Connecter HubSpot et Xero (synchronisation des données)

Connectez HubSpot et Xero et synchronisez vos contacts, factures et paiements appliqués aux factures entre Xero et HubSpot. 

L'intégration Xero HubSpot vous permet de :

• Synchronisez vos contacts Xero et HubSpot de manière unidirectionnelle ou bidirectionnelle.
• Synchronisez les éléments Xero et les produits HubSpot de manière unidirectionnelle ou bidirectionnelle.
• Synchronisez les factures Xero avec HubSpot ou synchronisez les factures de manière bidirectionnelle (BÊTA) entre Xero et HubSpot.
• Synchronisez les paiements appliqués aux factures de Xero vers HubSpot ou de façon bidirectionnelle entre Xero et HubSpot (BÊTA).

Remarque : il est recommandé de consulter vos équipes comptable et juridique pour savoir si cette fonctionnalité correspond à vos besoins avant de connecter l'intégration.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation. 

Compréhension des exigences

• Vous devez être un super administrateur ou disposer d’autorisations pour le marketplace des applications dans votre compte HubSpot.

• Vous devez disposer au minimum de Hub Data Starter pour créer des mappages de champs personnalisés.

Compréhension des limites et des considérations

La fonctionnalité de synchronisation bidirectionnelle des factures (BÊTA) est particulièrement utile pour les petites entreprises qui cherchent à gérer leur facturation à partir de HubSpot, qu’il s’agisse de créer des factures manuellement, d’utiliser la fonctionnalité d’abonnement de HubSpot ou de convertir leurs transactions ou leurs devis en factures et abonnements.

Cette intégration est bénéfique pour les petites entreprises qui cherchent à rationaliser leur processus de facturation ou à rationaliser le processus de transfert des ventes à la comptabilité pour commencer à facturer et collecter les paiements.

Quelques caractéristiques clés à prendre en compte :

• Modification des factures : les factures créées à partir de HubSpot doivent être modifiées à partir de HubSpot (par exemple, l'ajout ou la suppression de lignes de produits, la mise à jour des prix ou la suppression d'un paiement), sinon la synchronisation de la facture échouera. Les factures créées dans Xero peuvent être modifiées dans Xero sans aucun problème.
• Facturation de la taxe : l'installation de l'intégration Xero déclenchera un import unique des taux d'imposition de votre compte Xero vers votre bibliothèque de taux d'imposition HubSpot. Cela permet d'ajouter les taux de taxe à l'importation de Xero aux lignes de produits individuelles de votre facture. Les informations fiscales seront alors synchronisées dans Xero avec votre facture.

• Devises : six devises sont prises en charge en version bêta : USD, CAD, EUR, GBP, AUD et NZD.

Connecter l'application

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace HubSpot.
2. Recherchez et sélectionnez Xero by HubSpot (synchronisation des données). 
3. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application. 
4. Dans la boîte de dialogue, saisissez vos informations d'identification Xero. Vérifiez les autorisations requises, puis cliquez sur Accepter. 

Configurer les paramètres de synchronisation

Il est recommandé de configurer la synchronisation dans l'ordre ci-dessous, car Xero exige que le contact et les produits d'une facture existent dans Xero avant qu'une facture ne soit synchronisée.

Configurer la synchronisation des contacts

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Xero. 
3. Cliquez sur Synchroniser plus de données.
4. Sur la page Sélectionnez les données que vous souhaitez synchroniser :
   • Cliquez sur le menu déroulant Xero et sélectionnez Contacts.
   • Cliquez sur le menu déroulant de HubSpot et sélectionnez Contacts.
5. Cliquez sur les flèches de direction de synchronisation et sélectionnez une direction de synchronisation.
   • Synchronisation bidirectionnelle des données entre les applications : les données sont synchronisées de manière bidirectionnelle entre Xero et HubSpot.
   • Les données sont uniquement synchronisées avec HubSpot : Les contacts HubSpot seront créés à partir des contacts Xero en fonction de critères. Seules les propriétés de contact HubSpot seront mises à jour.
   • Les données sont uniquement synchronisées vers Xero : Les contacts Xero seront créés à partir des contacts HubSpot en fonction de critères. Seules les propriétés de contact Xero seront créées.
6. Sur la page Configurer :
   • Cliquez sur le menu déroulant Résolution des conflits de données et sélectionnez l'application qui primera sur l'autre en cas de doute sur l'application disposant des informations les plus récentes.
   • Dans la section Champs mappés , configurez vos mappages de champs.
     • Les mappages de champs par défaut ne peuvent pas être supprimés ou modifiés. Pour désactiver un mappage de champs, cliquez pour désactiver cette option. 
     • Pour ajouter un mappage de champs personnalisé, cliquez sur Ajouter un mappage pour le configurer.
7. Sur la page Limite :
   • Dans la section Xero HubSpotdataSyncRight , cliquez sur Modifier pour ajouter des filtres afin de limiter ceux qui seront synchronisés d'une application à l'autre. Vous pouvez ajouter plusieurs filtres avec des conditions ET ou OU . Par défaut, tous les enregistrements sont inclus dans la synchronisation.
   • Les filtres suivants sont recommandés : Au moins une facture associée a le statut de la facture n'est aucun des résultats Brouillon ET La date de création est postérieure au [date du jour] ET La source de la facture est l'une des valeurs HubSpot.

8. Sur la page Vérifier, vérifiez la configuration de la synchronisation et cliquez sur Enregistrer et synchroniser. 

Configurer la synchronisation des produits

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Xero. 
3. Cliquez sur Synchroniser plus de données.
4. Sur la page Sélectionnez les données que vous souhaitez synchroniser :
   • Cliquez sur le menu déroulant Xero et sélectionnez Éléments.
   • Cliquez sur le menu déroulant HubSpot et sélectionnez Produits.
5. Cliquez sur les flèches de direction de synchronisation et sélectionnez une direction de synchronisation.
   • Synchronisation bidirectionnelle des données entre les applications : les données sont synchronisées de manière bidirectionnelle entre Xero et HubSpot.
   • Les données sont uniquement synchronisées avec HubSpot : Les produits HubSpot seront créés à partir d’éléments Xero en fonction de critères. Seules les propriétés des produits HubSpot seront mises à jour.
   • Les données sont uniquement synchronisées avec Xero : Les éléments Xero seront créés à partir des produits HubSpot en fonction de critères. Seules les propriétés d’élément Xero seront créées.
6. Sur la page Configurer :
   • Cliquez sur le menu déroulant Résolution des conflits de données et sélectionnez l'application qui primera sur l'autre en cas de doute sur l'application disposant des informations les plus récentes.
   • Dans la section Champs mappés , configurez vos mappages de champs.
     • Les mappages de champs par défaut ne peuvent pas être supprimés ou modifiés. Pour désactiver un mappage de champs, cliquez pour désactiver cette option. 
     • Pour ajouter un mappage de champs personnalisé, cliquez sur Ajouter un mappage pour le configurer.
7. Sur la page Limite :
   • Dans la section Xero dataSyncRight HubSpot , cliquez sur Modifier pour ajouter des filtres afin de limiter ceux qui seront synchronisés d'une application à l'autre. Vous pouvez ajouter plusieurs filtres avec des conditions ET ou OU . Par défaut, tous les enregistrements sont inclus dans la synchronisation.
   • Les filtres suivants sont recommandés : Tous les produits et & services.

8. Sur la page Vérifier, vérifiez la configuration de la synchronisation et cliquez sur Enregistrer et synchroniser. 

Configurer la synchronisation des factures

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Xero. 
3. Cliquez sur Synchroniser plus de données.
4. Sur la page Sélectionnez les données que vous souhaitez synchroniser :
   • Cliquez sur le menu déroulant Xero et sélectionnez Factures.
   • Cliquez sur le menu déroulant de HubSpot et sélectionnez Factures.
5. Cliquez sur les flèches de direction de synchronisation et sélectionnez une direction de synchronisation.
   • Synchronisation bidirectionnelle entre les applications (bêta) : synchronisez les données de façon bidirectionnelle entre HubSpot et Xero. 
   • Les données sont uniquement synchronisées avec HubSpot : Les factures HubSpot seront créées à partir des factures Xero sur la base de critères. Seules les propriétés de facture HubSpot seront mises à jour.
   • Les données sont uniquement synchronisées avec Xero (bêta) : Les factures Xero seront créées à partir des factures HubSpot sur la base de critères. Seules les propriétés de facture Xero seront créées.
6. Sur la page Configurer :
   • Cliquez sur le menu déroulant Résolution des conflits de données et sélectionnez l'application qui primera sur l'autre en cas de doute sur l'application disposant des informations les plus récentes.
   • Dans la section Champs mappés , configurez vos mappages de champs.
     • Les mappages de champs par défaut ne peuvent pas être supprimés ou modifiés. Pour désactiver un mappage de champs, cliquez pour désactiver cette option. 
     • Pour ajouter un mappage de champs personnalisé, cliquez sur Ajouter un mappage pour le configurer.
7. Sur la page Limite :
   • Dans la section Xero dataSyncRight HubSpot, cliquez sur Modifier pour ajouter des filtres afin de limiter ceux qui seront synchronisés d'une application à l'autre. Vous pouvez ajouter plusieurs filtres avec des conditions ET ou OU . Par défaut, tous les enregistrements sont inclus dans la synchronisation.
   • Les filtres suivants sont recommandés : L'heure de création est postérieure au [date d'aujourd'hui à 12h00].

8. Sur la page Vérifier, vérifiez la configuration de la synchronisation et cliquez sur Enregistrer et synchroniser. 

Vérifier votre synchronisation

Pour vérifier votre synchronisation :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Xero.
3. Cliquez sur l'onglet Vue d'ensemble de la synchronisation . Cet onglet affiche des informations sur le nombre de fiches d'informations synchronisées, d'échecs de synchronisation, d'exclusions d'une synchronisation et l'horodatage de la dernière modification de la synchronisation. 
4. Pour afficher les fiches d'informations individuelles, cliquez sur le nombre dans chaque colonne.
5. Pour lancer la synchronisation immédiatement, cliquez sur Synchroniser maintenant. 
6. Pour créer une synchronisation ou une synchronisation supplémentaire, cliquez sur le bouton Synchroniser plus de données.
7. Pour modifier une synchronisation existante, passez le curseur de la souris sur la synchronisation et sur Modifier.
8. Pour désactiver une synchronisation, cliquez sur Plus > Désactiver la synchronisation.
9. Pour supprimer une synchronisation, cliquez sur Plus > de suppressions. Dans la boîte de dialogue, saisissez le texte requis et cliquez sur Supprimer la synchronisation. 

Foire aux questions

Quelles sont les erreurs de synchronisation les plus courantes et comment les résoudre ?

Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des erreurs de synchronisation les plus courantes ainsi qu'une suggestion de solution :

Une facture doit avoir un client associé. Assurez-vous que le client associé est
présent dans HubSpot & Xero pour synchroniser cette facture.

Cette erreur se produit car le contact figurant sur la facture est introuvable dans Xero. Le plus souvent, cela est dû au fait que le contact figurant sur la facture ne partage pas l'adresse e-mail du client dans Xero. Pour résoudre ce problème, modifiez le contact sur la facture en fonction de l'adresse e-mail du client dans Xero.

Les modifications de lignes de produits ou de montants de facture dans les factures natives HubSpot ne peuvent pas être effectuées via des applications externes. Veuillez apporter les modifications nécessaires directement dans HubSpot.

Cette erreur se produit parce qu'une facture créée dans HubSpot a été modifiée dans Xero. Annulez les modifications apportées à la facture dans Xero et les mêmes ajustements dans HubSpot pour continuer la synchronisation. 

Comment synchroniser un numéro de commande ou d'autres champs de facture vers/depuis Xero ?

Le numéro de commande n'est pas un champ par défaut sur les factures Xero et doit être ajouté en tant que champ personnalisé
dans Xero. Pour cette raison, l’intégration Xero de HubSpot ne peut pas définir un mappage de champs prêt à l’emploi, et un mappage de champs ustom doit être configuré (nécessite Data Hub Starter, Pro ou Entreprise).