Forbind HubSpot og Xero (datasynkronisering)

Forbind HubSpot og Xero, og synkroniser dine kontakter, fakturaer og betalinger, der anvendes på fakturaer, mellem Xero og HubSpot.

Xero HubSpot-integrationen giver dig mulighed for det:

• Synkroniser Xero og HubSpot-kontakter envejs eller tovejs.
• Synkroniser Xero-artikler og HubSpot-produkter envejs eller tovejs.
• Synkroniser Xero-fakturaer til HubSpot, eller synkroniser fakturaer i begge retninger (BETA) mellem Xero og HubSpot.
• Synkroniser betalinger på fakturaer fra Xero til HubSpot eller i begge retninger mellem Xero og HubSpot (BETA).

Bemærk: Det anbefales, at du rådfører dig med dit regnskabs- og juridiske team om, hvorvidt denne funktionalitet passer til dine behov, før du tilslutter integrationen.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med denne funktion, skal du sørge for fuldt ud at forstå, hvilke skridt der skal tages på forhånd, samt funktionens begrænsninger og potentielle konsekvenser af at bruge den.

Forstå kravene

• Du skal være superadministrator eller have App Marketplace-rettigheder på din HubSpot-konto.

• Du skal mindst have Data Hub Starter for at kunne oprette brugerdefinerede feltmappinger.

Forstå begrænsninger og overvejelser

Funktionen til tovejs fakturasynkronisering (BETA) er mest nyttig for små virksomheder, der ønsker at køre deres fakturering fra HubSpot, uanset om det er at oprette fakturaer manuelt, bruge HubSpots abonnementsfunktionalitet eller konvertere deres tilbud til betalbare fakturaer og abonnementer.

Denne integration er gavnlig for små virksomheder, der ønsker at strømline deres faktureringsproces eller strømline overdragelsesprocessen fra salg til regnskab for at starte fakturering og opkrævning af betalinger.

Nogle nøglefunktioner, du skal overveje:

• Redigering af fakturaer: Fakturaer, der er oprettet fra HubSpot, skal redigeres fra HubSpot (for eksempel ved at tilføje eller fjerne varelinjer, opdatere priser eller fjerne en betaling), ellers synkroniseres fakturaen ikke. Fakturaer, der er oprettet i Xero, kan redigeres i Xero uden problemer.
• Opkrævning af skat: Installation af Xero-integrationen vil udløse en engangsimport af skattesatser fra din Xero-konto til dit HubSpot-bibliotek med skattesatser. Dette gør det muligt at tilføje de importerede skattesatser fra Xero til de enkelte poster på din faktura. Skatteoplysningerne vil derefter blive synkroniseret med Xero sammen med din faktura.

• Valutaer: Seks valutaer understøttes i betaversionen: USD, CAD, EUR, GBP, AUD og NZD.

Opret forbindelse til appen

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigationslinje og derefter vælge HubSpot Marketplace.
2. Søg efter og vælg Xero by HubSpot (Data Sync).
3. Klik på Installer app øverst til højre.
4. Indtast dine Xero-legitimationsoplysninger i dialogboksen. Gennemgå de nødvendige tilladelser, og klik på Acceptér.

Konfigurer dine synkroniseringsindstillinger

Det anbefales at konfigurere synkroniseringen i nedenstående rækkefølge, da Xero kræver, at en fakturas kontaktperson og produkter findes i Xero, før en faktura synkroniseres.

Opsæt kontaktsynkroniseringen

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på Xero.
3. Klik på Synkroniser flere data.
4. På siden Vælg de data, du vil synkronisere:
   • Klik på Xero-dropdown-menuen, og vælg Kontakter.
   • Klik på HubSpot-rullemenuen , og vælg Kontakter.
5. Klik på pilene for synkroniseringsretning, og vælg en synkroniseringsretning.
   • Data synkron iseres mellem apps: Data synkroniseres i begge retninger mellem HubSpot og Xero.
   • Data synkroniseres kun til HubSpot: HubSpot-kontakter oprettes ud fra Xero-kontakter baseret på kriterier. Kun HubSpot-kontaktegenskaber opdateres.
   • Data synkroniseres kun med Xero: Xero-kontakter oprettes ud fra HubSpot-kontakter baseret på kriterier. Kun Xero-kontaktegenskaber vil blive oprettet.
6. På siden Konfigurer :
   • Klik på dropdown-menuen Data conflict resolution og vælg, hvilken app der skal overskrive den anden, når det er uklart, hvilken app der har de mest opdaterede oplysninger.
   • I afsnittet Mapped fields skal du konfigurere dine feltmappinger.
     • Standardfelttilknytninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå en felttilknytning fra, skal du klikke for at slå den fra.
     • Hvis du vil tilføje en brugerdefineret felttilknytning, skal du klikke på Add a mapping for at konfigurere den.
7. På siden Limit:
   • I afsnittet HubSpot dataSyncRight Xero skal du klikke på Rediger for at tilføje filtre for at begrænse, hvilke der skal synkroniseres fra den ene app til den anden. Du kan tilføje flere filtre med AND- eller OR-betingelser. Som standard er alle poster inkluderet i synkroniseringen.
   • Følgende filtre anbefales: Mindst én tilknyttet faktura har Fakturastatus er ingen af Kladde OG Oprettelsesdato er efter [dags dato] OG Fakturakilde er en af HubSpot.

8. Gennemgå din synkroniseringskonfiguration på siden Gennemgang, og klik på Gem og synkroniser.

Opsætning af produktsynkronisering

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på Xero.
3. Klik på Synkroniser flere data.
4. På siden Vælg de data, du vil synkronisere:
   • Klik på Xero-dropdown-menuen, og vælg Varer.
   • Klik på HubSpot-rullemenuen , og vælg Produkter.
5. Klik på pilene for synkroniseringsretning, og vælg en synkroniseringsretning.
   • Data synkroniseres mellem apps: Data synkroniseres i begge retninger mellem HubSpot og Xero.
   • Data synkroniseres kun til HubSpot: HubSpot-produkter oprettes ud fra Xero-elementer baseret på kriterier. Kun HubSpot-produktegenskaber opdateres.
   • Data synkroniseres kun med Xero: Xero-artikler oprettes ud fra HubSpot-produkter baseret på kriterier. Kun egenskaber for Xero-produkter oprettes.
6. På siden Konfigurer :
   • Klik på dropdown-menuen Data conflict resolution og vælg, hvilken app der skal overskrive den anden, når det er uklart, hvilken app der har de mest opdaterede oplysninger.
   • I afsnittet Mapped fields skal du konfigurere dine feltmappinger.
     • Standardfelttilknytninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå en felttilknytning fra, skal du klikke for at slå den fra.
     • Hvis du vil tilføje en brugerdefineret felttilknytning, skal du klikke på Add a mapping for at konfigurere den.
7. På siden Limit:
   • I afsnittet Xero dataSyncRight HubSpot skal du klikke på Rediger for at tilføje filtre for at begrænse, hvilke der skal synkroniseres fra den ene app til den anden. Du kan tilføje flere filtre med AND- eller OR-betingelser. Som standard er alle poster inkluderet i synkroniseringen.
   • Følgende filtre anbefales: Alle produkter og tjenester.

8. Gennemgå din synkroniseringskonfiguration på siden Review, og klik på Save and sync.

Opsæt synkronisering af fakturaer

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på Xero.
3. Klik på Synkroniser flere data.
4. På siden Vælg de data, du vil synkronisere:
   • Klik på rullemenuen Xero, og vælg Fakturaer.
   • Klik på HubSpot-rullemenuen , og vælg Fakturaer.
5. Klik på pilene for synkroniseringsretning, og vælg en synkroniseringsretning.
   • Data synkroniseresmellem apps (BETA): data synkroniseres i begge retninger mellem HubSpot og Xero.
   • Datasynkronisering kun til HubSpot: HubSpot-fakturaer oprettes ud fra Xero-fakturaer baseret på kriterier. Kun HubSpot-fakturaens egenskaber opdateres.
   • Data synkroniseres kun med Xero (BETA): Xero-fakturaer oprettes ud fra HubSpot-fakturaer baseret på kriterier. Kun Xero-fakturaegenskaber vil blive oprettet.
6. På siden Konfigurer :
   • Klik på dropdown-menuen Data conflict resolution og vælg, hvilken app der skal overskrive den anden, når det er uklart, hvilken app der har de mest opdaterede oplysninger.
   • I afsnittet Mappede felter skal du konfigurere dine feltmappinger.
     • Standardfelttilknytninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå en felttilknytning fra, skal du klikke for at slå den fra.
     • Hvis du vil tilføje en brugerdefineret felttilknytning, skal du klikke på Add a mapping for at konfigurere den.
7. På siden Limit:
   • I afsnittet Xero dataSyncRight HubSpot skal du klikke på Rediger for at tilføje filtre, der begrænser, hvilke der skal synkroniseres fra den ene app til den anden. Du kan tilføje flere filtre med AND- eller OR-betingelser. Som standard er alle poster inkluderet i synkroniseringen.
   • Følgende filtre anbefales: Oprettelsestidspunktet er efter [dagens dato kl. 12:00].

8. På siden Review skal du gennemgå din synkroniseringskonfiguration og klikke på Save and sync.

Gennemgå din synkronisering

Sådan gennemgår du din synkronisering:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på Xero.
3. Klik på fanen Synkroniseringsoversigt. Denne fane viser oplysninger om antallet af poster i synkronisering, manglende synkronisering, ekskluderet fra en synkronisering og tidsstemplet for, hvornår synkroniseringen sidst blev redigeret.
4. For at se de enkelte poster skal du klikke på nummeret i hver kolonne.
5. Klik på Synkroniser nu for at køre synkroniseringen med det samme.
6. For at oprette en ny eller yderligere synkronisering skal du klikke på knappen Synkroniser flere data .
7. Hvis du vil redigere en eksisterende synkronisering, skal du holde markøren over synkroniseringen og klikke på Rediger.
8. For at slukke for en synkronisering skal du klikke på Mere > Sluk for synkronisering.
9. For at slette en synkronisering skal du klikke på Mere > Slet. Indtast den ønskede tekst i dialogboksen, og klik på Slet synkronisering.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er de mest almindelige synkroniseringsfejl, og hvordan løser jeg dem?

Nedenfor finder du nogle af de mest almindelige synkroniseringsfejl og et løsningsforslag:

En faktura skal have en tilknyttet kunde. Sørg for, at den tilknyttede kunde er
til stede i både HubSpot og Xero for at synkronisere denne faktura.

Denne fejl opstår, fordi kontakten på fakturaen ikke kunne findes i Xero. Oftest skyldes det, at kontakten på fakturaen ikke har samme e-mailadresse som kunden i Xero. For at løse problemet skal du ændre kontakten på fakturaen, så den matcher kundens e-mailadresse i Xero.

Ændringer af varelinjer eller fakturabeløb i HubSpot-fakturaer kan ikke foretages via eksterne programmer. Foretag venligst alle nødvendige ændringer direkte i HubSpot.

Denne fejl opstår, fordi en faktura, der er oprettet i HubSpot, er blevet ændret i Xero. Tilbagefør ændringerne til fakturaen i Xero og de samme justeringer til fakturaen i HubSpot for at fortsætte synkroniseringen.

Hvordan synkroniserer jeg PO-nummer eller andre fakturafelter til/fra Xero?

PO-nummer er ikke et standardfelt på Xero-fakturaer og skal tilføjes som et brugerdefineret felt i Xero.
felt i Xero. Af denne grund kan HubSpot Xero-integrationen ikke definere en out of the box-felttilknytning til det, og der skal oprettes en brugerdefineret felttilknytning (kræver Data Hub Starter, Professional eller Enterprise).