Tilldela och rotera ärendeägare med hjälp av arbetsflöden

Använd åtgärden Rotate record to owner workflow för att tilldela biljetter till dina betalda försäljnings- och serviceanvändare. Du kan använda den här åtgärden för att tilldela användare på Ticket owner-egenskapen eller någon annan anpassad HubSpot-användaregenskap.

När du konfigurerar den här arbetsflödesåtgärden kan du rotera biljettägare baserat på användarens tillgänglighet och balanserad distribution. Du kan till exempel välja att dirigera ärendena baserat på antalet öppna ärenden som en användare har för närvarande, eller baserat på slumpmässig tilldelning. Läs mer om tilldelning av ärenden.

Observera: Om du är superadministratör kan du välja att ditt konto ska omfattas av betaversionen Rotera biljettägare baserat på användarnas tillgänglighet.

Innan du kommer igång

När du tilldelar biljetter med åtgärden Rotera post till ägare bör du observera följande:

• När du tilldelar ärenden till specifika användare måste användarna vara aktiva med en tilldelad Sales eller Service Hub Professional- eller Enterprise-plats. Användare med core- eller view-only-platser, eller som inte har accepterat inbjudan att gå med i HubSpot-kontot, kommer inte att visas.
• När du tilldelar ärenden till ett team:
  • Teamet måste ha minst en användare med en tilldelad Sales- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-plats. Om så inte är fallet kommer teamet inte att visas när du konfigurerar arbetsflödesåtgärden.
  • Endast medlemmar i huvudteamet med en tilldelad Sales- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-plats kan tilldelas ärenden. Extra teammedlemmar kommer inte att inkluderas.
  • Om ett konto har valt betaversionen av Support Multiple Main Teams for Full Functionality är alla teammedlemmar berättigade till tilldelning .
• Om en användare överskrider sin inställda gräns för ärendekapacitet (endastService Hub Enterprise) kommer de inte att vara berättigade till tilldelning från Rotate Owner-åtgärderförrän de har minskat sitt aktiva antal ärenden.
• Avaktiverade användare eller användare som inte längre har en betald plats visas i routningsreglerna med en röd kant och kommer inte att inkluderas i biljetttilldelningar.

Tilldela ärenden med hjälp av arbetsflöden

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka på namnet på ett befintligt biljettbaserat arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Ställ in dina registreringstriggers.
4. Klicka på + plus-ikonen för att lägga till en åtgärd.
5. Klicka på i den vänstra panelen för att expandera CRM-avsnittet . Klicka sedan på Rotera posten till ägaren.
6. Klicka på rullgardinsmenyn Ägaregenskap och välj Biljettägare.
7. Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj något av följande :
   • Kundhandläggare: inkommande ärenden kommer att dirigeras till kundhandläggaren. Läs mer om hur du konfigurerar en kundagent.
   • Specifika användare och team: tilldela inkommande ärenden till specifika användare eller team. Du kan använda följande distributionsalternativ:
     • Lastbalanserad: utvärderar automatiskt och tilldelar ärendet till den användare som har minst antal öppna, tilldelade ärenden.
     • Round Robin: tilldela ärenden i en roterande, sekventiell ordning.
     • Slumpmässig: tilldela biljetter slumpmässigt till berättigade användare i tilldelningspoolen.
   • Endast team: dirigera inkommande ärenden till team utan att tilldela en ärendeägare.
     • Ärendena visas i teambaserade vyer i helpdesk, inklusive Mitt teams otilldelade och Mitt teams öppna.
     • Endast team med minst en användare som har en plats i Service Hub kan väljas för teamroutning.
   • Kontaktägare: tilldela inkommande ärenden till en kontakts ägare.
     • Kontakten måste ha en ägare tilldelad till sin post och spåras med en cookie.
     • Om det inte finns någon kontaktägare eller om tilldelningen misslyckas kommer reservalternativet att användas.
   • Ingen: Inkommande ärenden tilldelas inte till någon teammedlem.
8. När du har ställt in din tilldelningstyp ställer du in dina tilldelningskonfigurationer:
   • Skriv över alla biljettägare: skriv över alla befintliga biljettägare med en ny biljettägare baserat på tilldelningsreglerna.
   • Assign to available users only: användare som är inställda på Away kommer inte att tilldelas biljetter, även om de är konfigurerade i tilldelningsreglerna. Endast tillgängliga användare kommer att tilldelas biljetter. Om alla användare i tilldelningspoolen är bortresta:
     • Egenskapen Ticket Owner eller Custom user kommer att ställas in på unassigned eller (No owner).
     • Biljettens egenskap Assigned Teams kommer att ställas in på alla målteam från routningsalternativen.
9. Klicka på Spara högst upp.

.