HubSpot en Xero verbinden (gegevenssynchronisatie)

Koppel HubSpot en Xero en synchroniseer je contactpersonen, facturen en betalingen op facturen tussen Xero en HubSpot.

Met de Xero HubSpot integratie kun je:

• Synchroniseer Xero en HubSpot contactpersonen eenrichtingsverkeer of tweerichtingsverkeer.
• Synchroniseer Xero artikelen en HubSpot producten eenrichtingsverkeer of tweerichtingsverkeer.
• Synchroniseer Xero facturen naar HubSpot, of synchroniseer facturen in twee richtingen (BETA) tussen Xero en HubSpot.
• Synchroniseer betalingen die zijn toegepast op facturen van Xero naar HubSpot, of bidirectioneel tussen Xero en HubSpot (BETA).

Let op: het is aan te raden om met je boekhoudkundige en juridische teams te overleggen over de geschiktheid van deze functionaliteit voor jouw behoeften, voordat je de integratie koppelt.

Voordat je aan de slag gaat

Voordat je met deze functie aan de slag gaat, moet je goed begrijpen welke stappen je van tevoren moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Vereisten begrijpen

• Je moet Super Admin zijn of App Marketplace rechten hebben in je HubSpot account.

• Je moet minimaal Data Hub Starter hebben om aangepaste veldtoewijzingen te maken.

Begrijp beperkingen en overwegingen

De bidirectionele factuursynchronisatiefunctionaliteit (BETA) is het meest nuttig voor kleine bedrijven die hun facturering vanuit HubSpot willen uitvoeren, of dat nu is door handmatig facturen te maken, HubSpot's abonnementsfunctionaliteit te gebruiken of hun deals of offertes om te zetten in te betalen facturen en abonnementen.

Deze integratie is gunstig voor kleine bedrijven die hun factureringsproces willen stroomlijnen, of het handoff-proces van Sales naar Accounting willen stroomlijnen om te beginnen met factureren en het innen van betalingen.

Enkele belangrijke functies om te overwegen:

• Facturen bewerken: facturen die zijn gemaakt vanuit HubSpot moeten worden bewerkt vanuit HubSpot (bijvoorbeeld voor , regelitems toevoegen of verwijderen, prijzen bijwerken of een betaling verwijderen), anders wordt de factuur niet gesynchroniseerd. Facturen die in Xero zijn gemaakt, kunnen zonder problemen in Xero worden bewerkt.
• Belasting in rekening brengen: als je de Xero integratie installeert, worden de belastingtarieven eenmalig geïmporteerd van je Xero account naar je HubSpot belastingtarieven bibliotheek. Hierdoor kunnen de geïmporteerde belastingtarieven uit Xero worden toegevoegd aan individuele factuurregels. De belastinggegevens worden vervolgens samen met je factuur gesynchroniseerd naar Xero.

• Valuta's: in bèta worden zes valuta's ondersteund: USD, CAD, EUR, GBP, AUD en NZD.

Verbind de app

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek en selecteer Xero by HubSpot (Data Sync).
3. Klik rechtsboven op App installeren.
4. Voer in het dialoogvenster je Xero-referenties in. Controleer de vereiste machtigingen en klik op Accepteren.

Configureer je synchronisatie-instellingen

Het is aan te raden om de synchronisatie in de onderstaande volgorde in te stellen, omdat Xero vereist dat het contact en de producten van een factuur in Xero bestaan voordat een factuur wordt gesynchroniseerd.

De contactpersoon-synchronisatie instellen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Xero.
3. Klik op Meer gegevens synchroniseren.
4. Op de pagina Selecteer de gegevens die u wilt synchroniseren:
   • Klik op het Xero vervolgkeuzemenu en selecteer Contactpersonen.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu van HubSpot en selecteer Contactpersonen.
5. Klik op de pijlen voor de synchronisatierichting en selecteer een synchronisatierichting.
   • Gegevens worden gesynchroniseerd tussen apps: gegevens worden in twee richtingen gesynchroniseerd tussen HubSpot en Xero.
   • Gegevens worden alleen naar HubSpot gesynchroniseerd: HubSpot-contactpersonen worden aangemaakt vanuit Xero-contactpersonen op basis van criteria. Alleen HubSpot contacteigenschappen worden bijgewerkt.
   • Data synchroniseert alleen met Xero: Xero-contactpersonen worden aangemaakt vanuit HubSpot-contactpersonen op basis van criteria. Alleen Xero contacteigenschappen worden aangemaakt.
6. Op de pagina Configureren :
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensconflictresolutie en selecteer welke app de andere zal overschrijven als het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie heeft.
   • Stel in de sectie Toegewezen velden je veldtoewijzingen in.
     • Standaard veldtoewijzingen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Om een veldtoewijzing uit te schakelen, klik je op om de schakelaar uit te schakelen.
     • Om een aangepaste veldtoewijzing toe te voegen, klik je op Een toewijzing toevoegen om deze in te stellen.
7. Op de pagina Limiet:
   • Klik in het gedeelte HubSpot dataSyncRight Xero op Bewerken om filters toe te voegen om te beperken welke van de ene app naar de andere worden gesynchroniseerd. Je kunt meerdere filters toevoegen met AND of OR voorwaarden. Standaard worden alle records meegenomen in de synchronisatie.
   • De volgende filters worden aanbevolen: Ten minste één gekoppelde factuur heeft Factuurstatus is geen van Concept EN Aanmaakdatum is na [datum van vandaag] EN Factuurbron is een van HubSpot.

8. Controleer je synchronisatieconfiguratie op de pagina Controleren en klik op Opslaan en synchroniseren.

De productsynchronisatie instellen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Xero.
3. Klik op Meer gegevens synchroniseren.
4. Op de pagina Selecteer de gegevens die u wilt synchroniseren:
   • Klik op het Xero vervolgkeuzemenu en selecteer Items.
   • Klik op het HubSpot vervolgkeuzemenu en selecteer Producten.
5. Klik op de pijlen voor de synchronisatierichting en selecteer een synchronisatierichting.
   • Gegevens worden gesynchroniseerd tussen apps: gegevens worden in twee richtingen gesynchroniseerd tussen HubSpot en Xero.
   • Gegevens worden alleen naar HubSpot gesynchroniseerd: HubSpot producten worden aangemaakt vanuit Xero items op basis van criteria. Alleen HubSpot producteigenschappen worden bijgewerkt.
   • Data synchroniseert alleen met Xero: Xero items worden aangemaakt vanuit HubSpot producten op basis van criteria. Alleen Xero item eigenschappen worden aangemaakt.
6. Op de Configuratie pagina:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensconflictresolutie en selecteer welke app de andere zal overschrijven als het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie heeft.
   • Stel in de sectie Afgebeelde velden je veldkoppelingen in.
     • Standaard veldtoewijzingen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Om een veldtoewijzing uit te schakelen, klik je op om de schakelaar uit te schakelen.
     • Om een aangepaste veldtoewijzing toe te voegen, klik je op Een toewijzing toevoegen om deze in te stellen.
7. Op de pagina Limiet:
   • Klik in het gedeelte Xero dataSyncRight HubSpot op Bewerken om eventuele filters toe te voegen om te beperken welke van de ene app naar de andere worden gesynchroniseerd. Je kunt meerdere filters toevoegen met AND of OR voorwaarden. Standaard worden alle records meegenomen in de synchronisatie.
   • De volgende filters worden aanbevolen: Alle producten en & diensten.

8. Controleer je synchronisatieconfiguratie op de pagina Controleren en klik op Opslaan en synchroniseren.

De facturensynchronisatie instellen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Xero.
3. Klik op Meer gegevens synchroniseren.
4. Op de pagina Selecteer de gegevens die u wilt synchroniseren:
   • Klik op het Xero vervolgkeuzemenu en selecteer Facturen.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu van HubSpot en selecteer Facturen.
5. Klik op de pijlen voor de synchronisatierichting en selecteer een synchronisatierichting.
   • Gegevenssynchronisatie tussen apps (BETA): gegevenssynchronisatie in twee richtingen tussen HubSpot en Xero.
   • Gegevenssynchronisatie alleen naar HubSpot: HubSpot facturen worden aangemaakt vanuit Xero facturen op basis van criteria. Alleen HubSpot factuureigenschappen worden bijgewerkt.
   • Gegevenssynchronisatie alleen naar Xero (BETA): Xero facturen worden aangemaakt vanuit HubSpot facturen op basis van criteria. Alleen Xero factuureigenschappen worden aangemaakt.
6. Op de pagina Configureren :
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensconflictresolutie en selecteer welke app de andere zal overschrijven als het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie heeft.
   • Stel in het gedeelte Afgestemde velden je veldtoewijzingen in.
     • Standaard veldtoewijzingen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Om een veldtoewijzing uit te schakelen, klik je op om de schakelaar uit te schakelen.
     • Om een aangepaste veldtoewijzing toe te voegen, klik je op Een toewijzing toevoegen om deze in te stellen.
7. Op de pagina Limiet:
   • Klik in het gedeelte Xero dataSyncRight HubSpot op Bewerken om filters toe te voegen om te beperken welke van de ene app naar de andere worden gesynchroniseerd. Je kunt meerdere filters toevoegen met AND of OR voorwaarden. Standaard worden alle records meegenomen in de synchronisatie.
   • De volgende filters worden aanbevolen: Aangemaakt na [datum van vandaag om 12:00 AM].

8. Controleer op de pagina Controleren je synchronisatieconfiguratie en klik op Opslaan en synchroniseren.

Je synchronisatie controleren

Je synchronisatie controleren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Xero.
3. Klik op het tabblad Synchronisatieoverzicht. Dit tabblad toont informatie over het aantal records dat gesynchroniseerd is, niet gesynchroniseerd is, uitgesloten is van een synchronisatie en de tijdstempel van wanneer de synchronisatie voor het laatst bewerkt is.
4. Om de individuele records te bekijken, klik je op het nummer in elke kolom.
5. Om de synchronisatie onmiddellijk uit te voeren, klik je op Nu synchroniseren.
6. Om een nieuwe of extra synchronisatie aan te maken, klik je op de knop Meer gegevens synchroniseren .
7. Om een bestaande synchronisatie te bewerken, beweeg je met de muis over de synchronisatie en Bewerken.
8. Om een synchronisatie uit te schakelen, klik je op Meer > Synchronisatie uitschakelen.
9. Om een synchronisatie te verwijderen, klik je op Meer > Verwijderen. Voer in het dialoogvenster de gewenste tekst in en klik op Synchronisatie verwijderen.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de meest voorkomende synchronisatiefouten en hoe los ik ze op?

Hieronder vind je enkele van de meest voorkomende synchronisatiefouten en een voorgestelde oplossing:

Een factuur moet een gekoppelde klant hebben. Controleer of de gekoppelde klant
aanwezig is in zowel HubSpot als Xero om deze factuur te synchroniseren.

Deze fout treedt op omdat het contact op de factuur niet kon worden gevonden in Xero. Meestal komt dit doordat het contact op de factuur niet hetzelfde e-mailadres heeft als de klant in Xero. Om dit op te lossen, wijzig je het contact op de factuur zodat dit overeenkomt met het e-mailadres van de klant in Xero.

Aanpassingen van regelitems of factuurbedragen in HubSpot native facturen kunnen niet worden gemaakt via externe applicaties. Voer alle benodigde wijzigingen rechtstreeks in HubSpot door.

Deze fout treedt op omdat een factuur die is gemaakt in HubSpot is gewijzigd in Xero. Draai de wijzigingen aan de factuur in Xero terug en maak dezelfde aanpassingen aan de factuur in HubSpot om door te gaan met synchroniseren.

Hoe synchroniseer ik PO nummer of andere factuurvelden van/naar Xero?

PO nummer is geen standaard veld op Xero facturen en moet worden toegevoegd als een aangepast
veld in Xero worden toegevoegd. Om deze reden kan de HubSpot Xero integratie er geen out of the box veldtoewijzing voor definiëren en moet er een eigen veldtoewijzing worden ingesteld (hiervoor heb je Data Hub Starter, Professional of Enterprise nodig).