เชื่อมต่อ HubSpot และ Xero (ซิงค์ข้อมูล)

เชื่อมต่อ HubSpot และ Xero และซิงค์รายชื่อผู้ติดต่อใบแจ้งหนี้และการชำระเงินที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ระหว่าง Xero และ HubSpot 

การผสานรวม Xero HubSpot ช่วยให้คุณสามารถ:

• ซิงค์รายชื่อผู้ติดต่อ Xero และ HubSpot แบบทางเดียวหรือแบบสองทิศทาง
• ซิงค์รายการ Xero และผลิตภัณฑ์ HubSpot แบบทางเดียวหรือแบบสองทิศทาง
• ซิงค์ใบแจ้งหนี้ Xero กับ HubSpot หรือซิงค์ใบแจ้งหนี้แบบสองทิศทาง (เบต้า) ระหว่าง Xero และ HubSpot
• ใช้การชำระเงินแบบซิงค์กับใบแจ้งหนี้จาก Xero ไปยัง HubSpot หรือแบบสองทิศทางระหว่าง Xero และ HubSpot (เบต้า)

โปรดทราบ: ขอแนะนำให้ปรึกษากับทีมบัญชีและทีมกฎหมายของคุณเกี่ยวกับความเหมาะสมของฟังก์ชันการทำงานนี้ตามความต้องการของคุณก่อนที่จะเชื่อมต่อการผสานรวม

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับฟีเจอร์นี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าควรดำเนินการขั้นตอนใดล่วงหน้ารวมถึงข้อจำกัดของฟีเจอร์และผลที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้ฟีเจอร์นี้ 

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

• คุณต้องเป็น Super Admin หรือมีสิทธิ์เข้าถึง App Marketplace ในบัญชี HubSpot ของคุณ

• คุณต้องมี Data Hub Starter อย่างน้อยเพื่อสร้างการแมปฟิลด์ที่กำหนดเอง

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

ฟังก์ชันการซิงค์ใบแจ้งหนี้แบบสองทาง (เบต้า) มีประโยชน์มากที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการเรียกเก็บเงินจาก HubSpot ไม่ว่าจะเป็นการสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองการใช้ฟังก์ชันการสมัครสมาชิกของ HubSpot หรือการแปลงข้อเสนอหรือใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้และการสมัครสมาชิกที่ต้องชำระ

การผสานรวมนี้เป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการเรียกเก็บเงินหรือปรับปรุงกระบวนการส่งมอบตั้งแต่การขายไปจนถึงการบัญชีเพื่อเริ่มเรียกเก็บเงินและเรียกเก็บเงิน

ฟีเจอร์สำคัญที่ควรพิจารณา:

• การแก้ไขใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้ที่สร้างจาก HubSpot ต้องได้รับการแก้ไขจาก HubSpot ( เช่นการเพิ่มหรือลบรายการสินค้ารายการอัพเดทราคาหรือลบการชำระเงิน) มิฉะนั้นใบแจ้งหนี้จะซิงค์ไม่สำเร็จ ใบแจ้งหนี้ที่สร้างใน Xero สามารถแก้ไขได้ภายใน Xero โดยไม่มีปัญหาใดๆ
• การเรียกเก็บภาษี: การติดตั้งการผสานรวม Xero จะทำให้เกิดการนำเข้าอัตราภาษีแบบครั้งเดียวจากบัญชี Xero ไปยังไลบรารีอัตราภาษี HubSpot ของคุณ ซึ่งจะช่วยให้สามารถเพิ่มอัตราภาษีนำเข้าจาก Xero ลงในรายการสินค้าแต่ละรายการในใบแจ้งหนี้ของคุณได้ จากนั้นข้อมูลภาษีจะถูกซิงค์กับ Xero พร้อมกับใบแจ้งหนี้ของคุณ

• สกุลเงิน: รองรับ 6 สกุลเงินในรุ่นเบต้า: USD, CAD, EUR, GBP, AUD และ NZD

เชื่อมต่อแอพ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิกไอคอนตลาด marketplace ในแถบนำทางด้านบน จากนั้นเลือก HubSpot Marketplace
2. ค้นหาและเลือก Xero ตาม HubSpot (ซิงค์ข้อมูล) 
3. ที่ด้านขวาบนให้คลิกติดตั้งแอป 
4. ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนข้อมูลประจำตัว Xero ของคุณ ตรวจสอบสิทธิที่จำเป็นแล้วคลิกยอมรับ 

กำหนดการตั้งค่าการซิงค์

ขอแนะนำให้ตั้งค่าการซิงค์ตามลำดับด้านล่างเนื่องจาก Xero กำหนดให้มีผู้ติดต่อและผลิตภัณฑ์ของใบแจ้งหนี้ใน Xero ก่อนที่จะซิงค์ใบแจ้งหนี้

ตั้งค่าการซิงค์ผู้ติดต่อ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิกsettings ไอคอนการตั้งค่าในแถบการนำทางด้านบน ในเมนูแถบด้านข้างทางซ้าย ไปที่การผสานการทำงาน > แอปที่เชื่อมต่อ
2. คลิก Xero 
3. คลิกซิงค์ข้อมูลเพิ่มเติม
4. ในหน้าเลือกข้อมูลที่คุณต้องการซิงค์:
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลง Xero และเลือกผู้ติดต่อ
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลง HubSpot และเลือกรายชื่อผู้ติดต่อ
5. คลิกลูกศรทิศทางการซิงค์และเลือกทิศทางการซิงค์
   • การซิงค์ข้อมูลระหว่าง แอป: การซิงค์ข้อมูลแบบสองทิศทางระหว่าง HubSpot และ Xero
   • ซิงค์ข้อมูลกับ HubSpot เท่านั้น: รายชื่อติดต่อ HubSpot จะถูกสร้างขึ้นจากรายชื่อติดต่อ Xero ตามเกณฑ์ เฉพาะคุณสมบัติการติดต่อ HubSpot เท่านั้นที่จะได้รับการอัปเดต
   • ซิงค์ข้อมูลกับ Xero เท่านั้น: รายชื่อติดต่อ Xero จะถูกสร้างขึ้นจากรายชื่อติดต่อ HubSpot ตามเกณฑ์ เฉพาะคุณสมบัติการติดต่อของ Xero เท่านั้นที่จะถูกสร้างขึ้น
6. ในหน้ากำหนดค่า :
   • คลิกเมนูดร็อปดาวน์การแก้ปัญหาความขัดแย้งของข้อมูลและเลือกแอปที่จะเขียนทับอีกแอปหนึ่งเมื่อไม่ชัดเจนว่าแอปใดมีข้อมูลล่าสุดมากที่สุด
   • ในส่วนช่องที่แม็ปการตั้งค่าการแม็ปช่องของคุณ
     • ไม่สามารถลบหรือแก้ไขการแมปฟิลด์เริ่มต้นได้ หากต้องการปิดการแมปฟิลด์ให้คลิกเพื่อสลับสวิตช์ปิด 
     • หากต้องการเพิ่มการแมปฟิลด์แบบกำหนดเองให้คลิกเพิ่มการแมปเพื่อตั้งค่า
7. ในหน้าขีดจำกัด:
   • ในส่วน HubSpot dataSyncRight dataSyncRight ให้คลิกแก้ไขเพื่อเพิ่มตัวกรองเพื่อจำกัดว่าตัวกรองใดจะซิงค์จากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่ง คุณสามารถเพิ่มตัวกรองหลายตัวที่มีและ/หรือเงื่อนไขได้ ตามค่าเริ่มต้นระเบียนทั้งหมดจะรวมอยู่ในการซิงค์
   • ขอแนะนำตัวกรองต่อไปนี้: อย่างน้อยหนึ่งใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องมีสถานะใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ฉบับร่างและวันที่สร้างอยู่หลังวันที่ [วันนี้] และแหล่งที่มาของใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ HubSpot

8. ในหน้าตรวจสอบให้ตรวจสอบการกำหนดค่าการซิงค์แล้วคลิกบันทึกและซิงค์ 

ตั้งค่าการซิงค์ผลิตภัณฑ์

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิกsettings ไอคอนการตั้งค่าในแถบการนำทางด้านบน ในเมนูแถบด้านข้างทางซ้าย ไปที่การผสานการทำงาน > แอปที่เชื่อมต่อ
2. คลิก Xero 
3. คลิกซิงค์ข้อมูลเพิ่มเติม
4. ในหน้าเลือกข้อมูลที่คุณต้องการซิงค์:
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลง Xero และเลือก รายการ
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลง HubSpot และเลือก ผลิตภัณฑ์
5. คลิกลูกศรทิศทางการซิงค์และเลือกทิศทางการซิงค์
   • การซิงค์ข้อมูลระหว่าง แอป: การซิงค์ข้อมูลแบบสองทิศทางระหว่าง HubSpot และ Xero
   • ซิงค์ข้อมูลกับ HubSpot เท่านั้น: ผลิตภัณฑ์ HubSpot จะถูกสร้างขึ้นจากรายการ Xero ตามเกณฑ์ เฉพาะคุณสมบัติผลิตภัณฑ์ HubSpot เท่านั้นที่จะได้รับการอัปเดต
   • ซิงค์ข้อมูลกับ Xero เท่านั้น: รายการ Xero จะถูกสร้างขึ้นจากผลิตภัณฑ์ HubSpot ตามเกณฑ์ เฉพาะคุณสมบัติไอเท็ม Xero เท่านั้นที่จะถูกสร้างขึ้น
6. ในหน้ากำหนดค่า :
   • คลิกเมนูดร็อปดาวน์การแก้ปัญหาความขัดแย้งของข้อมูลและเลือกแอปที่จะเขียนทับอีกแอปหนึ่งเมื่อไม่ชัดเจนว่าแอปใดมีข้อมูลล่าสุดมากที่สุด
   • ในส่วนช่องที่แม็ปการตั้งค่าการแม็ปช่องของคุณ
     • ไม่สามารถลบหรือแก้ไขการแมปฟิลด์เริ่มต้นได้ หากต้องการปิดการแมปฟิลด์ให้คลิกเพื่อสลับสวิตช์ปิด 
     • หากต้องการเพิ่มการแมปฟิลด์แบบกำหนดเองให้คลิกเพิ่มการแมปเพื่อตั้งค่า
7. ในหน้าขีดจำกัด:
   • ในส่วน Xero dataSyncRight dataSyncRight ให้คลิกแก้ไขเพื่อเพิ่มตัวกรองเพื่อจำกัดว่าตัวกรองใดจะซิงค์จากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่ง คุณสามารถเพิ่มตัวกรองหลายตัวที่มีและ/หรือเงื่อนไขได้ ตามค่าเริ่มต้นระเบียนทั้งหมดจะรวมอยู่ในการซิงค์
   • ขอแนะนำตัวกรองต่อไปนี้: ผลิตภัณฑ์และบริการทั้งหมด

8. ในหน้าตรวจสอบให้ตรวจสอบการกำหนดค่าการซิงค์แล้วคลิกบันทึกและซิงค์ 

ตั้งค่าการซิงค์ใบแจ้งหนี้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิกsettings ไอคอนการตั้งค่าในแถบการนำทางด้านบน ในเมนูแถบด้านข้างทางซ้าย ไปที่การผสานการทำงาน > แอปที่เชื่อมต่อ
2. คลิก Xero 
3. คลิกซิงค์ข้อมูลเพิ่มเติม
4. ในหน้าเลือกข้อมูลที่คุณต้องการซิงค์:
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลง Xero แล้วเลือกใบแจ้งหนี้
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลง HubSpot และเลือกใบแจ้งหนี้
5. คลิกลูกศรทิศทางการซิงค์และเลือกทิศทางการซิงค์
   • การซิงค์ข้อมูลระหว่าง แอป (เบต้า): การซิงค์ข้อมูลแบบสองทิศทางระหว่าง HubSpot และ Xero 
   • ซิงค์ข้อมูลกับ HubSpot เท่านั้น: ใบแจ้งหนี้ HubSpot จะถูกสร้างขึ้นจากใบแจ้งหนี้ Xero ตามเกณฑ์ เฉพาะคุณสมบัติใบแจ้งหนี้ของ HubSpot เท่านั้นที่จะได้รับการอัปเดต
   • ซิงค์ข้อมูลกับ Xero (เบต้า) เท่านั้น: ใบแจ้งหนี้ Xero จะถูกสร้างขึ้นจากใบแจ้งหนี้ HubSpot ตามเกณฑ์ เฉพาะคุณสมบัติใบแจ้งหนี้ Xero เท่านั้นที่จะถูกสร้างขึ้น
6. ในหน้ากำหนดค่า :
   • คลิกเมนูดร็อปดาวน์การแก้ปัญหาความขัดแย้งของข้อมูลและเลือกแอปที่จะเขียนทับอีกแอปหนึ่งเมื่อไม่ชัดเจนว่าแอปใดมีข้อมูลล่าสุดมากที่สุด
   • ในส่วนช่องที่แม็ปการตั้งค่าการแม็ปช่องของคุณ
     • ไม่สามารถลบหรือแก้ไขการแมปฟิลด์เริ่มต้นได้ หากต้องการปิดการแมปฟิลด์ให้คลิกเพื่อสลับสวิตช์ปิด 
     • หากต้องการเพิ่มการแมปฟิลด์แบบกำหนดเองให้คลิกเพิ่มการแมปเพื่อตั้งค่า
7. ในหน้าขีดจำกัด:
   • ในส่วน Xero dataSyncRight dataSyncRight  ให้คลิกแก้ไขเพื่อเพิ่มตัวกรองเพื่อจำกัดว่าตัวกรองใดจะซิงค์จากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่ง คุณสามารถเพิ่มตัวกรองหลายตัวที่มีและ/หรือเงื่อนไขได้ ตามค่าเริ่มต้นระเบียนทั้งหมดจะรวมอยู่ในการซิงค์
   • ขอแนะนำตัวกรองต่อไปนี้: เวลาที่สร้างคือหลัง [วันที่วันนี้เวลา 24:00 น.] 

8. ในหน้าตรวจสอบให้ตรวจสอบการกำหนดค่าการซิงค์แล้วคลิกบันทึกและซิงค์ 

ตรวจสอบการซิงค์

วิธีตรวจสอบการซิงค์:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิกsettings ไอคอนการตั้งค่าในแถบการนำทางด้านบน ในเมนูแถบด้านข้างทางซ้าย ไปที่การผสานการทำงาน > แอปที่เชื่อมต่อ
2. คลิก Xero
3. คลิกแท็บภาพรวมการซิงค์ แท็บนี้จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเรคคอร์ดที่ซิงค์ไม่สามารถซิงค์แยกออกจากการซิงค์และการประทับเวลาว่ามีการแก้ไขการซิงค์ครั้งล่าสุดเมื่อใด 
4. หากต้องการดูแต่ละระเบียนให้คลิกที่ตัวเลขในแต่ละคอลัมน์
5. หากต้องการเรียกใช้การซิงค์ทันทีให้คลิกซิงค์ตอนนี้ 
6. หากต้องการสร้างการซิงค์ใหม่หรือเพิ่มเติมให้คลิกปุ่มซิงค์ข้อมูลเพิ่มเติม
7. หากต้องการแก้ไขการซิงค์ที่มีอยู่ให้วางเมาส์เหนือการซิงค์และ แก้ไข
8. หากต้องการปิดการซิงค์ให้คลิกเพิ่มเติม > ปิดการซิงค์
9. หากต้องการลบการซิงค์ให้คลิกเพิ่มเติม > ลบ ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนข้อความที่ต้องการแล้วคลิกลบการซิงค์ 

คำถามที่พบบ่อย

ข้อผิดพลาดในการซิงค์ที่พบบ่อยที่สุดคืออะไรและฉันจะแก้ไขได้อย่างไร?

ด้านล่างนี้คุณจะพบข้อผิดพลาดในการซิงค์ที่พบบ่อยที่สุดและความละเอียดที่แนะนำ:

ใบแจ้งหนี้ควรมีลูกค้าที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าที่เกี่ยวข้องคือ
มีอยู่ในทั้ง HubSpot และ Xero เพื่อซิงค์ใบแจ้งหนี้นี้

ข้อผิดพลาดนี้เกิดขึ้นเนื่องจากไม่พบผู้ติดต่อในใบแจ้งหนี้ใน Xero ส่วนใหญ่เป็นเพราะผู้ติดต่อในใบแจ้งหนี้ไม่ได้แชร์ที่อยู่อีเมลของลูกค้าใน Xero หากต้องการแก้ไขให้เปลี่ยนผู้ติดต่อในใบแจ้งหนี้ที่ตรงกับอีเมลของลูกค้าใน Xero

การแก้ไขรายการสินค้าหรือจำนวนใบแจ้งหนี้ในใบแจ้งหนี้แบบเนทีฟของ HubSpot ไม่สามารถทำได้ผ่านแอปพลิเคชันภายนอก โปรดทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นใน HubSpot โดยตรง

ข้อผิดพลาดนี้เกิดขึ้นเนื่องจากใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นใน HubSpot ได้รับการแก้ไขใน Xero ย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้ใน Xero และการปรับเปลี่ยนเดียวกันกับใบแจ้งหนี้ใน HubSpot เพื่อซิงค์ต่อไป 

ฉันจะซิงค์หมายเลข PO หรือฟิลด์ใบแจ้งหนี้อื่นๆไปยัง/จาก Xero ได้อย่างไร

หมายเลขใบสั่งซื้อไม่ใช่ฟิลด์เริ่มต้นในใบแจ้งหนี้ Xero และต้องเพิ่มเป็นแบบกำหนดเอง
ฟิลด์ใน Xero ด้วยเหตุนี้การผสานรวม HubSpot Xero จึงไม่สามารถกำหนดการแมปฟิลด์นอกกรอบได้และต้องตั้งค่าการแมปฟิลด์ที่กำหนดเอง (ต้องมี Data Hub Starter, Professional หรือ Enterprise)