Använd spårnings- och loggfunktionerna i HubSpot Sales Outlook-skrivbordstillägg för att övervaka och registrera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden. Med spårningsfunktionen aktiverad kan du få meddelanden i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet till kontaktens post i HubSpot för att hålla ett register över all tidigare kommunikation som ditt team kan referera till.
Observera: på grund av de betydande förändringar som Microsoft infört som en del av nya Outlook för Windows, kommer HubSpot inte längre att aktivt utveckla eller förbättra HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Även om HubSpot Sales Outlook desktop add-in fortfarande är tillgängligt i gamla Outlook för Windows och kommer att fortsätta att stödjas, rekommenderas det starkt att du aktiverar HubSpot Sales web add-in istället. Om du använder Outlook desktop add-in kommer HubSpot Sales web add-in automatiskt att delbetalas om du byter till nya Outlook för Windows. Läs mer i detta inlägg från HubSpot Community.
Observera: om du har aktiverat sekretessinställningar för data i ditt konto kommer HubSpot Sales Outlook-tillägget inte att spåra öppningar och klick för kontakter som inte har tillhandahållit en laglig grund för databehandling. Läs mer om hur du ger kontakter en rättslig grund för behandling av data.
Innan du sätter igång bör du notera skillnaden mellan ett spårat e-postmeddelande och ett loggat e-postmeddelande:
Tänk på att du kan skicka ett e-postmeddelande som både spåras och loggas. På så sätt får du ett register över e-postkommunikationen och öppen information i HubSpot.
Den här artikeln handlar om spårning och loggning av e-postmeddelanden med HubSpot Sales Outlook Desktop Add-in.Om du använder Office 365-tillägget kan du lära dig hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Office 365-tillägget i den här guiden: Spåra och logga e-postmeddelanden med Office 365-add-in.
Observera: Outlook Desktop Add-in kommer att visas i alla e-postadresser som du har konfigurerat i ditt Outlook-konto. Därför kommer e-postmeddelanden som skickas från någon av dessa e-postadresser att spåras om spårning är aktiverad. E-postmeddelanden som skickas från en ytterligare e-postadress kommer endast att loggas till HubSpot när loggning är aktiverad om e-postadressen är ansluten till HubSpot eller läggs till som ett alias i din profil och inställningar.
Så här skickar du ett spårat e-postmeddelande med Outlook Desktop Add-in från ditt Outlook Desktop-konto på en PC:
Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet visas e-postmeddelandets ämnesrad och mottagare i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Sent.
När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet och e-postmeddelandet markeras som Öppet i ditt aktivitetsflöde. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du ser också en historik över kontaktens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.
Observera: realtidsaviseringar visas när du skickar spårade e-postmeddelanden med Office 365-tillägget och om du har HubSpot Sales Chrome-tillägget. Om inte kommer du bara att se aktivitet i ditt HubSpot aktivitetsflöde.
Du kan också se hur dina kontakter engagerar sig i dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt Aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot-ikonen
i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare.Läs mer om e-postspårning och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.
För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste e-postadressen du skickar från i din e-postklient vara en av följande:
Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-post för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i dina tilläggsinställningar.
Observera: e-postbilagor som är större än 50 MB kommer inte att loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras framgångsrikt till kontakten och loggas till CRM, men utan en bilaga.
Så här skickar du ett loggat e-postmeddelande med Outlook Desktop Add-in från ditt Outlook Desktop-konto på en PC:
Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för Outlook Desktop Add-in. Om du använder kontakter för marknadsföring kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att anges som kontakt ej för marknadsföring.
Observera: om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats.
E-post som loggas till HubSpot med hjälp av Outlook desktop add-in kommer automatiskt att associeras till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet. För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:
För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:
Observera: för att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.