Configurar notificações de exportação e ver um registo das exportações na sua conta

Quando exporta registos na sua conta HubSpot, está a extrair dados do seu CRM. Para acompanhar a informação que sai da sua conta, é útil compreender quando ocorreu uma exportação, quem iniciou uma exportação, e que registos foram exportados. Também pode ser útil ser notificado de grandes exportações em tempo real.

Os utilizadores com permissões super admin podem configurar notificações para grandes exportações e ver o registo de auditoria das exportações concluídas por todos os utilizadores na conta, bem como cancelar exportações que estejam em curso. Os utilizadores com permissões deexportação também podem aceder ao registo de exportação para ver o histórico das suas exportações pessoais.

Configurar grandes notificações de exportação

As notificações de exportação são utilizadas para o notificar se um utilizador da sua conta exportar mais registos do que o limite que especificar. O limite máximo que pode definir é 275.000. O limite é exclusivo para si, pelo que os outros superadministradores de têm de definir o seu próprio limite.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Importar e exportar.
• No campo Large export notification threshold , introduza o número de registos sobre os quais pretende ser notificado. 
• Clique em Guardar.

Ver a auditoria de exportação

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Importar e exportar.
• Ver uma lista das exportações a partir da sua conta HubSpot. Os super administradores podem ver todas as exportações da conta, enquanto os utilizadores individuais podem ver apenas as suas exportações pessoais. Na tabela, veja as seguintes informações:
  • Nome: o nome do ficheiro de exportação.
  • Fonte: onde ocorreu a exportação (por exemplo, Contactos quando uma exportação ocorreu na página do índice de contactos).
  • Registos: o número de registos exportados.
  • Utilizador: o utilizador que completou a exportação.
  • Data: a data e a hora em que os registos foram exportados.

• Se uma exportação estiver em curso, o Processamento aparecerá abaixo do nome do ficheiro de exportação. Para cancelar uma exportação em curso, clicar em Cancelar exportação. O estado da exportação será agora definido para Cancele, e o ficheiro não estará disponível para download.
• Para descarregar um ficheiro de exportação completo, clique no Nome do ficheiro de exportação. Só é possível descarregar ficheiros para exportações concluídas nos últimos 30 dias.
• Para ver os utilizadores que descarregaram um ficheiro de exportação, incluindo o seu endereço IP e a data em que o viram, clique em Ver histórico. Esta opção só aparecerá se um utilizador com super administração permissões descarregou o ficheiro a partir desta ferramenta.