Tilldela ärenden med hjälp av arbetsflöden

Använd åtgärden Rotate record to owner workflow för att tilldela biljetter till dina betalda försäljnings- och serviceanvändare. Du kan använda den här åtgärden för att tilldela användare på Ticket owner-egenskapen eller någon annan anpassad HubSpot-användaregenskap.

När du konfigurerar den här arbetsflödesåtgärden kan du välja att dirigera ärendena baserat på antalet öppna ärenden som en användare har för närvarande, eller baserat på slumpmässig tilldelning. Läs mer om tilldelning av ärenden.

Innan du börjar

När du tilldelar biljetter med åtgärden Rotera post till ägare bör du tänka på följande:

• När du tilldelar ärenden till ett team:
  • Teamet måste ha minst en användare med en betald sälj- eller serviceplats. Om så inte är fallet kommer det inte att visas när du konfigurerar arbetsflödesåtgärden.
  • Endast medlemmar i huvudteamet är berättigade till tilldelning. Extra teammedlemmar kommer inte att inkluderas.
• Om en användare överskrider sin inställda gräns för ärendekapacitet (endastService Hub Enterprise) kommer de inte att vara berättigade till tilldelning från Rotate Owner-åtgärderförrän de har minskat sitt aktiva antal ärenden.
• Avaktiverade användare eller användare som inte längre har en betald plats visas i routningsreglerna med en röd kant och ingår inte i biljetttilldelningarna.

Tilldela ärenden med hjälp av arbetsflöden

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka på namnet på ett befintligt biljettbaserat arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Ställ in dina registreringstriggers.
4. Klicka på + plus-ikonen för att lägga till en åtgärd.
5. Klicka på i den vänstra panelen för att expandera CRM-avsnittet . Klicka sedan på Rotera posten till ägaren.
6. Klicka på rullgardinsmenyn Ägaregenskap och välj Biljettägare.
7. Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj något av följande :
• • Kundhandläggare: inkommande ärenden kommer att dirigeras till kundhandläggaren.
• • Specifika användare och team: tilldela inkommande ärenden till specifika användare eller team.
  • Endast team: tilldela inkommande ärenden till team utan att tilldela en ärendeägare. Endast team med minst en användare som har en plats i Service Hub visas för teamroutning.
  • Kontaktägare: Tilldela inkommande ärenden till en kontakts ägare. Kontakten måste ha en ägare tilldelad till sin post och spåras med en cookie.
  • Ingen: Inkommande ärenden tilldelas inte till någon teammedlem.
8. Om du vill tilldela ett ärende till en kundagent klickar du på rullgardinsmenyn Tilldela till och väljer Kundagent. Läs mer om hur du konfigurerar en kundagent.
   

9. Om du vill tilldela ärendet till en viss användare eller ett visst team:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj Specifika användare och team.
   • Klicka på den andra rullgardinsmenyn och markera kryssrutorna bredvid de team som du vill dirigera till.

1. • Klicka på rullgardinsmenyn Distribution och välj något av följande:
     • Lastbalanserad: utvärderar automatiskt och tilldelar ärendet till den användare som har minst antal öppna, tilldelade ärenden.
     • Round Robin: tilldela biljetter i en roterande, sekventiell ordning.
     • Slumpmässig: tilldela biljetter slumpmässigt till berättigade användare i tilldelningspoolen.
       

.

10. Om du vill tilldela ärendet till ett team utan några specifika kontakttilldelningar:
    • Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj Endast team (ingen specifik användare).
    • Klicka på den andra rullgardinsmenyn och markera kryssrutorna bredvid de team som du vill dirigera till.

11. Så här tilldelar du ärendet till den associerade kontaktens ägare:
    • Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj Kontaktägare.
    • Om du vill ange en reservanvändare eller ett reservteam klickar du på rullgardinsmenyn Om det inte finns någon kontaktägare, tilldela till och väljer en användare eller ett team. Om det inte finns någon kontaktägare eller om tilldelningen misslyckas kommer reservalternativet att användas.
      
      

12. Om du inte vill tilldela ärendet till någon användare klickar du på rullgardinsmenyn Tilldela inkommande ärenden till och väljer Ingen.
    
    

13. Ställ in dina konfigurationer för tilldelning:
    • Skriv över alla biljettägare: skriv över alla befintliga biljettägare med en ny biljettägare baserat på tilldelningsreglerna.
    • Tilldela endast tillgängliga användare: användare som är inställda på Borta kommer inte att tilldelas biljetter, även om de är konfigurerade i tilldelningsreglerna. Endast tillgängliga användare kommer att tilldelas biljetter. Om alla användare i tilldelningspoolen är bortresta:
      • Egenskapen Ticket Owner eller Custom user kommer att ställas in på unassigned eller (No owner).
      • Biljettens egenskap Assigned Teams (Tilldelade team) kommer att ställas in på alla målteam från routningsalternativen.

• Klicka på Spara högst upp.