Anslut HubSpot och Xero (datasynkronisering)

Anslut HubSpot och Xero och synkronisera dina kontakter, fakturor och betalningar som tillämpas på fakturor mellan Xero och HubSpot.

Xero HubSpot-integrationen gör att du kan:

• Synkronisera Xero och HubSpot-kontakter enkelriktat eller dubbelriktat.
• Synkronisera Xero-artiklar och HubSpot-produkter enkelriktat eller dubbelriktat.
• Synkronisera Xero-fakturor till HubSpot eller synkronisera fakturor i två riktningar (BETA) mellan Xero och HubSpot.
• Synkronisera betalningar som tillämpas på fakturor från Xero till HubSpot, eller dubbelriktat mellan Xero och HubSpot (BETA).

Observera: det rekommenderas att du rådgör med dina redovisnings- och juridiska team om lämpligheten av denna funktionalitet för dina behov innan du ansluter integrationen.

Innan du börjar

Innan du börjar arbeta med den här funktionen, se till att du förstår vilka steg som ska vidtas i förväg, liksom funktionens begränsningar och potentiella konsekvenser av att använda den.

Förstå kraven

• Du måste vara Super Admin eller ha App Marketplace-behörighet i ditt HubSpot-konto.

• Du måste ha minst Data Hub Starter för att skapa anpassade fältmappningar.

Förstå begränsningar och överväganden

Funktionen för tvåvägs fakturasynkronisering (BETA) är mest användbar för småföretag som vill sköta sin fakturering från HubSpot, oavsett om det handlar om att skapa fakturor manuellt, använda HubSpots prenumerationsfunktionalitet eller konvertera sina erbjudanden eller offerter till betalbara fakturor och prenumerationer.

Denna integration är fördelaktig för småföretag som vill effektivisera sin faktureringsprocess eller effektivisera överlämningsprocessen från försäljning till redovisning för att börja fakturera och samla in betalningar.

Några viktiga funktioner att tänka på:

• Redigera fakturor: fakturor som skapats från HubSpot måste redigeras från HubSpot (för exempel, lägga till eller ta bort radposter, uppdatera prissättning eller ta bort en betalning), annars synkroniseras inte fakturan. Fakturor som skapats i Xero kan redigeras i Xero utan några problem.
• Debitering av skatt: installation av Xero-integrationen kommer att utlösa en engångsimport av skattesatser från ditt Xero-konto till ditt HubSpot-skattesatsbibliotek. Detta gör det möjligt för de importerade skattesatserna från Xero att läggas till enskilda rader på din faktura. Skatteinformationen kommer sedan att synkroniseras till Xero tillsammans med din faktura.

• Valutor: Sex valutor stöds i betaversionen: USD, CAD, EUR, GBP, AUD och NZD.

Anslut appen

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Marketplace-ikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och väljer sedan HubSpot Marketplace.
2. Sök efter och välj Xero by HubSpot (Data Sync).
3. Klicka på Installera app uppe till höger.
4. Ange dina Xero-autentiseringsuppgifter i dialogrutan. Granska de nödvändiga behörigheterna och klicka på Acceptera.

Konfigurera dina synkroniseringsinställningar

Vi rekommenderar att du ställer in synkroniseringen i ordningen nedan eftersom Xero kräver att kontakten och produkterna för en faktura finns i Xero innan en faktura synkroniseras.

Ställ in kontaktsynkroniseringen

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Xero.
3. Klicka på Synkronisera mer data.
4. På sidan Välj de data som du vill synkronisera:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Xero och välj Kontakter.
   • Klicka på rullgardinsmenyn HubSpot och välj Kontakter.
5. Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning.
   • Datasynkroniseringar mellan appar: data synkroniseras tvåvägs mellan HubSpot och Xero.
   • Data synkroniseras endast till HubSpot: HubSpot-kontakter kommer att skapas från Xero-kontakter baserat på kriterier. Endast HubSpot-kontaktegenskaper kommer att uppdateras.
   • Data synkroniseras endast till Xero: Xero-kontakter kommer att skapas från HubSpot-kontakter baserat på kriterier. Endast Xero-kontaktegenskaper kommer att skapas.
6. På sidan Konfigurera :
   • Klicka på rullgardinsmenyn Datakonfliktlösning och välj vilken app som ska skriva över den andra när det är oklart vilken app som har den mest uppdaterade informationen.
   • I avsnittet Mappade fält ställer du in dina fältmappningar.
     • Standardfältmappningar kan inte tas bort eller redigeras. Om du vill stänga av en fältmappning klickar du på för att stänga av den.
     • Om du vill lägga till en anpassad fältmappning klickar du på Lägg till en mappning för att konfigurera den.
7. På sidan Begränsa:
   • I avsnittet HubSpot dataSyncRight Xero klickar du på Redigera för att lägga till eventuella filter för att begränsa vilka som ska synkroniseras från en app till en annan. Du kan lägga till flera filter med AND- eller OR-villkor. Som standard ingår alla poster i synkroniseringen.
   • Följande filter rekommenderas: Minst en associerad faktura har Fakturastatus är inget av Utkast OCH Skapad-datum är efter [dagens datum] OCH Fakturakälla är något av HubSpot.

8. På sidan Granska granskar du synkroniseringskonfigurationen och klickar på Spara och synkronisera.

Ställ in produktsynkroniseringen

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Xero.
3. Klicka på Synkronisera mer data.
4. På sidan Välj de data som du vill synkronisera:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Xero och välj Artiklar.
   • Klicka på rullgardinsmenyn HubSpot och välj Produkter.
5. Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning.
   • Datasynkroniseringar mellan appar: data synkroniseras tvåvägs mellan HubSpot och Xero.
   • Datasynkroniseringarendast till HubSpot: HubSpot-produkter skapas från Xero-objekt baserat på kriterier. Endast HubSpot-produktegenskaper kommer att uppdateras.
   • Data synkroniseras endast till Xero: Xero-objekt kommer att skapas från HubSpot-produkter baserat på kriterier. Endast egenskaper för Xero-objekt kommer att skapas.
6. På sidan Konfigurera :
   • Klicka på rullgardinsmenyn Datakonfliktlösning och välj vilken app som ska skriva över den andra när det är oklart vilken app som har den mest uppdaterade informationen.
   • I avsnittet Mappade fält ställer du in dina fältmappningar.
     • Standardfältmappningar kan inte tas bort eller redigeras. Om du vill stänga av en fältmappning klickar du på för att stänga av den.
     • Om du vill lägga till en anpassad fältmappning klickar du på Lägg till en mappning för att konfigurera den.
7. På sidan Limit:
   • I avsnittet Xero dataSyncRight HubSpot klickar du på Redigera för att lägga till filter för att begränsa vilka som ska synkroniseras från en app till den andra. Du kan lägga till flera filter med AND- eller OR-villkor. Som standard ingår alla poster i synkroniseringen.
   • Följande filter rekommenderas: Alla produkter och tjänster.

8. På sidan Granska granskar du synkroniseringskonfigurationen och klickar på Spara och synkronisera.

Ställ in fakturasynkroniseringen

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Xero.
3. Klicka på Synkronisera mer data.
4. På sidan Välj de data som du vill synkronisera:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Xero och välj Fakturor.
   • Klicka på rullgardinsmenyn HubSpot och välj Fakturor.
5. Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning.
   • Datasynkroniseringar mellan appar (BETA): datasynkroniseringar tvåvägs mellan HubSpot och Xero.
   • Datasynkroniseringar endast till HubSpot: HubSpot-fakturor kommer att skapas från Xero-fakturor baserat på kriterier. Endast HubSpot-fakturans egenskaper kommer att uppdateras.
   • Datasynkroniseringar endast till Xero (BETA): Xero-fakturor kommer att skapas från HubSpot-fakturor baserat på kriterier. Endast Xero-fakturans egenskaper kommer att skapas.
6. På sidan Konfigurera :
   • Klicka på rullgardinsmenyn Datakonfliktlösning och välj vilken app som ska skriva över den andra när det är oklart vilken app som har den mest uppdaterade informationen.
   • I avsnittet Mappade fält ställer du in dina fältmappningar.
     • Standardfältmappningar kan inte tas bort eller redigeras. Om du vill stänga av en fältmappning klickar du på för att stänga av den.
     • Om du vill lägga till en anpassad fältmappning klickar du på Lägg till en mappning för att konfigurera den.
7. På sidan Begränsa:
   • I avsnittet Xero dataSyncRight HubSpot klickar du på Redigera för att lägga till filter för att begränsa vilka som ska synkroniseras från en app till den andra. Du kan lägga till flera filter med AND- eller OR-villkor. Som standard ingår alla poster i synkroniseringen.
   • Följande filter rekommenderas: Skapad tid är efter [dagens datum kl. 12:00].

8. På sidan Granska granskar du din synkroniseringskonfiguration och klickar på Spara och synkronisera.

Granska din synkronisering

För att granska din synkronisering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Xero.
3. Klicka på fliken Synkroniseringsöversikt. Den här fliken visar information om antalet poster i synkronisering, misslyckad synkronisering, uteslutna från en synkronisering och tidsstämpeln för när synkroniseringen senast redigerades.
4. Om du vill visa de enskilda posterna klickar du på numret i varje kolumn.
5. Om du vill köra synkroniseringen omedelbart klickar du på Synkronisera nu.
6. Om du vill skapa en ny eller ytterligare synkronisering klickar du på knappen Synkronisera mer data .
7. Om du vill redigera en befintlig synkronisering håller du muspekaren över synkroniseringen och klickar på Redigera.
8. Om du vill stänga av en synkronisering klickar du på Mer > Stäng av synkronisering.
9. Om du vill ta bort en synkronisering klickar du på Mer > Ta bort. Ange önskad text i dialogrutan och klicka på Ta bort synk.

Vanliga frågor och svar

Vilka är de vanligaste synkningsfelen och hur löser jag dem?

Nedan hittar du några av de vanligaste synkningsfelen och ett förslag till lösning:

En faktura ska ha en associerad kund. Se till att den associerade kunden finns
finns i både HubSpot & Xero för att synkronisera denna faktura.

Det här felet uppstår eftersom kontakten på fakturan inte kunde hittas i Xero. Oftast beror det på att kontakten på fakturan inte delar e-postadressen till kunden i Xero. För att lösa problemet ändrar du kontakten på fakturan så att den matchar kundens e-postadress i Xero.

Ändringar av rad eller fakturabelopp i HubSpot native-fakturor kan inte göras via externa applikationer. Vänligen gör alla nödvändiga ändringar direkt i HubSpot.

Detta fel uppstår eftersom en faktura som skapats i HubSpot har ändrats i Xero. Omvänd ändringarna av fakturan i Xero och samma justeringar av fakturan i HubSpot för att fortsätta synkroniseringen.

Hur synkroniserar jag PO-nummer eller andra fakturafält till / från Xero?

PO-nummer är inte ett standardfält på Xero-fakturor och måste läggas till som ett anpassat
fält i Xero. Av denna anledning kan HubSpot Xero-integrationen inte definiera en out of the box-fältmappning för den, och en ustom-fältmappning måste ställas in (kräver Data Hub Starter, Professional eller Enterprise).