Administrer tilbakevendende fakturering og betalinger med abonnementer

Med abonnementer kan du automatisere abonnementsadministrasjon og tilbakevendende fakturering fra CRM-systemet. Bruk abonnementer til å automatisere gjentatte betalinger med kundene dine eller sende gjentatte fakturaer med betalingsforespørsler.

• Hvordan abonnementer fungerer
• Hvordan du oppretter abonnementer
• Hvordan du administrerer abonnementer

Slik fungerer abonnementer

Abonnementer kan settes opp på to måter:

Gjentatte betalinger: Automatiser innkrevingen av betalinger. HubSpot vil automatisk belaste kjøperen basert på faktureringsfrekvensen du angir i betalingslenken eller tilbudet, slik at du ikke trenger å opprette separate betalingslenker eller tilbud for å samle inn abonnementsbetalinger.

Gjentatt fakturering: Automatiser faktureringen av kunder. Send fakturaer med en gjentakende faktureringsfrekvens for å be om betaling. Fakturaer kan forfalle ved mottak eller ha netto betalingsbetingelser.

For å samle inn abonnementsbetalinger via betalingslenker og tilbud må du konfigurere en av følgende betalingsbehandlere:

• HubSpot-betalinger: Konfigurer HubSpot-betalinger, HubSpots innebygde betalingsbehandler, som er tilgjengelig for Starter-, Professional- og Enterprise-kontoer.
• Stripe-betalingsbehandling: Koble til din eksisterende Stripe-konto for å bruke Stripe til betalingsbehandling, som er tilgjengelig for alle abonnementer.

Merk: Valutaer som for øyeblikket støttes for abonnementer, er oppført her.

Opprett abonnementer

Nedenfor finner du informasjon om hvordan du automatisk kan belaste kunder for abonnementene deres via betalingslenker og tilbud, eller hvordan du kan sende tilbakevendende fakturaer for å kreve inn abonnementsbetalinger.

Samle inn gjentatte betalinger

Abonnementer opprettes automatisk når en kjøper kjøper en gjentakende varelinje. Hvis du ikke har opprettet en betalingslenke eller et tilbud for å kreve inn betaling fra kjøperen, kan du følge trinnene for å opprette en betalingslenke eller et tilbud. Du kan også opprette en betalingslenke direkte fra indekssiden for abonnementer:

• Klikk på Opprett abonnement øverst til høyre.
• Klikk på Bruk en betalingslenke for å belaste et abonnement automatisk.
• I panelet til høyre fyller du ut detaljene for varelinjen.
• Du kan også klikke på Avbryt og fortsette for å opprette betalingslenken.

Send tilbakevendende fakturaer

For å automatisere faktureringen av kunder:

• Klikk på Opprett abonnement øverst til høyre.
• Klikk på Send gjentatte fakturaer til kunder automatisk.

• Legg til en kontakt og et selskap i abonnementet. Det er valgfritt å legge til en bedrift, men abonnementet må ha en kontaktperson.
• Du kan eventuelt legge til en faktureringsadresse. Denne vil vises på fakturaene som sendes til kunden.
• Legg til varelinjer.
• Under Betalingsinnkreving klikker du på rullegardinmenyen Betalingsforfall og velger når betalingen skal forfalle.

• Hvis du vil godta betalinger på nett, lar du alternativet Inkluder en kasselenke for betalinger på nett være aktivert. De forhåndsutfylte valgene på dette skjermbildet gjenspeiler det som er satt opp i betalingsinnstillingene.
  • Merk av eller fjern merket for Aksepterte betalings måter for å velge hvilke betalingstyper du godtar for dette abonnementet.
  • Merk av eller fjern merket for Innhenting av faktureringsadresse for kredittkortkjøp for å velge om faktureringsadressen til kundene dine skal innhentes.
  • Merk av eller fjern merket for Innhenting av leveringsadresse for å velge om du vil innhente leveringsadressen til kundene dine.

• Du kan også slå av og på Inkluder en kasselenke for nettbetalinger hvis du planlegger å ta imot betalinger med en annen metode.
• Klikk på Avanserte innstillinger for å bruke innstillingene på fakturaer som er knyttet til dette abonnementet:
  • Hvis du vil legge til merknader til kjøperen på fakturaen, kan du legge dem til i feltet Fakturakommentarer. Du kan bruke tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn et tekstutdrag. Finn ut hvordan du legger til en standardkommentar som skal vises på alle fakturaer, i fakturainnstillingene.
  • Under Fakturalevering merker du av for Send fakturaer til kunden automatisk på hver faktureringsdato for å sende fakturaene automatisk til kunden på faktureringsdatoen.
  • Under Fakturaens skatte-ID velger du eventuelle skatte-ID-er som skal inkluderes i fakturaen. Finn ut hvordan du legger til skatte-ID-er i innstillingene.
  • Klikk på nedtrekksmenyen Språk, og velg et språk.
  • Klikk på nedtrekksmenyen Locale, og velg et land.

• Når du er ferdig, klikker du på Opprett øverst til høyre.

• Bekreft opprettelsen av abonnementet i dialogboksen ved å klikke på Opprett, eller klikk på Avbryt for å gå tilbake og redigere abonnementet.

Opprett et abonnement fra en kontakt-, firma- eller avtalepost

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter:
  • Selskaper:
  • Avtaler:
• Klikk på navnet på posten.
  • For kontakter og selskaper klikker du på Legg til i delen Abonnementer i høyre sidefelt, og velger deretter ett av følgende alternativer:
    • Opprettnytt abonnement: Opprett et nytt abonnement for kontakten eller selskapet.
    • Legg til eksisterende abonnement: Knytt et eksisterende abonnement til kontakten eller selskapet.

• • For avtaler klikker du på Legg til i delen Abonnementer i høyre sidefelt, og velger deretter ett av følgende alternativer
    
    • Konverter avtale til abonnement: Opprett et abonnement ved hjelp av informasjonen i avtalen, inkludert tilknyttede varelinjer.
    • Opprettnytt abonnement: Opprett et nytt abonnement for kontakten eller selskapet.
    • Legg til eksisterende abonnement: Knytt et eksisterende abonnement til kontakten eller selskapet.

• • • Du kan også opprette et abonnement fra varelinjeredigereren for en avtale.

Opprett et abonnement fra et publisert tilbud

• Klikk på navnet på avtalen.
• Naviger til Tilbud-delen i høyre sidefelt.
• Hold markøren over et eksisterende tilbud, klikk på Handlinger, og klikk deretter på Konverter tilbud til abonnement.

Abonnementsprosessen

Når en kjøper kjøper en periodisk varelinje, skjer følgende

• Du og kjøperen mottar et betalingsvarsel for den første abonnementsbetalingen.
  
  

  Kjøperens kvittering	Kvittering fra forhandler

• HubSpot oppretter en abonnementsregistrering for å spore tilbakevendende fakturering og betalinger.
  • For abonnementer med automatisk betaling fra tilbud og betalingslenker vil abonnementsoppføringen automatisk knyttes til kontakten som betalte, og eventuelle avtaler som er knyttet til tilbudene eller betalingslenkene som ble betalt.
  • For abonnementer med manuell innkreving av betaling som er konvertert fra tilbud eller avtaler, vil abonnementsoppføringen automatisk bli knyttet til kontakten, selskapet, avtalen og tilbudet det ble konvertert fra.

Merk: Det opprettes ikke en ny avtale for gjentatte betalinger, selv om du har slått på innstillingen Tillat at betalingskoblinger oppretter nye avtaler i innstillingene for betalingskoblinger. Gjentatte betalinger registreres på abonnementsoppføringen, som er knyttet til alle avtaler som abonnementet er knyttet til.

• • Varelinjer med samme faktureringsfrekvens, faktureringsvilkår, faktureringsstartdato og antall betalinger spores på samme abonnementsoppføring, ettersom de kan faktureres sammen.
  • Varelinjer med ulike faktureringsfrekvenser, faktureringsvilkår, faktureringsstartdatoer og antall betalinger spores på separate abonnementsposter. Hvis en betalingslenke for eksempel inneholder to periodiske poster, én månedlig og én årlig, opprettes det to abonnementsposter. På samme måte opprettes det to abonnementsposter hvis en betalingslenke inneholder to periodiske poster med ulike faktureringsvilkår.
  • Hvis en gjentakende betaling gjøres via bankdebitering, for eksempel ACH, opprettes det en abonnementspost så snart betalingen er godkjent og sendt, selv om betalingen fortsatt ikke er gjennomført.

• Hvis du har valgt Forny automatisk til det sies opp i rullegardinmenyen Faktureringsvilkår for varelinjen, vil det ikke være noen sluttdato knyttet til abonnementet. Hvis du vil angi en sluttdato, velger du Fast antall betalinger i nedtrekksmenyen Faktureringsvilkår, og velger hvor mange betalinger abonnementet skal ha i nedtrekksmenyen Antall betalinger. HubSpot vil automatisk angi sluttdatoen basert på antallet betalinger som er angitt. Hvis betalingskoblingen for eksempel ble brukt 1. mars og rullegardinmenyen Antall betalinger var satt til 6, vil sluttdatoen automatisk bli satt til 1. september.

Merk: Hvis du bruker den eldre HubSpot-Stripe-integrasjonen for tilbud, vil ikke HubSpot opprette abonnementsposter for gjentakende varelinjer når Stripe er den valgte betalingsmetoden. Dette gjelder kun for den eldre integrasjonen. Hvis du i stedet har koblet til Stripe som betalingsbehandler, vil HubSpot opprette abonnementsposter for gjentakende varelinjer.

• Når neste forfallsdato kommer, belaster HubSpot automatisk kjøperen med den betalingsmåten de opprinnelig kjøpte med. Hvis kunden trenger å oppdatere denne betalingsmåten, kan du sende dem en lenke for å oppdatere den.
• For hver belastning sender HubSpot en kvittering til kjøperen via e-post, og egenskapene på abonnementsoppføringen i HubSpot blir oppdatert. Du kan også slå på påminnelses-e-poster for å varsle kjøperen 14 dager før neste abonnementsbetaling.
• HubSpot sender e-postvarsler til kontoadministratorene når en abonnementsbetaling er utført eller mislykkes. Du kan slå av disse varslene i varslingsinnstillingene.

Vis abonnementer

Du kan vise abonnementer enten fra abonnementets indeksside eller fra et abonnements tilknyttede kontakt-, firma-, avtale- og betalingsoppføringer. Du kan sjekke statusen til et abonnement, redigere abonnementet eller sende kjøperen en kobling for å oppdatere betalingsmåten.

Se abonnementer på siden med abonnementsindeksen

Bruk abonnementsindekssiden til å vise alle abonnementer, og opprett og bruk lagrede visninger til å filtrere abonnementer etter bestemte kriterier.

• Indekssiden for abonnementer inneholder to standardvisninger, som du får tilgang til ved å klikke på fanene Ubetalt og Planlagt over tabellen. Disse visningene filtrerer abonnementer basert på egenskapen Status. Finn ut mer om abonnementsstatus.
• Bruk nedtrekksmenyene Status og Neste forfallsdato for betaling for å raskt filtrere alle abonnementer etter disse attributtene. Du kan også klikke på Avanserte filtre for å sette opp flere filterkriterier.
• Klikk på Lagre-ikonet øverst til høyre i tabellen for å lagre en visning for fremtidig bruk.
• Klikk på abonnementsnavnet for å se alle detaljene for et abonnement eller redigere abonnementet.

Finn ut mer om visning og filtrering av poster på indekssiden.

Vis abonnementer på tilknyttede CRM-poster

Slik viser du et abonnement fra en av de tilknyttede postene:

• Naviger til postene dine:
• Klikk på navnet på posten som er knyttet til abonnementet.
• I høyre sidefelt navigerer du tilAbonnementer-kortet for å vise abonnementsstatus og startdato.

• Hvis du vil ha mer informasjon, holder du musepekeren over abonnementet og klikker på Forhåndsvisning.

• I panelet til høyre kan du gå gjennom abonnementsdetaljene og redigere abonnementet etter behov.

Abonnementsstatus

Nedenfor finner du mer informasjon om hva hvert abonnement betyr:

• Aktivt: Alle planlagte betalinger har blitt behandlet.
• Ubetalt: Den planlagte betalingen for den gjeldende faktureringssyklusen mislyktes. En e-post vil bli sendt til kjøperen med en forespørsel om å oppdatere betalingsinformasjonen. Finn ut mer om hvordan du håndterer mislykkede abonnementsbetalinger.
• Kansellert: Abonnementet har blitt kansellert før utløpet av perioden. Kjøpere blir ikke belastet for kansellerte abonnementer.
• Utløpt: Kjøperen har blitt belastet i henhold til den opprinnelige faktureringsperioden, og det forventes ingen ytterligere belastninger. Kjøpere blir ikke belastet for abonnementer som er utløpt.
• Planlagt: Faktureringen av abonnementet har blitt utsatt til å starte i fremtiden, som vist i egenskapen Startdato.

Rediger et abonnement

Hvis du trenger å oppdatere et eksisterende abonnement, for eksempel varelinjer, neste forfallsdato, betalingsmåte og tilknyttet kontaktperson, kan du se denne artikkelen.

Avslutte et abonnement

Hvis en kjøper ber om å kansellere abonnementet sitt, kan du kansellere abonnementet via abonnementsoppføringen i HubSpot. Abonnementet vil bli kansellert umiddelbart, og kunden vil ikke lenger bli belastet. Du kan vente med å kansellere til slutten av faktureringsperioden, eller du kan kansellere abonnementet og utstede en refusjon for de ubrukte tjenestedagene. Hvis du kansellerer et abonnement som har en ventende bankdebitering, for eksempel ACH, blir ikke den ventende betalingen automatisk kansellert og refundert, så du må også utstede en refusjon for den ventende betalingen.

Merk: Hvis du ikke har retningslinjer for refusjon, anbefales det at du kansellerer nærmere faktureringsdatoen.

• Klikk på navnet på abonnementet fra abonnementets indeksside.
• Klikk på Handlinger øverst til høyre i panelet, og velg deretter Avbryt abonnement.
• I dialogboksen merker du av for Jeg forstår at kunden ikke vil bli belastet på nytt.
• Klikk på Avbryt abonnement.

Kunden vil motta en e-postmelding om kansellering av abonnementet.

Hvis du har kansellert abonnementet før faktureringsperioden er over, kan du lære hvordan du utsteder en refusjon fra betalingspanelet. Du kan også opprette en abonnementsbasert arbeidsflyt for å sende et varsel til teamet ditt når en kundes neste betaling forfaller, for å minne dem på å si opp abonnementet.

Slå på e-poster med betalingspåminnelser

Du kan sende en betalingspåminnelse til kjøperne 14 dager før neste abonnementsbetaling forfaller.

Merk: For abonnementer som krever inn betaling via SEPA-autogiro, sendes den kommende betalingspåminnelsen automatisk to dager før fakturadatoen av hensyn til samsvar.

• Gå til Betalinger i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Varsler.
• Klikk for å slå på Kommende betaling spåminnelse.

• Klikk på Lagre.

Fremover vil en e-postpåminnelse bli sendt til kjøperen før neste betaling. Du kan også bruke arbeidsflyter til å sende varsler om en kommende abonnementsbetaling.

Bruke abonnementer i andre HubSpot-verktøy

Du kan bruke abonnementsdata i andre HubSpot-verktøy, inkludert arbeidsflyter, lister og rapporter.

• Opprett abonnementsbaserte arbeidsflyter for å automatisere handlinger basert på abonnementsinformasjon. Du kan for eksempel sende et internt varsel til teamet ditt når statusen til et abonnement er forfalt, eller automatisk oppdatere abonnementets eier. Finn ut mer om utløsere for abonnementsregistrering.
• Spor gjentakende inntekter i analyseverktøyet for abonnementer, eller opprett en egendefinert rapport basert på abonnementsdata. Når du oppretter en egendefinert rapport, må du sørge for å velge Abonnementer som datakilde, eller enkeltobjektet hvis du oppretter en egendefinert rapport for et enkeltobjekt.
  
• Segmenter kontaktene eller selskapene dine i lister basert på abonnementsegenskaper. Opprett for eksempel en liste over kontakter med en kjent sluttdato for abonnementet, og send deretter en e-post til listen over kontakter med en oppfordring om å fornye abonnementet.