Koble HubSpot og Xero (datasynkronisering)

Koble HubSpot og Xero og synkroniser kontakter, fakturaer og betalinger som brukes på fakturaer mellom Xero og HubSpot.

Xero HubSpot-integrasjonen lar deg gjøre det:

• Synkroniser Xero og HubSpot-kontakter enveis eller toveis.
• Synkroniser Xero-artikler og HubSpot-produkter enveis eller toveis.
• Synkroniser Xero-fakturaer til HubSpot, eller synkroniser fakturaer toveis (BETA) mellom Xero og HubSpot.
• Synkroniser betalinger som er brukt på fakturaer fra Xero til HubSpot, eller toveis mellom Xero og HubSpot (BETA).

Merk: Vi anbefaler at du rådfører deg med regnskaps- og juridisk avdeling om hvorvidt denne funksjonaliteten passer for dine behov, før du kobler til integrasjonen.

Før du kommer i gang

Før du begynner å jobbe med denne funksjonen, må du sørge for å forstå hvilke skritt som bør tas på forhånd, samt begrensningene ved funksjonen og potensielle konsekvenser av å bruke den.

Forstå kravene

• Du må være Super Admin eller ha App Marketplace-tillatelser i HubSpot-kontoen din.

• Du må minst ha Data Hub Starter for å kunne opprette egendefinerte felttilordninger.

Forstå begrensninger og hensyn

Funksjonen for toveis fakturasynkronisering (BETA) er mest nyttig for små bedrifter som ønsker å kjøre faktureringen fra HubSpot, enten det er å opprette fakturaer manuelt, bruke HubSpots abonnementsfunksjonalitet eller konvertere avtaler eller tilbud til betalbare fakturaer og abonnementer.

Denne integrasjonen er gunstig for små bedrifter som ønsker å effektivisere faktureringsprosessen, eller effektivisere overleveringsprosessen fra salg til regnskap for å starte fakturering og innkreving av betalinger.

Noen viktige funksjoner du bør vurdere:

• Redigering av fakturaer: Fakturaer som er opprettet fra HubSpot, må redigeres fra HubSpot (for eksempel legge til eller fjerne varelinjer, oppdatere priser eller fjerne en betaling), ellers vil fakturaen ikke synkroniseres. Fakturaer som er opprettet i Xero, kan redigeres i Xero uten problemer.
• Fakturering av skatt: Installasjon av Xero-integrasjonen vil utløse en engangsimport av skattesatser fra Xero-kontoen din til HubSpots skattesatsbibliotek. Dette gjør det mulig å legge til de importerte skattesatsene fra Xero på de enkelte varelinjene på fakturaen. Skatteinformasjonen blir deretter synkronisert til Xero sammen med fakturaen.

• Valutaer: Seks valutaer støttes i betaversjonen: USD, CAD, EUR, GBP, AUD og NZD.

Koble til appen

1. På HubSpot-kontoen din klikker du på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigasjonslinjen, og deretter velger du HubSpot Marketplace.
2. Søk etter og velg Xero by HubSpot (Data Sync).
3. Klikk på Installer app øverst til høyre.
4. Skriv inn Xero-legitimasjonen din i dialogboksen. Gå gjennom de nødvendige tillatelsene, og klikk på Godta.

Konfigurer synkroniseringsinnstillingene dine

Vi anbefaler at du konfigurerer synkroniseringen i rekkefølgen nedenfor, ettersom Xero krever at kontakten og produktene til en faktura finnes i Xero før en faktura synkroniseres.

Konfigurer kontaktsynkroniseringen

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Xero.
3. Klikk på Synkroniser flere data.
4. På siden Velg dataene du vil synkronisere:
   • Klikk på Xero-rullegardinmenyen og velg Kontakter.
   • Klikk på HubSpot-rullegardinmenyen og velg Kontakter.
5. Klikk på pilene for synkroniseringsretning, og velg en synkroniseringsretning.
   • Data synkroniseres mellom apper: data synkroniseres toveis mellom HubSpot og Xero.
   • Data synkroniseres bare til HubSpot: HubSpot-kontakter opprettes fra Xero-kontakter basert på kriterier. Bare HubSpot-kontaktegenskaper vil bli oppdatert.
   • Data synkroniseres kun med Xero: Xero-kontakter opprettes fra HubSpot-kontakter basert på kriterier. Bare Xero-kontaktegenskaper vil bli opprettet.
6. På siden Konfigurer :
   • Klikk på rullegardinmenyen Datakonfliktløsning og velg hvilken app som skal overskrive den andre når det er uklart hvilken app som har den mest oppdaterte informasjonen.
   • I delen Mapped fields (Tilordnede felt) konfigurerer du felttilordningene dine.
     • Standard felttilordninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå av en felttilordning, klikker du på for å slå bryteren av.
     • Hvis du vil legge til en egendefinert felttilordning, klikker du på Legg til en tilordning for å konfigurere den.
7. På siden Begrensning:
   • I HubSpot dataSyncRight Xero-seksjonen klikker du på Rediger for å legge til eventuelle filtre for å begrense hvilke som skal synkroniseres fra den ene appen til den andre. Du kan legge til flere filtre med AND- eller OR-betingelser. Som standard er alle poster inkludert i synkroniseringen.
   • Følgende filtre anbefales: Minst én tilknyttet faktura har Fakturastatus er ingen av Kladd OG Opprettelsesdato er etter [dagens dato] OG Fakturakilde er en av HubSpot.

8. På siden Gjennomgang går du gjennom synkroniseringskonfigurasjonen og klikker på Lagre og synkroniser.

Konfigurer produktsynkroniseringen

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Xero.
3. Klikk på Synkroniser flere data.
4. På siden Velg dataene du vil synkronisere:
   • Klikk på Xero-rullegardinmenyen og velg Elementer.
   • Klikk på HubSpot-rullegardinmenyen og velg Produkter.
5. Klikk på pilene for synkroniseringsretning og velg en synkroniseringsretning.
   • Data synkroniseres mellom apper: Data synkroniseres toveis mellom HubSpot og Xero.
   • Data synkroniseres kun til HubSpot: HubSpot-produkter opprettes fra Xero-elementer basert på kriterier. Bare HubSpot-produktegenskaper blir oppdatert.
   • Data synkroniseres kun til Xero: Xero-elementer opprettes fra HubSpot-produkter basert på kriterier. Bare Xero-artikkelegenskaper vil bli opprettet.
6. På siden Konfigurer :
   • Klikk på rullegardinmenyen Datakonfliktløsning og velg hvilken app som skal overskrive den andre når det er uklart hvilken app som har den mest oppdaterte informasjonen.
   • I delen Mapped fields (Tilordnede felt) konfigurerer du felttilordningene.
     • Standard felttilordninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå av en felttilordning, klikker du på for å slå bryteren av.
     • Hvis du vil legge til en egendefinert felttilordning, klikker du på Legg til en tilordning for å konfigurere den.
7. På Limit-siden:
   • I Xero dataSyncRight HubSpot-delen klikker du på Rediger for å legge til eventuelle filtre for å begrense hvilke som skal synkroniseres fra den ene appen til den andre. Du kan legge til flere filtre med AND- eller OR-betingelser. Som standard er alle poster inkludert i synkroniseringen.
   • Følgende filtre anbefales: Alle produkter og tjenester.

8. Gå gjennom synkroniseringskonfigurasjonen på Gjennomgang-siden, og klikk på Lagre og synkroniser.

Konfigurer fakturasynkroniseringen

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Xero.
3. Klikk på Synkroniser flere data.
4. På siden Velg dataene du vil synkronisere:
   • Klikk på Xero-rullegardinmenyen og velg Fakturaer.
   • Klikk på HubSpot-rullegardinmenyen og velg Fakturaer.
5. Klikk på pilene for synkroniseringsretning, og velg en synkroniseringsretning.
   • Datasynkronisering mellom apper (BETA): data synkroniseres toveis mellom HubSpot og Xero.
   • Datasynkronisering kun til HubSpot: HubSpot-fakturaer opprettes fra Xero-fakturaer basert på kriterier. Bare HubSpot-fakturaegenskapene oppdateres.
   • Datasynkronisering kun til Xero (BETA): Xero-fakturaer opprettes fra HubSpot-fakturaer basert på kriterier. Bare Xero-fakturaegenskaper vil bli opprettet.
6. På siden Konfigurer :
   • Klikk på rullegardinmenyen Datakonfliktløsning og velg hvilken app som skal overskrive den andre når det er uklart hvilken app som har den mest oppdaterte informasjonen.
   • I delen Mappede felt konfigurerer du felttilordningene dine.
     • Standard felttilordninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå av en felttilordning, klikker du på for å slå bryteren av.
     • Hvis du vil legge til en egendefinert felttilordning, klikker du på Legg til en tilordning for å konfigurere den.
7. På siden Begrensning:
   • I Xero dataSyncRight HubSpot-delen klikker du på Rediger for å legge til eventuelle filtre for å begrense hvilke som skal synkroniseres fra den ene appen til den andre. Du kan legge til flere filtre med AND- eller OR-betingelser. Som standard er alle poster inkludert i synkroniseringen.
   • Følgende filtre anbefales: Opprettet tid er etter [dagens dato kl. 12:00].

8. På siden Gjennomgang går du gjennom synkroniseringskonfigurasjonen og klikker på Lagre og synkroniser.

Gjennomgå synkroniseringen

Slik går du gjennom synkroniseringen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Xero.
3. Klikk på fanen Synkroniseringsoversikt. Denne fanen viser informasjon om antall poster som er synkronisert, ikke synkronisert, ekskludert fra en synkronisering og tidsstempelet for når synkroniseringen sist ble redigert.
4. Klikk på nummeret i hver kolonne for å vise de enkelte postene.
5. Klikk på Synkroniser nå for å kjøre synkroniseringen umiddelbart.
6. Hvis du vil opprette en ny eller flere synkroniseringer, klikker du på knappen Synkroniser flere data.
7. Hvis du vil redigere en eksisterende synkronisering, holder du musepekeren over synkroniseringen og klikker på Rediger.
8. Hvis du vil slå av en synkronisering, klikker du på Mer > Slå av synkronisering.
9. Hvis du vil slette en synkronisering, klikker du på Mer > Slett. Skriv inn ønsket tekst i dialogboksen, og klikk på Slett synkronisering.

Ofte stilte spørsmål

Hva er de vanligste synkroniseringsfeilene, og hvordan løser jeg dem?

Nedenfor finner du noen av de vanligste synkroniseringsfeilene og et forslag til løsning:

En faktura bør ha en tilknyttet kunde. Forsikre deg om at den tilknyttede kunden er
til stede i både HubSpot og Xero for å synkronisere denne fakturaen.

Denne feilen oppstår fordi kontakten på fakturaen ikke ble funnet i Xero. Oftest skyldes dette at kontakten på fakturaen ikke deler e-postadressen til kunden i Xero. For å løse problemet må du endre kontakten på fakturaen slik at den samsvarer med e-postadressen til kunden i Xero.

Endringer av varelinjer eller fakturabeløp i HubSpot-innfødte fakturaer kan ikke gjøres via eksterne applikasjoner. Gjør eventuelle nødvendige endringer direkte i HubSpot.

Denne feilen oppstår fordi en faktura som ble opprettet i HubSpot, ble endret i Xero. Tilbakefør endringene til fakturaen i Xero, og de samme justeringene til fakturaen i HubSpot for å fortsette synkroniseringen.

Hvordan synkroniserer jeg PO-nummer eller andre fakturafelt til/fra Xero?

PO-nummer er ikke et standardfelt på Xero-fakturaer og må legges til som et egendefinert
felt i Xero. Av denne grunn kan ikke HubSpot Xero-integrasjonen definere en felttilordning for det, og en ustom felt tilordning må settes opp (krever Data Hub Starter, Professional eller Enterprise).