連接 HubSpot 和 Xero（資料同步）

連接 HubSpot 和 Xero，並在 Xero 和 HubSpot 之間同步聯絡人、發票和應用於發票的付款。

Xero HubSpot 整合可讓您：

• 單向或雙向同步 Xero 和 HubSpot 聯絡人。
• 單向或雙向同步 Xero 項目和 HubSpot 產品。
• 同步 Xero 發票到 HubSpot，或在 Xero 和 HubSpot 之間雙向同步發票 (BETA)。
• 從 Xero 同步付款到 HubSpot 的發票，或在 Xero 和 HubSpot 之間雙向同步付款 (BETA)。

請注意：建議在連接整合之前，先諮詢您的會計及法律團隊，以確定此功能是否符合您的需求。

開始使用前

在您開始使用此功能之前，請務必充分瞭解應該提前採取哪些步驟，以及此功能的限制和使用此功能的潛在後果。

瞭解需求

• 您必須是 HubSpot 帳戶的Super Admin或擁有App Marketplace 權限。

• 您必須至少擁有Data HubStarter才能建立任何自訂欄位對應。

瞭解限制與注意事項

雙向發票同步功能 (BETA) 對於希望從 HubSpot 執行計費的小型企業最為有用，無論是手動建立發票、使用 HubSpot 的訂閱功能，或是將交易或報價轉換為應付發票和訂閱。

此整合對於希望簡化開票流程，或簡化從銷售到會計的交接流程，以開始開票和收款的小型企業來說是有益的。

一些需要考慮的主要功能：

• 編輯發票：從 HubSpot 建立的發票需要從 HubSpot 編輯 (例如 ，新增或移除細列項目、更新定價或移除付款)，否則發票將無法同步。在 Xero 中建立的發票可以在 Xero 中編輯，不會有任何問題。
• 收取稅金：安裝 Xero 整合將觸發一次性從您的 Xero 帳戶匯入稅率到您的 HubSpot 稅率庫。這可將從 Xero 匯入的稅率加入發票上的個別項目中。稅務資訊會與您的發票一起同步到 Xero。

• 貨幣：Beta 版支援六種貨幣：美元、加元、歐元、英鎊、澳元和紐元。

連接應用程式

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace，然後選取「HubSpot Marketplace」。
2. 搜尋並選擇Xero by HubSpot (資料同步)。
3. 在右上方，按一下安裝應用程式。
4. 在對話方塊中，輸入您的Xero 認證。檢視所需權限，然後按一下接受。

設定您的同步設定

建議按照以下順序設定同步，因為 Xero 要求在同步發票之前，發票的聯絡人和產品必須存在於 Xero 中。

設定聯絡人同步

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。 安裝應用程式。
2. 按一下Xero。
3. 按一下同步更多資料。
4. 在「選擇您要同步的資料」頁面：
   • 按一下Xero下拉式功能表並選擇聯絡人。
   • 按一下HubSpot 下拉式功能表並選擇聯絡人。
5. 按一下同步方向箭頭，然後選擇同步方向。
   • 應用程式 之間的資料同步 ： 資料在 HubSpot 和 Xero之間雙向同步。
   • 資料只同步至 HubSpot：HubSpot 聯絡人將根據條件從 Xero 聯絡人建立。只有 HubSpot 聯絡人的屬性會被更新。
   • 資料只同步至 Xero：Xero 聯絡人將根據條件從 HubSpot 聯絡人建立。只會建立 Xero 聯絡人內容。
6. 在Configure 頁面上：
   • 按一下Data conflict resolution（資料衝突解決）下拉式功能表，並選擇在不清楚哪個應用程式擁有最新資訊時，哪個應用程式會覆蓋另一個應用程式。
   • 在映射欄位部分設定您的欄位映射。
     • 預設欄位對應無法移除或編輯。若要關閉欄位對應，請按一下以切換關閉開關。
     • 若要新增自訂欄位對應，請按一下新增對應進行設定。
7. 在「限制」頁面上
   • 在HubSpotdataSyncRight Xero部分，按一下編輯以新增任何篩選條件，以限制哪些會從一個應用程式同步到另一個。您可以使用AND 或OR條件新增多個篩選條件。預設情況下，所有記錄都會包含在同步中。
   • 建議使用下列篩選條件：至少有一張相關發票的發票狀態不是草稿 ，且 建立日期在 [今日日期] 之後 ，且 發票來源是 HubSpot 的任何一種。

8. 在「檢閱」頁面，檢閱您的同步設定，然後按一下「儲存並同步」。

設定產品同步

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。 點選 Xero。
2. 按一下Xero。
3. 按一下同步更多資料。
4. 在Selectthedata you want to sync頁面上：
   • 按一下Xero下拉式功能表並選擇項目。
   • 按一下HubSpot 下拉式功能表並選擇產品。
5. 按一下同步方向箭頭，然後選擇同步方向。
   • 應用程式 之間的資料同步 ： 資料在 HubSpot 和 Xero之間雙向同步。
   • 資料只同步至 HubSpot：HubSpot 產品將根據條件從 Xero 項目建立。只有 HubSpot 產品屬性會被更新。
   • 資料只同步至 Xero：Xero 項目將根據條件從 HubSpot 產品建立。只會建立 Xero 項目的屬性。
6. 在Configure 頁面上：
   • 按一下Data conflict resolution（資料衝突解決）下拉式功能表，並選擇在不清楚哪個應用程式擁有最新資訊時，哪個應用程式會覆蓋另一個應用程式。
   • 在映射欄位部分設定您的欄位映射。
     • 預設欄位對應無法移除或編輯。若要關閉欄位對應，請按一下以切換關閉開關。
     • 若要新增自訂欄位對應，請按一下新增對應進行設定。
7. 在限制頁面上：
   • 在XerodataSyncRight HubSpot區段中，按一下「編輯」以新增任何篩選條件，以限制哪些會從一個應用程式同步到另一個應用程式。您可以使用AND 或OR條件新增多個篩選條件。預設情況下，所有記錄都會包含在同步中。
   • 建議使用下列篩選條件：所有產品和服務。

8. 在「檢閱」頁面中，檢閱您的同步設定，然後按一下「儲存並同步」。

設定發票同步

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。 點選 Xero。
2. 按一下Xero。
3. 按一下Sync more data（同步更多資料）。
4. 在Selectthedata you want to sync頁面上：
   • 按一下Xero下拉式功能表並選擇Invoices。
   • 按一下HubSpot 下拉式功能表並選擇發票。
5. 按一下同步方向箭頭，然後選擇同步方向。
   • 應用程式 之間的資料同步 (BETA)： HubSpot 和 Xero之間的資料雙向同步。
   • 資料只同步至 HubSpot：HubSpot 發票將根據條件從 Xero 發票建立。只有 HubSpot 發票屬性會被更新。
   • 僅同步資料至 Xero (BETA)：Xero 發票將依照條件從 HubSpot 發票建立。只會建立 Xero 發票屬性。
6. 在Configure 頁面上：
   • 按一下Data Conflict Resolution（資料衝突解決）下拉式功能表，並選擇在不清楚哪個應用程式擁有最新資訊時，哪個應用程式會覆蓋另一個應用程式。
   • 在Mapped fields（映射欄位）部分設定您的欄位映射。
     • 預設欄位對應無法移除或編輯。若要關閉欄位對應，請按一下以切換關閉開關。
     • 若要新增自訂欄位對應，請按一下新增對應進行設定。
7. 在「限制」頁面上
   • 在XerodataSyncRight HubSpot部分，按一下編輯以新增任何篩選條件，以限制哪些會從一個應用程式同步到另一個。您可以使用AND 或OR條件新增多個篩選條件。預設情況下，所有記錄都會包含在同步中。
   • 建議使用下列篩選條件：建立時間在 [今天上午 12:00] 之後。

8. 在「檢閱」頁面，檢閱您的同步設定，然後按一下「儲存並同步」。

檢視您的同步

檢視您的同步：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。 本地化。
2. 按一下Xero。
3. 按一下同步總覽索引標籤。此標籤會顯示同步中、同步失敗、從同步中排除的記錄數量，以及上次編輯同步的時間戳等資訊。
4. 若要檢視個別記錄，請按一下每列中的數字 。
5. 若要立即執行同步，請按一下立即同步。
6. 若要建立新的或額外的同步，請按一下同步更多資料 按鈕。
7. 若要編輯現有的同步，請將滑鼠懸停在同步上，然後按「編輯」。
8. 若要關閉同步處理，請按一下更多>關閉同步處理。
9. 若要刪除同步處理，請按一下更多 >刪除。在對話方塊中，輸入所需的文字，然後按一下刪除同步處理。

常見問題

哪些是最常見的同步錯誤，該如何解決？

以下是一些最常見的同步錯誤，以及建議的解決方法：

發票應該有關聯的客戶。請確定關聯客戶
在 HubSpot 和 Xero 中都存在，以便同步此發票。

發生此錯誤的原因是在 Xero 中無法找到發票上的聯絡人。最常見的原因是發票上的聯絡人與 Xero 中客戶的電子郵件地址不同。要解決這個問題，請變更發票上的聯絡人，使其與 Xero 中客戶的電子郵件相符。

HubSpot本地發票中的項目或發票金額修改不能通過外部應用程序進行。請直接在 HubSpot 中進行必要的變更。

發生此錯誤的原因是在 HubSpot 中建立的發票在 Xero 中被修改。在Xero中反向更改發票，並在HubSpot中對發票進行相同的調整，以繼續同步。

我如何同步 PO 編號或其他發票欄位到/從 Xero？

PO 編號不是 Xero 發票上的預設欄位，必須在 Xero 中新增為自訂
欄位。因此，HubSpot Xero 整合無法為其定義開箱即用的欄位對應，必須設定自訂欄位對應 (需要Data Hub Starter、Professional 或Enterprise)。