Wersja betaPrzypisywanie i rotacja właścicieli zgłoszeń przy użyciu przepływów pracy

Użyj akcji Rotate record to owner workflow , aby przypisać bilety do płatnych użytkowników sprzedaży i usług. Możesz użyć tej akcji, aby przypisać użytkowników do właściwości Ticket owner lub dowolnej niestandardowej właściwości użytkownika HubSpot.

Podczas konfigurowania tej akcji przepływu pracy można zmieniać właścicieli biletów w oparciu o dostępność użytkowników i zrównoważoną dystrybucję. Można na przykład wybrać kierowanie zgłoszeń na podstawie liczby otwartych zgłoszeń, które aktualnie posiada użytkownik, lub na podstawie losowego przypisania. Dowiedz się więcej o przypisywaniu zgłoszeń.

Uwaga: jeśli jesteś super administratorem, możesz wybrać swoje konto do rotacji właścicieli zgłoszeń na podstawie dostępności użytkowników w wersji beta .

Przed rozpoczęciem

Podczas przypisywania biletów za pomocą akcji Obróć rekord do właściciela należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Podczas przypisywania biletów do zespołu:
  • Zespół musi mieć co najmniej jednego użytkownika z płatnym miejscem sprzedaży lub usługi. W przeciwnym razie nie pojawi się on podczas konfigurowania akcji przepływu pracy.
  • Tylko główni członkowie zespołu będą kwalifikować się do przypisania. Dodatkowi członkowie zespołu nie zostaną uwzględnieni.
• Jeśli użytkownik przekroczy ustawiony limit liczby zgłoszeń( tylko wService Hub Enterprise ), nie będzie kwalifikował się do przypisania z akcji Rotate Owner, dopóki nie zmniejszy aktywnej liczby zgłoszeń.
• Dezaktywowani użytkownicy lub użytkownicy, którzy nie mają już płatnego miejsca, będą wyświetlani w regułach routingu z czerwoną ramką i nie będą uwzględniani w przypisaniach biletów.

Przypisywanie biletów przy użyciu przepływów pracy

1. Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
2. Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy opartego na biletach lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę + plus, aby dodać akcję.
5. W lewym panelu kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij Obróć rekord do właściciela.
6. Kliknij menu rozwijane Właściwości właściciela i wybierz Właściciel biletu.
7. Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz jedną z poniższych opcji :
   • Agent klienta: przychodzące zgłoszenia będą kierowane do agenta klienta.
   • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisz przychodzące zgłoszenia do określonych użytkowników lub zespołów.
   • Tylko zespół: przypisywanie zgłoszeń przychodzących do zespołów bez przypisywania właściciela zgłoszenia. Tylko zespoły z co najmniej jednym użytkownikiem, który ma miejsce w Service Hub, pojawią się w routingu zespołów.
   • Właściciel kontaktu: przypisuje przychodzące zgłoszenia do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć właściciela przypisanego do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie.
   • Nikt : przychodzące zgłoszenia nie będą przypisywane do żadnych członków zespołu.
8. Aby przypisać zgłoszenie do agenta klienta, kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz opcję Agent klienta. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu agenta klienta.
   

9. Aby przypisać zgłoszenie do określonego użytkownika lub zespołu:
   • Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz opcję Określeni użytkownicy i zespoły.
   • Kliknij drugie menu rozwijane i zaznacz pola wyboru obok zespołów, do których chcesz skierować zgłoszenie.

1. • Kliknij menu rozwijane Dystrybucja i wybierz jedną z poniższych opcji:
     • Load Balanced: automatyczna ocena i przypisanie zgłoszenia do użytkownika z najmniejszą liczbą otwartych, przypisanych zgłoszeń.
     • Round Robin: przypisywanie zgłoszeń w rotacyjnej, sekwencyjnej kolejności.
     • Losowo: losowo przydziela bilety kwalifikującym się użytkownikom z puli przydziałów.
       

.

10. Aby przypisać zgłoszenie do zespołu bez przypisywania konkretnych kontaktów:
    • Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz Tylko zespół (bez określonego użytkownika).
    • Kliknij drugie menu rozwij ane i zaznacz pola wyboru obok zespołów, do których chcesz skierować zgłoszenie.

11. Aby przypisać zgłoszenie do właściciela powiązanego kontaktu:
    • Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz Właściciel kontaktu.
    • Aby ustawić rezerwowego użytkownika lub zespół, kliknij menu rozwijane Jeśli nie ma właściciela kontaktu, przypisz do i wybierz użytkownika lub zespół. Jeśli nie ma właściciela kontaktu lub przypisanie nie powiedzie się, zostanie użyta opcja awaryjna.
      
      

12. Jeśli nie chcesz przypisywać zgłoszenia do żadnego użytkownika, kliknij menu rozwijane Przypisz zgłoszenia przychodzące do i wybierz opcję Nikt.
    
    

13. Ustaw konfiguracje przypisania:
    • Nadpisz dowolnego właściciela biletu: nadpisz dowolnego istniejącego właściciela biletu nowym właścicielem biletu w oparciu o reguły przypisywania.
    • Przypisz tylko do dostępnych użytkowników: użytkownicy, którzy są ustawieni jako Away, nie będą przypisywani do biletów, nawet jeśli są skonfigurowani w regułach przypisywania. Tylko dostępni użytkownicy otrzymają bilety. Jeśli wszyscy użytkownicy w puli przypisań są nieobecni:
      • Właściwość Właściciel biletu lub Użytkownik niestandardowy zostanie ustawiona na Nieprzypisany lub (Brak właściciela).
      • Właściwość Ticket Assigned Teams zostanie ustawiona na wszystkie zespoły docelowe z opcji routingu.
14. Na górze kliknij przycisk Zapisz.