Ver, completar, editar, ou apagar tarefas

Depois de ter criado tarefas, pode ver, editar, completar ou apagar as suas tarefas de diferentes lugares na sua conta HubSpot. Na página de índice, pode filtrar as suas tarefas com base nas propriedades, guardar filtros como vistas para revisitar e concluir tarefas sucessivamente a partir de qualquer vista. Os utilizadores com Superadministradores permissões podem gerir os utilizadores que têm permissão para Exibir e editar tarefas.

Também pode optar por receber por e-mail um resumo das tarefas devidas todos os dias da semana. Se estiver num dispositivo móvel, saiba como usar tarefas no Aplicativo móvel da HubSpot.

Ver e filtrar tarefas

Filtrar tarefas e guardar vistas

Pode filtrar tarefas com base em critérios específicos e guardar filtros que revisita frequentemente como vistas. 

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tarefas.
• Por defeito, a primeira vez que navega para tarefas, as tarefas que lhe foram atribuídas são mostradas. Pode editar a sua visualização por defeito. Para abrir outra vista:

  • Para aceder a uma vista com pinagem, clique no separadorda vista.

  • Para abrir uma vista não mostrada como separador, clicar + Adicionar vista, depois seleccionar uma vista do menu suspenso.

  • Para criar uma vista, clicar + Adicionar vista, depois seleccionar Criar nova vista. Na caixa de diálogo, insira um nome de exibição, selecione uma configuração de visibilidade e, em seguida, clique em Salvar.

• Clique nos menus pendentes por defeito para filtrar rapidamente as tarefas que pretende visualizar: 

• • Destinatário: seleccionar as caixas de verificação ao lado dos nomes dos utilizadores. Também pode seleccionar a caixa de verificação No cessionário para visualizar tarefas que não tenham sido atribuídas a nenhum utilizador do HubSpot. Dependendo das suas permissões de utilizador em  , poderá não conseguir ver as tarefas de outros utilizadores.
  • Tipo de tarefa: seleccionar de Chamada, E-mail, ou A Fazer.
  • Data de vencimento: seleccionar um período de tempo com base na data actual (por exemplo,amanhã, no próximo mês).
  • Fila: seleccionar de entre as filas de tarefasexistentes.
• Para adicionar ou editar filtros adicionais, clique em Mais filtros. No painel direito:
  • Para editar um filtro existente, clique no filtro.
  • Para adicionar um novo filtro, clique em AND, depois seleccione uma propriedade de tarefa.
  • Defina os seus critérios, depois clique em Apply filter (Aplicar filtro).

• • Para remover um filtro existente, flutue sobre o filtro, depois clique em delete Eliminar.
  • Uma vez terminado, clique no X na parte superior direita do painel.

• Para guardar os filtros actuais, à direita, clique em Save view. Na caixa pop-up:

• • Para actualizar os filtros e definições para a vista actual, clique em Guardar.

  • Para salvar esses filtros e configurações como uma nova exibição, clique em Salvar como novo. Na caixa de diálogo, introduzir um nome de vista, seleccionar uma configuração de visibilidade e, em seguida, clicar em Guardar.

  • Para repor a vista actual para os seus filtros originais guardados, seleccione Reiniciar. Isso removerá quaisquer novos filtros aplicados.

Depois de as tarefas estarem organizadas numa exibição, pode completar essas tarefas consecutivamente ou exportar as tarefas.

Gerir tarefas vistas guardadas

Pode fixar as suas vistas como separadores, reordenar os separadores, e editar ou apagar as vistas.

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tarefas.

• Para criar uma nova vista sem filtros definidos, clique + Adicionar vista à direita dos seus separadores, depois clique em Criar nova vista.

• Para abrir uma vista existente guardada, clique em + Adicionar vista à direita dos seus separadores, depois seleccione uma vista do menu pendente.
• Para editar ou apagar uma vista:
  • Para vistas mostradas como separadores, clique no separador, depois clique no downCarat de quilate para baixo. Selecione uma das seguintes opções:

• • • Pin/Unpin: fixar a vista de modo a que apareça sempre como um separador na página de índice de tarefas, ou se já estiver fixado, remover a vista como um separador fixado.

• • • Fazer vista padrão: definir a vista como padrão para que se abra cada vez que se navega para a página de índice de tarefas. O separador da vista será movido para a posição mais à esquerda.
    • Renomear: mudar o nome da vista. Na caixa de diálogo, actualizar o nome, depois clicar em Guardar.
    • Excluir: exclua a exibição. Na caixa de diálogo, clique em Remover para confirmar.
    • Clone: fazer uma cópia da vista com os mesmos filtros. Na caixa de diálogo, introduza um nome para a nova vista e depois clique em Guardar.
    • Reordenar pontos de vista: altere a ordem dos seus separadores de pontos de vista. No painel direito, arraste uma vista para alterar a sua posição, depois clique em Guardar para confirmar.
    • Gerir a partilha: actualizar as definições de visibilidade para a vista. Na caixa de diálogo, seleccionar uma opção, depois clicar em Guardar.

• • Para vistas que não são mostradas como separadores, clique em Gerir vistas. No ecrã Todas as tarefas vistas guardadas: 

• • • Para renomear, apagar, clonar, ou gerir opções de partilha para uma vista, passe o cursor sobre a vista e clique no menu suspenso Opções, depois seleccione uma opção.

• • • Se uma vista for fixada como um separador, o pin o ícone do pino é mostrado ao lado do nome da vista. Para desfazer uma vista, clique no pin ícone do alfinete. Para fixar uma vista, flutue sobre a vista e clique no cinzento pin ícone do alfinete.

Atenção: não é possível renomear, partilhar, ou apagar as visualizações de tarefas por defeito(Todos, Concluídos, Vencidos hoje, Mais empenhados, Atrasados, e Próximos).

Personalizar as propriedades mostradas numa vista

Pode editar as colunas na página de índice de tarefas para mostrar determinadas propriedades para todas as tarefas e dentro de cada vista individual. Para editar as colunas:

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tarefas.
• Navegue até à vista que pretende personalizar.

• À direita, clicar em Editar colunas.

• Na caixa de diálogo, seleccione as propriedades que deseja ver como colunas. O Título e o Estatuto da tarefa são incluídos por defeito.
  • Título: o nome da tarefa.
  • Estado: o estado actual da tarefa, Completado ou Não Iniciado.
  • Data de conclusão: a data em que a tarefa foi concluída.
  • Data de vencimento: a data de vencimento da tarefa. Se a tarefa estiver atrasada, essa opção terá uma data no passado.
  • Prioridade: o nível de prioridade da tarefa, incluindo Baixo, Médio, ou Alto.
  • Tipo de tarefa: o tipo de tarefa, incluindo Call, Email, ou To-dodo.
  • Fila de espera: a fila em que a tarefa está incluída.
  • Atribuído a: o usuário do HubSpot para o qual a tarefa está atribuída.
  • Observações: qualquer observação incluída com a tarefa.
  • Data de criação: a data em que a tarefa foi criada.
  • Data da última modificação: a última data em que a tarefa foi editada.
  • Data atribuída ao proprietário: a data em que o proprietário das tarefas foi atribuído.
• No painel direito, clique e arraste as colunas para alterar a sua ordem, ou clique em X para remover quaisquer colunas que não queira ver.
• Clique em Aplicar.

Editar, concluir e excluir tarefas

Pode editar, completar, ou apagar as suas tarefas na página de índice de tarefas, num registo associado à tarefa, ou na sua caixa de entrada do Gmail.

Trabalhar com tarefas na página de índice de tarefas

• Seleccione uma vista de tarefa ou filtre as tarefas que pretende visualizar.

• Para completar uma tarefa, clique na marca de verificação à esquerda da tarefa.

• Para editar ou apagar uma única tarefa, passe o cursor sobre a tarefa e clique em Editar. No painel direito:

• Para editar, fazer alterações aos detalhes da tarefa e clicar em Guardar.
• Para apagar, na parte inferior do painel, clique em Apagar. Na caixa de diálogo, clique em Remover para confirmar.
• Para completar, editar, apagar, ou mover tarefas para diferentes filas em massa:
• Seleccione as caixas de verificação ao lado das tarefas. Para seleccionar todas as tarefas na sua página actual, seleccione a caixa de selecção Seleccionar todas no canto superior esquerdo da tabela. Para seleccionar todos os registos no filtro, seleccione a caixa de verificação Seleccionar todos, depois clique na ligação Seleccionar todas as tarefas [número].

• • No canto superior da tabela, selecione a ação que deseja executar:
    • Iniciar [x] tarefas: completar as tarefas seleccionadas consecutivamente (requer um lugar atribuído a Sales Hub ).
    • Marcar como concluído: as tarefas seleccionadas serão marcadas como concluídas.
    • Editar: na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Propriedade para actualizar e seleccione a propriedade que deseja editar. Introduza ou seleccione o valor actualizado e clique em Guardar. 
    • Eliminar: na caixa de diálogo, clicar em Eliminar. As tarefas selecionadas serão excluídas.
    • Alterar fila: na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Fila e seleccione a fila a que pretende acrescentar estas tarefas. Clique em Salvar.

Concluir tarefas consecutivamente numa vista (Sales Hub seat required)

Os utilizadores com um atribuído a Sales Hub seat podem concluir as tarefas consecutivamente em cada vista.

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tarefas.
• Navegue até à vista que inclui as tarefas em que pretende trabalhar.

• Para completar todas as tarefas numa vista de trás para trás, clique em Iniciar [x] tarefas à direita. Para completar algumas tarefas específicas costas com costas, seleccione as caixas de verificação ao lado das tarefas, depois clique em Iniciar [x] tarefas no topo da tabela.

• Será redireccionado para o registo associado à primeira tarefa. Se tiver especificado um tipo de tarefa  (por exemplo, E-mail, Chamada ou LinkedIn Sales Navigator), o editor de actividades correspondente será automaticamente aberto no registo. Se tiver tarefas na visão que não estejam associadas a quaisquer registos, ser-lhe-á pedido que acrescente associações, complete as tarefas, ou salte as tarefas. 

Atenção: se adicionou conteúdo de mensagem ao campo Notas ao criar uma tarefa do LinkedIn Sales Navigator, o InMail ou o pedido de ligação não se auto-populará com este conteúdo. Você precisará inserir manualmente o conteúdo da mensagem.

• Em cada registo, faça uma das seguintes acções para completar a tarefa:
  • Complete a tarefa no editor de actividades, depois clique em Complete para passar para a tarefa seguinte.
  • Se estiver a enviar um e-mail para um contacto enquanto estiver numa visualização de tarefa, escolha se pretende ou não completar automaticamente a tarefa quando o e-mail for enviado:
    • Na parte inferior do editor de e-mail, seleccionar o quilate do quilate para baixo. 
    • Para enviar um e-mail e completar a tarefa, seleccionar Enviar e completar a tarefa.
    • Para enviar um e-mail mas manter a tarefa incompleta, seleccionar Enviar para enviar imediatamente ou Enviar Mais Tarde para agendar o e-mail.

• Se você não puder concluir a tarefa, siga uma das seguintes etapas:
  • Para saltar a tarefa e passar para a seguinte, no canto superior direito, clique em Saltar. A tarefa permanecerá incompleta.
  • Para reprogramar a data de vencimento para uma data posterior, no canto superior direito, clicar em Reprogramar. Uma vez reprogramado, clique em Next para passar para a tarefa seguinte.

• Para sair da vista de tarefa e permanecer no registo, no canto superior direito, clicar em X.
• Para ver as próximas tarefas na vista, clique no menu suspenso Progresso.

É possível clicar em quaisquer Registros associados no painel direito do registro  e ainda permanecer na visualização da tarefa. Não se pode apagar uma tarefa num registo enquanto se trabalha através da vista de tarefa. Para Excluir tarefas numa exibição, navegue de volta para a página de índice de tarefas.

Trabalhar com tarefas num registo

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.

• Clique no nome do registro.
• Para ver quaisquer tarefas associadas ao registo, clique em Tarefas no painel do meio.

• Localize a tarefa com que pretende trabalhar. Se os detalhes da tarefa estiverem desmoronados, clique no rightseta para a direita na parte superior esquerda da tarefa para a expandir.
• Na tarefa, pode clicar em cada campo ou menu suspenso para editar os detalhes da tarefa.

• Para completar a tarefa, clique na marca de verificação ao lado do título da tarefa.
• Para apagar a tarefa, clicar no menu pendente Acções no topo da tarefa, depois seleccionar Apagar. Na caixa de diálogo, clique em Remover para confirmar.
• Para comentar a tarefa, na parte inferior, clique em Adicionar comentário.
• Para acções adicionais, clique no menu suspenso Acções, depois seleccione uma das seguintes opções:
  • Fixar: clique para fixar a tarefa na parte superior do registro.
  • Histórico: clique para visualizar o histórico de propriedades associado à tarefa. 

Trabalhe com tarefas na sua caixa de entrada do Gmail

• Faça login no Gmail.

• No lado direito da sua caixa de entrada do Gmail, clique no sprocket ícone da roda dentada.

• Clique no separador Tarefas.
• Clique em Filtrar para filtrar as suas tarefas:
  • Na secção Filtrar por, utilizar os menus de filtragem por tipos de tarefas específicas(Todos os tipos, Chamadas, E-mails, ou To-dos) ou as datas de vencimento das tarefas(Todas as datas, Vencimento hoje, Vencimento esta semana, ou Vencimento vencido).
  • Na secção Ordenar por, utilize o menu pendente para ordenar as suas tarefas com base na data de vencimento ou prioridade da tarefa.

• Para completar uma tarefa, clique na marca de verificação ao lado do título da tarefa.
• Para editar uma tarefa, clicar na tarefa e actualizar os seus detalhes. Depois de concluir, clique em Salvar.

• Para ver uma tarefa na sua conta da HubSpot, passe o cursor do mouse sobre a tarefa e clique no menu suspenso Ações. Selecione Exibir no HubSpot.
• Para apagar uma tarefa, passe o cursor sobre a tarefa e clique no menu suspenso Acções. Selecione Excluir.