingeschreven contact kun je bijvoorbeeld koppelingen maken tussen het bijbehorende bedrijf van een contact en deals op basis van overeenkomende eigenschappen van deze andere objecttypen. Hierbij kun je kiezen uit de volgende targetingopties voor andere objecttypen:
  • Alle gekoppelde records (maximaal de 100 meest recent gekoppelde)
  • Meest recent bijgewerkt
  • Meest recent aangemaakt
  • Voor het eerst aangemaakt
  • Meest recent gekoppeld
  • Voor het eerst gekoppeld
  • Gekoppelde records met een specifiek label

Hoe u met behulp van workflows nieuwe koppelingen tussen records kunt maken

Gebruik deze actie om nieuwe koppelingen binnen CRM-records aan te maken. U kunt bijvoorbeeld koppelingen maken tussen contactpersonen en bedrijven wanneer ze overeenkomende waarden hebben voor de eigenschap Bedrijfsnaam.

U kunt ook koppelingen maken voor gekoppelde records van het geregistreerde record. U kunt bijvoorbeeld, in plaats van het geregistreerde contact, koppelingen maken tussen het bijbehorende bedrijf van het contact en deals op basis van overeenkomende eigenschappen van deze andere objecttypen.

Bij het aanmaken van koppelingen wordt aanbevolen om koppelingslabels te gebruiken, zodat u binnen de workflowtool over meer beheeropties beschikt. U kunt bijvoorbeeld koppelingen tussen records verwijderen met de actie 'Koppelingslabels verwijderen', maar dit is niet mogelijk voor records zonder koppelingslabels. 

Een nieuwe koppeling aanmaken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel je inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het gedeelte CRM uit te vouwen. Klikvervolgens op Koppelingen aanmaken.
6. Configureer de details van uw actie 'Koppelingen maken': 

• • Objecten om koppelingen mee te maken: het objecttype van het record waar de nieuwe koppeling wordt aangemaakt.
    • Dit wordt standaard ingesteld op het objecttype dat in de workflow is geregistreerd (bijvoorbeeld het geregistreerde contact in een op contacten gebaseerde workflow).
    • U kunt ook koppelingen maken voor gerelateerde records van het geregistreerde record, zoals het bedrijf dat aan een geregistreerd contact is gekoppeld.

• • Object waarmee een koppeling moet worden gemaakt: het objecttype van het record dat moet worden gekoppeld aan het geregistreerde record.
    • U kunt koppelingen maken met andere objecten of activiteiten. U kunt bijvoorbeeld een koppeling maken tussen een contactpersoon en een deal of tussen een contactpersoon en een vergaderactiviteit.
    • Als u een koppeling met een activiteit aanmaakt, kunt u kiezen uit de volgende activiteitstypen: Notities, Taken, Vergaderingen, Telefoongesprekken, E-mails, Communicatie en Post.
  • Alleen koppeling maken zonder een label toe te passen: vink dit selectievakjeaan om records te koppelen zonder een koppelingslabel toe te passen. 
  • Selecteer een label om toe te passen: selecteer het koppelingslabel dat moet worden toegepast op het nieuw gekoppelde record.
    • Deze optie verschijnt alleen als u ervoor hebt gekozen om een koppeling met een koppelingslabel aan te maken. 
    • Als er geen labels beschikbaar zijn, moet u eerst het koppelingslabel voor dat koppelingstype aanmaken.
  • Koppeling maken wanneer er: selecteer voor de actie Koppelingen maken de optie Overeenkomende eigenschapswaarden . 
    • Bij het matchen van eigenschappen tussen records worden alleen eigenschapswaarden gebruikt om te bepalen of er een match is. Over het algemeen worden het label en de interne naam van de geselecteerde eigenschappen niet gebruikt voor het matchen, behalve bij opsommingseigenschappen, waarbij de interne naam wel wordt gebruikt voor het matchen. 
    • Als een contactpersoon bijvoorbeeld een eigenschap ‘Stad’ heeft met de waarde ‘Boston’ en een bedrijf een eigenschap ‘Locatie’ heeft met de waarde ‘Boston’, worden de contactpersoon en het bedrijf aan elkaar gekoppeld en wordt er een koppeling aangemaakt. 
    • Als een contactpersoon daarentegen een enumeratie-eigenschap ‘Stad’ heeft met het label ‘Boston Logan International Airport’ en de interne naam ‘Boston’, wordt ‘Boston’gebruikt voor het matchen van eigenschapswaarden.
  • Selecteer een eigenschap van het geregistreerde record: selecteer een eigenschap uit het geregistreerde record die moet worden gekoppeld aan een overeenkomstige eigenschap uit het record waarmee een koppeling moet worden gemaakt. 
  • Selecteer een eigenschap om op te matchen: kies een eigenschap uit het record dat moet worden gekoppeld aan een overeenkomende eigenschap uit het geregistreerde record. De koppeling wordt alleen aangemaakt als de overeenkomende eigenschapswaarden zowel in het geregistreerde record als in het te koppelen record voorkomen. Om bijvoorbeeld deals aan bedrijven te koppelen, moet de workflow een deal-eigenschap matchen met een bedrijfseigenschap met dezelfde waarde. U kunt geen eigenschapswaarden uit gekoppelde records gebruiken.

Koppellabels toepassen op een record met behulp van workflows

Gebruik deze actie om een koppelingslabel toe te passen op reeds gekoppelde records. U kunt ervoor kiezen om koppelingslabels toe te passen op alle gekoppelde records van een bepaald objecttype of om verder te verfijnen op welke gekoppelde records het koppelingslabel moet worden toegepast. U kunt ook associatielabels toepassen op gekoppelde records van het ingeschreven record. 

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw registratietriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het gedeelte CRM uit te vouwen. Klikvervolgens op Associatielabels toepassen.
6. Configureer de details van uw actie 'Toepassen van koppelingslabels ':
   
   • Objecten om te koppelen vanuit: het objecttype van het record waarop het koppelingslabel wordt toegepast.
     • Dit wordt standaard ingesteld op het objecttype dat in de workflow is opgenomen (bijvoorbeeld het opgenomen contact in een op contacten gebaseerde workflow).
     • U kunt ook associatielabels toepassen op gekoppelde records van het geregistreerde record, zoals contactpersonen die zijn gekoppeld aan een geregistreerde deal in een dealgebaseerde workflow.

1. • Gekoppeld object: het objecttype van records die zijn gekoppeld aan het geregistreerde record. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven. 
   • Label voor gekoppeld object selecteren: het koppelingslabel dat moet worden toegepast op de gekoppelde records. 
   • Toepassen van het geselecteerde label op alle gekoppelde records: vink dit selectievakjeaan om het koppelingslabel toe te passen op alle records van het geselecteerde objecttype die aan het geregistreerde record zijn gekoppeld.
   • Verfijn op welke records de actie van toepassing is: kies om te verfijnen op welke gekoppelde records de actie van toepassing zal zijn. Dit veld verschijnt alleen als de optie ‘Toepassen van het geselecteerde label op alle gekoppelde records’ niet is geselecteerd.  
     • Op basis van eigenschap: het associatielabel wordt alleen toegepast wanneer de waarde van de opgegeven eigenschap overeenkomt met de waarde van de overeenkomstige eigenschap in het geregistreerde record. U wilt bijvoorbeeld alleen een ‘Beslisser’ instellen wanneer zowel het contact als het gekoppelde bedrijf dezelfde waarde voor de eigenschap ‘Land/Regio’ hebben. Bij het matchen wordt bij eigenschapswaarden onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.
       • Selecteer een eigenschap voor het geregistreerde record: selecteer een eigenschap uit het geregistreerde record die moet worden vergeleken met een overeenkomstige eigenschap uit het gekoppelde record. 
       • Selecteer een eigenschap van het gekoppelde record: selecteer een eigenschap uit het gekoppelde record die moet worden vergeleken met een overeenkomstige eigenschap uit het geregistreerde record. 

Let op: bij het matchen van eigenschappen tussen records worden alleen de eigenschapswaarden gebruikt om de match te bepalen. De labelnaam en interne naam van de geselecteerde eigenschappen worden niet gebruikt voor het matchen. Over het algemeen worden de labelnaam en de interne naam van de geselecteerde eigenschappen niet gebruikt voor het koppelen, met uitzondering van opsommingseigenschappen, waarbij de interne naam wel wordt gebruikt voor het koppelen. Als een contactpersoon bijvoorbeeld een eigenschap ‘Stad’ heeft met de waarde ‘Boston’ en een bedrijf een eigenschap ‘Locatie’ heeft met de waarde ‘Boston’, worden de contactpersoon en het bedrijf aan elkaar gekoppeld en wordt er een koppeling aangemaakt.

• • • Op basis van de eigenschapswaarde van het geregistreerde record: het koppelingslabel wordt alleen toegepast wanneer het geregistreerde record voldoet aan de vereisten van de opgegeven eigenschapswaarden. U wilt bijvoorbeeld alleen een koppelingslabel ‘Beslisser’ toepassen wanneer het geregistreerde bedrijf meer dan vijf werknemers heeft. 
      • Selecteer een eigenschap van het geregistreerde record: selecteer een eigenschap uit het geregistreerde record. 
      • Operator: kies uit de operatoren ‘is gelijk aan’ of ‘is niet gelijk aan’
      • Invoerwaarde van het geregistreerde record: selecteer of voer een eigenschapswaarde in die met de operator moet worden gebruikt. 

7. • • Op basis van de eigenschapswaarde van het gekoppelde record: het koppelingslabel wordt alleen toegepast wanneer het gekoppelde record voldoet aan de vereisten van de opgegeven eigenschapswaarden. U kunt bijvoorbeeld het koppelingslabel 'Alleen besluitvormer ' toepassen wanneer de eigenschap 'Functietitel' van de contactpersoon is ingesteld op 'Manager'. 
       • Selecteer een eigenschap van het gekoppelde record: selecteer een eigenschap uit het gekoppelde record. 
       • Operator: kies uit de operatoren ‘is gelijk aan’ of ‘is niet gelijk aan’
       • Invoerwaarde van het gekoppelde record: selecteer of voer een eigenschapswaarde in die met de operator moet worden gebruikt. 
8. Nadat u de actie ‘Koppelingen maken ’ hebt ingesteld, klikt u bovenaan op ‘Opslaan’.

Hoe u

koppelingslabels van een record kunt bijwerken met behulp van workflows

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw registratietriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het gedeelte CRM uit te vouwen. Klikvervolgens op Associatielabels bijwerken.
6. Configureer de details van de actie 'Associatielabels bijwerken ':
   
   • Objecten om te koppelen vanuit: het objecttype van het record waarop het bijgewerkte koppelingslabel wordt toegepast.
     • Dit wordt standaard ingesteld op het objecttype dat in de workflow is opgenomen (bijvoorbeeld het opgenomen contact in een op contacten gebaseerde workflow).
     • U kunt ook koppelingslabels bijwerken voor gekoppelde records van het geregistreerde record, zoals bedrijven die zijn gekoppeld aan contactpersonen met een geregistreerde deal in een dealgebaseerde workflow.

1. • Gekoppeld object: het object dat aan het record is gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven.
   • Bestaand label selecteren: het huidige koppelingslabel dat wordt gebruikt om de verschillende records aan elkaar te koppelen. 
   • Toevoegen aan of vervangen van bestaand label: u kunt ervoor kiezen om het bestaande koppelingslabel aan te vullen of te vervangen.
     • Toevoegen aan bestaand label: voeg een koppelingslabeltoe aan het bestaande koppelingslabel. Als een contactpersoon bijvoorbeeld momenteel het koppelingslabel ‘Primair’ heeft, zorgt het toevoegen van het koppelingslabel ‘Beslisser’ ervoor dat de contactpersonen die aan de geregistreerde records zijn gekoppeld, worden bijgewerkt naar de koppelingslabels ‘Primair’ en ‘Beslisser ’.
     • Bestaand label vervangen: verwijder het bestaande associatielabel en voeg een nieuw associatielabel toe. Als een contactpersoon bijvoorbeeld momenteel het associatielabel ‘Primair contact’ heeft, worden de contactpersonen die aan de geregistreerde records zijn gekoppeld, bij het kiezen van deze actie met het associatielabel ‘Beslisser’ uitsluitend bijgewerkt naar het associatielabel ‘Beslisser ’.
   • Label selecteren om toe te voegen aan of het bestaande label te vervangen door: selecteer het nieuwe associatielabel dat u wilt toevoegen aan of waarmee u het bestaande associatielabel wilt vervangen. 
2. Nadat u uw actie ‘Koppelingslabel bijwerken ’ hebt ingesteld, klikt u bovenaan op ‘Opslaan’.
    
    
    

Hoe u bestaande koppelingslabels en koppelingen van een record kunt verwijderen met behulp van workflows

Gebruik deze actie om uw bestaande koppelingslabels te wissen. Daarbij kunt u ook kiezen of u de koppelingen tussen records met dit label wilt behouden of verwijderen. U kunt er ook voor kiezen om koppelingslabels te verwijderen voor andere gekoppelde records van het geregistreerde record. 

Het is echter niet mogelijk om koppelingen zonder label te verwijderen met behulp van workflows. In plaats daarvan wordt aanbevolen om de API-eindpunten ‘Een koppeling verwijderen’ of ‘Meerdere koppelingen tussen CRM-objecten verwijderen’ te gebruiken om koppelingen in bulk te verwijderen.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het gedeelte CRM uit te vouwen. Klikvervolgens op Koppelingslabels verwijderen.
6. Configureer de details van de actie 'Koppelingslabels verwijderen ':
   
   • Objecten om koppelingen mee te maken: het objecttype van het record waaruit het koppelingslabel wordt verwijderd.
     • Dit wordt standaard ingesteld op het objecttype dat in de workflow is opgenomen (bijvoorbeeld het opgenomen contact in een op contacten gebaseerde workflow).
     • U kunt ook koppelingslabels verwijderen voor andere gekoppelde records van het geregistreerde record.

1. • Gekoppeld object: het object dat aan het record is gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven. 
   • Selecteer bestaande labels om te verwijderen: selecteer de koppelingslabels die u wilt verwijderen uit zowel het geregistreerde als de gekoppelde objecten. 
   • Bestaande koppelingen met dit label verwijderen: vink dit selectievakjeaan om de koppelingen tussen de records te verwijderen. 
2. Nadat u uw actie ‘Koppelingslabel bijwerken ’ hebt ingesteld, klikt u bovenaan op ‘Opslaan’.

Let op: voor deze actie geldt een dagelijkse limiet van 5 miljoen uitvoeringen, inclusief mislukte uitvoeringen.