Conectar HubSpot y Xero (Sincronización de datos)

Conecta HubSpot y Xero y sincroniza tus contactos, facturas y pagos aplicados a facturas entre Xero y HubSpot. 

La integración de Xero HubSpot te permite:

• Sincroniza los contactos de Xero y HubSpot de forma unidireccional o bidireccional.
• Sincroniza elementos de Xero y productos de HubSpot de forma unidireccional o bidireccional.
• Sincroniza facturas de Xero con HubSpot, o sincroniza facturas bidireccionalmente (BETA) entre Xero y HubSpot.
• Sincroniza pagos aplicados a facturas desde Xero a HubSpot, o bidireccionalmente entre Xero y HubSpot (BETA).

Nota: se recomienda consultar con sus equipos contables y jurídicos la idoneidad de esta funcionalidad para sus necesidades, antes de conectar la integración.

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla. 

Comprender los requisitos

• Debes ser Superadministrador o tener permisos de Mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot.

• Debe tener al menos Data Hub Starter para crear cualquier asignación de campos personalizada.

Comprender las limitaciones y consideraciones

La funcionalidad de sincronización bidireccional de facturas (BETA) es muy útil para las pequeñas empresas que desean gestionar su facturación desde HubSpot, ya sea creando facturas manualmente, utilizando la funcionalidad de suscripción de HubSpot o convirtiendo sus negocios o cotizaciones en facturas y suscripciones pagaderas.

Esta integración es beneficiosa para las pequeñas empresas que buscan agilizar su proceso de facturación, o agilizar el proceso de traspaso de Ventas a Contabilidad para empezar a facturar y cobrar los pagos.

Algunas características clave a tener en cuenta:

• Edición de facturas: las facturas creadas desde HubSpot deben editarse desde HubSpot (para por ejemplo, añadir o eliminar elementos de pedido, actualizar precios o eliminar un pago), de lo contrario la factura no se sincronizará. Las facturas creadas en Xero pueden editarse dentro de Xero sin ningún problema.
• Cobro de impuestos: la instalación de la integración con Xero desencadenará una importación única de las cuotas impositivas de tu cuenta de Xero a tu biblioteca de cuotas impositivas de HubSpot. Permite añadir los tipos impositivos importados de Xero a elementos de pedido individuales de la factura. La información fiscal se sincronizará con Xero junto con la factura.

• Divisas: en la versión beta se admiten seis divisas: USD, CAD, EUR, GBP, AUD y NZD.

Conectar la aplicación

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono Mercado marketplace en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de HubSpot.
2. Busca y selecciona Xero by HubSpot (Data Sync). 
3. En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación. 
4. Introduce tus credenciales de Xero en el cuadro de diálogo. Revise los permisos requeridos y haga clic en Aceptar. 

Establece tu configuración de Zoom

Se recomienda configurar la sincronización en el siguiente orden, ya que Xero requiere que el contacto y los productos de una factura existan en Xero antes de sincronizar una factura.

Ajuste de la sincronización de contactos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haga clic en Xero. 
3. Haz clic en Sincronizar más datos.
4. En la página Seleccione los datos que desea sincronizar :
   • Haz clic en el menú desplegable Xero y selecciona Contactos.
   • Haz clic en el menú desplegable de HubSpot y selecciona Contactos.
5. Haz clic en las flechas de dirección de sincronización y selecciona una dirección de sincronización.
   • Sincronización de datos entre aplicaciones: los datos se sincronizan bidireccionalmente entre HubSpot y Xero.
   • Los datos sólo se sincronizan con HubSpot: los contactos de HubSpot se crearán a partir de los contactos de Xero en función de los criterios. Sólo se actualizarán las propiedades de contacto de HubSpot.
   • Los datos sólo se sincronizan con Xero: Los contactos de Xero se crearán a partir de los contactos de HubSpot en función de los criterios. Sólo se crearán las propiedades de contacto de Xero.
6. En la página Configurar :
   • Haz clic en el menú desplegable Resolución de conflictos de datos y selecciona qué aplicación sobrescribirá a la otra cuando no esté claro qué aplicación tiene la información más actualizada.
   • En la sección Campos asignados , ajuste las asignaciones de campos.
     • De forma predeterminada, las asignaciones de campos no se pueden eliminar ni editar. Para desactivar una asignación de campos, haga clic para desactivar el interruptor. 
     • Para añadir una asignación de campos personalizada, haga clic en Añadir una asignación para ajustarla.
7. En la página Límite :
   • En la sección HubSpot dataSyncRight Xero , haz clic en Editar para añadir cualquier filtro para limitar cuáles se sincronizarán de una aplicación a la otra. Puede añadir varios filtros con condiciones AND u OR . Por defecto, todos los registros se incluyen en la sincronización.
   • Se recomiendan los siguientes filtros: Al menos una factura asociada tiene El estado de la factura no es ninguno de Borrador Y La fecha de creación es posterior a [fecha de hoy] Y El origen de la factura es cualquiera de HubSpot.

8. En la página Revisar, revisa la configuración de sincronización y haz clic en Guardar y sincronizar. 

Ajuste de la sincronización del producto

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haga clic en Xero. 
3. Haz clic en Sincronizar más datos.
4. En la página Seleccione los datos que desea sincronizar :
   • Haga clic en el menú desplegable Xero y seleccione Artículos.
   • Haga clic en el menú desplegable de HubSpot y seleccione Productos.
5. Haz clic en las flechas de dirección de sincronización y selecciona una dirección de sincronización.
   • Sincronización de datos entre aplicaciones: los datos se sincronizan bidireccionalmente entre HubSpot y Xero.
   • Los datos sólo se sincronizan con HubSpot: los productos de HubSpot se crearán a partir de los artículos de Xero en función de los criterios. Sólo se actualizarán las propiedades de producto de HubSpot.
   • Los datos sólo se sincronizan con Xero: Los artículos de Xero se crearán a partir de los productos de HubSpot en función de los criterios. Sólo se crearán propiedades de artículos de Xero.
6. En la página Configurar :
   • Haz clic en el menú desplegable Resolución de conflictos de datos y selecciona qué aplicación sobrescribirá a la otra cuando no esté claro qué aplicación tiene la información más actualizada.
   • En la sección Campos asignados , ajuste las asignaciones de campos.
     • De forma predeterminada, las asignaciones de campos no se pueden eliminar ni editar. Para desactivar una asignación de campos, haga clic para desactivar el interruptor. 
     • Para añadir una asignación de campos personalizada, haga clic en Añadir una asignación para ajustarla.
7. En la página Límite :
   • En la sección Xero dataSyncRight HubSpot , haz clic en Editar para añadir cualquier filtro para limitar cuáles se sincronizarán de una aplicación a la otra. Puede añadir varios filtros con condiciones AND u OR . Por defecto, todos los registros se incluyen en la sincronización.
   • Se recomiendan los siguientes filtros: Todos los productos y servicios & .

8. En la página Revisar, revisa la configuración de sincronización y haz clic en Guardar y sincronizar. 

Ajuste de la sincronización de facturas

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haga clic en Xero. 
3. Haz clic en Sincronizar más datos.
4. En la página Seleccione los datos que desea sincronizar :
   • Haga clic en el menú desplegable Xero y seleccione Facturas.
   • Haz clic en el menú desplegable de HubSpot y selecciona Facturas.
5. Haz clic en las flechas de dirección de sincronización y selecciona una dirección de sincronización.
   • Sincronización de datos entre aplicaciones (BETA): los datos se sincronizan bidireccionalmente entre HubSpot y Xero. 
   • Los datos sólo se sincronizan con HubSpot: las facturas de HubSpot se crearán a partir de las facturas de Xero en función de los criterios. Sólo se actualizarán las propiedades de las facturas de HubSpot.
   • Los datos sólo se sincronizan con Xero (BETA): Las facturas de Xero se crearán a partir de facturas de HubSpot basadas en criterios. Sólo se crearán propiedades de facturas de Xero.
6. En la página Configurar :
   • Haz clic en el menú desplegable Resolución de conflictos de datos y selecciona qué aplicación sobrescribirá a la otra cuando no esté claro qué aplicación tiene la información más actualizada.
   • En la sección Campos asignados , ajuste las asignaciones de campos.
     • De forma predeterminada, las asignaciones de campos no se pueden eliminar ni editar. Para desactivar una asignación de campos, haga clic para desactivar el interruptor. 
     • Para añadir una asignación de campos personalizada, haga clic en Añadir una asignación para ajustarla.
7. En la página Límite :
   • En la sección Xero dataSyncRight HubSpot, haz clic en Editar para añadir cualquier filtro para limitar cuáles se sincronizarán de una aplicación a la otra. Puede añadir varios filtros con condiciones AND u OR . Por defecto, todos los registros se incluyen en la sincronización.
   • Se recomiendan los siguientes filtros: La hora de creación es posterior a [fecha de hoy a las 12:00 AM].

8. En la página Revisar, revisa la configuración de sincronización y haz clic en Guardar y sincronizar. 

Revise su sincronización

Para revisar tu sincronización:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haga clic en Xero.
3. Haz clic en la pestaña Resumen de sincronización . Esta pestaña muestra información sobre el número de registros sincronizados, no sincronizados, excluidos de una sincronización y la fecha y hora de la última edición de la sincronización. 
4. Para ver los registros individuales, haga clic en el número de cada columna.
5. Para ejecutar la sincronización inmediatamente, haz clic en Sincronizar ahora. 
6. Para crear una sincronización nueva o adicional, haz clic en el botón Sincronizar más datos .
7. Para editar una sincronización existente, pase el ratón por encima de la sincronización y seleccione Editar.
8. Para desactivar una sincronización, haz clic en Más > Desactivar sincronización.
9. Para eliminar una sincronización, haz clic en Más > Eliminar. En el cuadro de diálogo, introduzca el texto deseado y haga clic en Eliminar sincronización. 

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los errores de sincronización más comunes y cómo resolverlos?

A continuación, encontrarás algunos de los errores de sincronización más comunes y una sugerencia de solución:

Una factura debe tener un cliente asociado. Asegúrate de que el cliente asociado es
presente tanto en HubSpot & Xero para sincronizar esta factura.

Este error se produce porque el contacto de la factura no se ha podido encontrar en Xero. La mayoría de las veces, esto se debe a que el contacto de la factura no comparte la dirección de correo electrónico del cliente en Xero. Para solucionarlo, cambie el contacto de la factura que coincida con el correo electrónico del cliente en Xero.

Las modificaciones de elementos de pedido o cantidad de factura en facturas nativas de HubSpot no se pueden realizar a través de aplicaciones externas. Por favor, realice los cambios necesarios directamente en HubSpot.

Este error se produce porque una factura que fue creada en HubSpot fue modificada en Xero. Invierte los cambios en la factura en Xero, y los mismos ajustes en la factura en HubSpot para continuar la sincronización. 

¿Cómo sincronizo Número de pedido u otros campos de factura con Xero?

El Número de pedido no es un campo predeterminado en las facturas de Xero y debe añadirse como un campo personalizado de
en Xero. Por esta razón, la integración de HubSpot Xero no puede definir una asignación de campos lista para usar, y debe configurarse una asignación de campos personalizada (requiere Data Hub Starter, Professional o Enterprise).