Conectar HubSpot e Xero (Sincronização de Dados)

Conecte o HubSpot e o Xero e sincronize seus contatos, faturas e pagamentos aplicados a faturas entre o Xero e o HubSpot. 

A integração com o Xero HubSpot permite:

• Sincronizar contatos Xero e HubSpot de uma maneira ou bidirecionalmente.
• Sincronize itens Xero e produtos HubSpot de forma unidirecional ou bidirecional.
• Sincronize faturas do Xero com o HubSpot ou sincronize faturas bidirecionalmente (BETA) entre o Xero e o HubSpot.
• Sincronizar pagamentos aplicado a faturas de Xero para HubSpot ou bidirecionalmente entre Xero e HubSpot (BETA).

Observe: é recomendável consultar suas equipes contábeis e jurídicas sobre a adequação dessa funcionalidade para suas necessidades, antes de conectar a integração.

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com esse recurso, certifique-se de compreender totalmente quais etapas devem ser executadas com antecedência, bem como as limitações do recurso e as possíveis consequências de usá-lo. 

Compreender os requisitos

• Você deve ser um Superadministrador ou ter permissões de Marketplace de aplicativos em sua conta HubSpot.

• Você deve ter pelo menos Data Hub Starter para criar qualquer mapeamento de campo personalizado.

Compreender limitações e considerações

A funcionalidade de sincronização de fatura bidirecional (BETA) é mais útil para pequenas empresas que procuram executar sua cobrança a partir da HubSpot, seja criando faturas manualmente, usando a funcionalidade de assinatura da HubSpot ou convertendo suas ofertas ou cotações em faturas e assinaturas a pagar.

Essa integração é benéfica para pequenas empresas que buscam simplificar seu processo de faturamento ou simplificar o processo de transferência de Vendas para Contabilidade para iniciar o faturamento e a coleta de pagamentos.

Alguns recursos importantes a serem considerados:

• Edição de faturas: faturas criadas a partir do HubSpot precisam ser editadas a partir do HubSpot (por exemplo, adição ou remoção de itens de item de linha, atualização de preços ou remoção de um pagamento), caso contrário, a fatura não será sincronizada. As faturas criadas no Xero podem ser editadas dentro do Xero sem qualquer problema.
• Cobrança de imposto: a instalação da integração Xero fará o gatilho de uma única importação de alíquotas de imposto de sua conta Xero para sua biblioteca de alíquotas de imposto HubSpot. Isso permite que as alíquotas de imposto importadas de Xero sejam adicionadas a itens de linha individuais em sua fatura. As informações de impostos serão então sincronizadas com a Xero junto com sua fatura.

• Moedas: seis moedas são suportadas em beta: USD, CAD, EUR, GBP, AUD e NZD.

Conectar o aplicativo

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação superior e selecione HubSpot Marketplace.
2. Procure e selecione Xero by HubSpot (Sincronização de dados). 
3. No canto superior direito, clique em Instalar aplicativo. 
4. Na caixa de diálogo, insira suas credenciais Xero. Revise as permissões necessárias e clique em Aceitar. 

Definir as configurações de sincronização

É recomendável configurar a sincronização na ordem abaixo, pois a Xero requer que o contato e os produtos de uma fatura existam na Xero antes que uma fatura seja sincronizada.

Configurar a sincronização do contato

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique em Xero. 
3. Clique em Sincronizar mais dados.
4. Na página Selecione os dados que deseja sincronizar :
   • Clique no menu suspenso Xero e selecione Contatos.
   • Clique no menu suspenso HubSpot e selecione Contatos.
5. Clique nas setas de direção de sincronização e selecione uma direção de sincronização.
   • Sincronização de dados entre aplicativos: os dados são sincronizados bidirecionalmente entre HubSpot e Xero.
   • Os dados são sincronizados somente com o HubSpot: os contatos do HubSpot serão criados a partir dos contatos do Xero com base nos critérios. Somente as propriedades de contato HubSpot serão atualizadas.
   • Os dados são sincronizados somente com o Xero: os contatos do Xero serão criados a partir dos contatos do HubSpot com base nos critérios. Somente as propriedades de contato Xero serão criadas.
6. Na página Configurar:
   • Clique no menu suspenso Resolução de conflitos de dados e selecione qual aplicativo substituirá o outro quando não estiver claro qual aplicativo tem as informações mais atualizadas.
   • Na seção Campos mapeados , configure os mapeamentos de campo.
     • Não é possível remover ou editar mapeamentos de campo padrão. Para desligar um mapeamento de campo, clique para desligar a chave. 
     • Para adicionar um mapeamento de campo personalizado, clique em Adicionar um mapeamento para configurá-lo.
7. Na página Limite :
   • Na janela HubSpot dataSyncRight XeroName clique em Editar para adicionar qualquer filtro para limitar quais serão sincronizados de um aplicativo para o outro. Você pode adicionar vários filtros com condições AND ou OR . Por padrão, todos os registros são incluídos na sincronização.
   • Os filtros a seguir são recomendados: pelo menos uma NFF associada tem o status NFF igual a nenhum Rascunho E Data de criação posterior a [data de hoje] E a origem da NFF for qualquer um dos HubSpot1.

8. Na página Revisar, revise a configuração de sincronização e clique em Salvar e sincronizar. 

Configurar a sincronização do produto

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique em Xero. 
3. Clique em Sincronizar mais dados.
4. Na página Selecione os dados que deseja sincronizar :
   • Clique no menu suspenso Xero e selecione Items (Itens).
   • Clique no menu suspenso HubSpot e selecione Produtos.
5. Clique nas setas de direção de sincronização e selecione uma direção de sincronização.
   • Sincronização de dados entre aplicativos: os dados são sincronizados bidirecionalmente entre HubSpot e Xero.
   • Os dados são sincronizados somente com o HubSpot: os produtos HubSpot serão criados a partir de itens Xero com base em critérios. Somente as propriedades do produto HubSpot serão atualizadas.
   • Os dados são sincronizados somente com o Xero: os itens Xero serão criados a partir de produtos HubSpot com base em critérios. Somente as propriedades do item Xero serão criadas.
6. Na página Configurar:
   • Clique no menu suspenso Resolução de conflitos de dados e selecione qual aplicativo substituirá o outro quando não estiver claro qual aplicativo tem as informações mais atualizadas.
   • Na seção Campos mapeados , configure os mapeamentos de campo.
     • Não é possível remover ou editar mapeamentos de campo padrão. Para desligar um mapeamento de campo, clique para desligar a chave. 
     • Para adicionar um mapeamento de campo personalizado, clique em Adicionar um mapeamento para configurá-lo.
7. Na página Limite :
   • Na janela XeroName dataSyncRight HubSpot clique em Editar para adicionar qualquer filtro para limitar quais serão sincronizados de um aplicativo para o outro. Você pode adicionar vários filtros com condições AND ou OR . Por padrão, todos os registros são incluídos na sincronização.
   • Recomendam-se os seguintes filtros: Todos os produtos e & serviços.

8. Na página Revisar, revise a configuração de sincronização e clique em Salvar e sincronizar. 

Configurar a sincronização de faturas

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique em Xero. 
3. Clique em Sincronizar mais dados.
4. Na página Selecione os dados que deseja sincronizar :
   • Clique no menu suspenso Xero e selecione NFFs.
   • Clique no menu suspenso HubSpot e selecione Faturas.
5. Clique nas setas de direção de sincronização e selecione uma direção de sincronização.
   • Sincronização de dados entre aplicativos (BETA): os dados são sincronizados bidirecionalmente entre HubSpot e Xero. 
   • Os dados são sincronizados somente com as faturas HubSpot: HubSpot serão criadas a partir de faturas Xero com base em critérios. Somente as propriedades da fatura HubSpot serão atualizadas.
   • Os dados são sincronizados somente com o Xero (BETA): faturas Xero serão criadas a partir de faturas HubSpot com base em critérios. Somente as propriedades da fatura Xero serão criadas.
6. Na página Configurar:
   • Clique no menu suspenso Resolução de conflitos de dados e selecione qual aplicativo substituirá o outro quando não estiver claro qual aplicativo tem as informações mais atualizadas.
   • Na seção Campos mapeados , configure os mapeamentos de campo.
     • Não é possível remover ou editar mapeamentos de campo padrão. Para desligar um mapeamento de campo, clique para desligar a chave. 
     • Para adicionar um mapeamento de campo personalizado, clique em Adicionar um mapeamento para configurá-lo.
7. Na página Limite :
   • Na janela XeroName dataSyncRight HubSpot clique em Editar para adicionar qualquer filtro para limitar quais serão sincronizados de um aplicativo para o outro. Você pode adicionar vários filtros com condições AND ou OR . Por padrão, todos os registros são incluídos na sincronização.
   • Os seguintes filtros são recomendados: A hora de criação é após [data de hoje às 12:00 AM]. 

8. Na página Revisar, revise a configuração de sincronização e clique em Salvar e sincronizar. 

Revisar sua sincronização

Para revisar sua sincronização:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique em Xero.
3. Clique na guia Visão geral da sincronização . Esta guia mostra informações sobre o número de registros em sincronização, falha na sincronização, excluídos de uma sincronização e a marca de data e hora de quando a sincronização foi editada pela última vez. 
4. Para exibir os registros individuais, clique no número de cada coluna.
5. Para executar a sincronização imediatamente, clique em Sincronizar agora. 
6. Para criar uma sincronização nova ou adicional, clique no botão Sincronizar mais dados.
7. Para editar uma sincronização existente, passe o mouse sobre a sincronização e Editar.
8. Para desativar uma sincronização, clique em Mais >Desativar sincronização.
9. Para excluir uma sincronização, clique em Mais  >Excluir. Na caixa de diálogo, insira o texto necessário e clique em Excluir sincronização. 

Perguntas frequentes

Quais são os erros de sincronização mais comuns e como resolvê-los?

Abaixo, você encontrará alguns dos erros de sincronização mais comuns e uma sugestão de resolução:

Uma fatura deve ter um cliente associado. Verifique se o cliente associado está
presente no HubSpot & Xero para sincronizar esta fatura.

Este erro ocorre porque o contato na fatura não foi encontrado em Xero. Na maioria das vezes, isso ocorre porque o contato na fatura não compartilha o endereço de e-mail do cliente em Xero. Para resolver, altere o contato na fatura que corresponde ao email do cliente em Xero.

Modificações de item de linha ou valor de fatura em faturas nativas do HubSpot não podem ser feitas por meio de aplicativos externos. Faça as alterações necessárias diretamente no HubSpot.

Este erro ocorre porque uma fatura criada no HubSpot foi modificada no Xero. Reverta as alterações na fatura em Xero e os mesmos ajustes na fatura em HubSpot para continuar a sincronização. 

Como sincronizo o Número da OC ou outros campos de fatura de/para Xero?

Número da OC não é um campo padrão em faturas Xero e deve ser adicionado como um campo
personalizado em Xero. Por esse motivo, a integração do HubSpot Xero não pode definir um mapeamento de campo pronto para uso e um mapeamento de campo personalizado deve ser configurado (requer o Data Hub Starter,