Tworzenie i importowanie umów

Umowy stanowią w HubSpot główny źródło wiarygodnych danych dotyczących przychodów zakontraktowanych. Po skonfigurowaniu umów dowiedz się więcej o tym, jak tworzy się umowy na podstawie zaakceptowanych ofert oraz jak je importować. Dowiedz się więcej o tym, jak działają umowy w HubSpot.

Zasoby dla programistów

Dowiedz się więcej o tworzeniu niestandardowych rozwiązań przy użyciu interfejsu API umów.

Zanim zaczniesz

Zapoznaj się z wymaganiami

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

W tej chwili nie ma możliwości migracji subskrypcji do umów.

Utwórz umowy

Jeśli włączone jest ustawienie „Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert”, rekord umowy jest tworzony automatycznie po zaakceptowaniu oferty przez nabywcę. Umowy dziedziczą pozycje, warunki i inne szczegóły z powiązanej oferty.

Uwaga: zaakceptowane oferty w starym systemie nie powodują utworzenia umów.

Przed utworzeniem umowy

Rekord umowy zawiera kluczowe dane dotyczące umowy, takie jak informacje kontaktowe i dane firmy, wgląd w przychody z zobowiązań oraz powiązania z innymi rekordami. Dowiedz się, jakie informacje można wyświetlić w rekordzie umowy.

Przed utworzeniem umowy należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Jeśli pozycja jest automatycznie odnawiana do momentu anulowania, data zakończenia umowy nie jest ustalana.

• Jeśli wszystkie pozycje mają określony termin obowiązywania, data zakończenia zostanie ustawiona na datę zakończenia najpóźniejszej pozycji.

• Jeśli umowa zawiera wyłącznie pozycje jednorazowe, data zakończenia umowy nie jest ustalana.

Uwaga: jeśli nie uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, pobieranie płatności pozostaje powiązane z istniejącym procesem wyceny lub samodzielnego fakturowania. Jeśli uczestniczysz w programie beta, umowy służą do zarządzania bieżącym rozliczaniem, tworzeniem faktur i pobieraniem płatności. Dowiedz się więcej o procesie programu beta „Connected CPQ, Billing, and Payments”.

Tworzenie umów na podstawie ofert

1. Utwórz i opracuj ofertę.
2. Udostępnij ofertę.
3. Po zaakceptowaniu lub podpisaniu oferty:
   • Umowa zostanie automatycznie utworzona i powiązana z ofertą, wraz z transakcją, kontaktem i firmą powiązaną z ofertą.
   • Jeśli uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, pierwsza faktura zostanie również wygenerowana i wysłana do kupującego natychmiast po zaakceptowaniu oferty, niezależnie od zaplanowanej daty wystawienia faktury lub terminu płatności.
   • Tworzone jest również zamówienie, które zostaje powiązane z umową.
4. Aby wyświetlić umowę:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Wyceny. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Wyceny.
   • Najedź kursorem na ofertę, a następnie kliknij opcję Podgląd.
   • W prawym panelu przewiń do karty „Umowy” i kliknij nazwę umowy. Jeśli karta „Umowy” nie wyświetla się domyślnie, możesz ręcznie dodać tę kartę do swojego rekordu w HubSpot.
     
     
     
5. Umowy można również przeglądać na stronie indeksu umów.

Tworzenie umów od podstaw

Zarejestruj się w wersjibeta funkcji „Bezpośrednie tworzenie, edycja i odnawianie umów HubSpot” ( ), aby ręcznie tworzyć umowy. Dowiedz się więcej o ręcznym tworzeniu umów.

Importuj umowy

Zaimportuj istniejące umowy, aby zarządzać nimi razem z umowami utworzonymi w HubSpot. Uwzględnij powiązania z pozycjami, kontaktami i transakcjami.

1. Utwórz niestandardową właściwość umowy, która posłuży jako unikalny identyfikator importowanych umów. Możesz na przykład utworzyć niestandardową właściwość o nazwie „ contract_import_id ”.
2. Podczas tworzenia niestandardowej właściwości:
   • Ustaw typ pola jako „Tekst jednowierszowy”.
   • Zaznacz pole wyboru Wymagaj unikalnych wartości dla tej właściwości.
     
     
     
3. Przygotuj plik do importu:
   • Przed rozpoczęciem zapoznaj się z przeglądem importu.
   • Dodaj utworzoną właściwość niestandardową jako kolumnę w pliku importowym. Użyj tej właściwości jako unikalnego identyfikatora dla pól umów, pozycji i transakcji.
   • W przypadku umów zawierających więcej niż jedną pozycję dodaj dodatkowe pozycje jako oddzielne wiersze obok unikalnego identyfikatora.
   • Upewnij się, że transakcja znajduje się w osobnym wierszu, oddzielonym od szczegółów umowy. Dodaj identyfikator rekordu transakcji do kolumny, aby powiązać transakcję z umową podczas importu.
     
     
     
4. Zaimportuj plik.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o wersji beta Connected CPQ, Billing i Payments.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu szablonów ofert zmian i przedłużeń.

• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi, w tym o tym, jak tworzyć oferty zmian i przedłużenia, wypowiadać, usuwać i eksportować umowy oraz powiązywać umowy z innymi rekordami.