Administrer indstillingerne for supportportalen

Supportportalen giver kunderne et centralt sted, hvor de kan administrere og besvare deres supportanmodninger. Når du har oprettet supportportalen, kan du konfigurere indstillinger som f.eks. portalens domæne, adgangsrettigheder og supportformularen. Disse indstillinger kan opdateres når som helst.

Tilladelser kræves Der kræves tilladelser til kundeportalindstillinger for at administrere supportportalen.

Bemærk: Denne artikel gælder for den opdaterede supportportal. Hvis du stadig bruger den gamle kundeportal, anbefaler vi, at du skifter til den opdaterede version.

Overfør kundeportalen til den nye support

portal Hvis du allerede har oprettet kundeportalen, kan du opgradere til den nye supportportal. Under overførslen vil portalen midlertidigt være utilgængelig. Alle tickets, samtaler og kundedata overføres automatisk.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Gå til Indhold > Kundeportal i menuen i venstre sidepanel.

3. Klik på Opdater i banneret øverst på siden.
   
   

   

4. Klik på Opgrader nu.

5. På siden Tema kan du få et eksempel på dit nye tema.

   • Den opdaterede supportportal bruger et forenklet tema. Eksisterende temavariabler overføres ikke.

   • Du kan tilpasse temaet efter overførslen.

   • For at få et eksempel på dit tema skal du klikke på Åbn temavisning.

6. Når du har gennemgået dit tema, skal du markere afkrydsningsfeltet Jeg har gennemgået det nye tema nederst til højre. Klik derefter på Næste: Ejendomsopdateringer.

7. På siden " Ticketegenskaber " skal du bekræfte de ticketegenskaber, der vises på siden med ticketoplysninger.

   • Sådan tilføjer du en egenskab til siden med billetdetaljer:
     • Klik add Tilføj egenskab.
     • I pop op-vinduet skal du klikke på rullemenuen " Vælg egenskab " og vælge en egenskab.
     • Indtast det navn, der skal vises.
     • Klik på " Gem".
8. Klik på " Næste: Menuopdateringer".
9. På siden " Menu" skal du gennemgå portalmenuen. Den nye portal indeholder automatisk links til "Billetter " og "Log ud". For at se og redigere de links, der bruges i navigationsmenuen, skal du klikke på "Åbn menuindstillinger".
10. Markér afkrydsningsfeltet Jeg har gennemgået min nye portalmenu, og klik på Næste: Opdateringer af samtaler.
11. Gennemgå opdateringerne til samtalernes synlighed, og klik på Næste: Bekræftelse.
12. Markér afkrydsningsfeltet "Jeg er klar til at migrere min portal ", og klik derefter på " Migrer portal".

Når overførslen er afsluttet, omdirigeres kunderne automatisk til den opdaterede portal.

Rediger portalnavnet

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Indtast et portalnavn. Dette er den titel, der vises i browserfanen, når kunderne er logget ind på supportportalen.

Administrer domænet

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Gå til URL'en. I feltet Slug kan du redigere URL-sluggen.
3. For at opdatere domænet skal du klikke på rullemenuen Portal-domæne og vælge et domæne. Du kan kun vælge domæner med den primære indholdstype kundeportal.
4. For at administrere det domæne, der bruges til supportportalen, skal du klikke på Administrer dine domæner.
5. Supportportalen vises på det primære sprog, der er angivet for dit domæne. Hvis du ændrer dit domænes sprog i indstillingerne for Domæner og URL'er , opdateres sproget på supportportalen også. Få mere at vide om HubSpots sprogudbud.

Bemærk: Supportportaler med flere sprog understøttes ikke på nuværende tidspunkt.

Rediger adgangskontrol

Du kan enten give kunderne mulighed for at oprette deres eget login eller tildele adgang til bestemte adgangsgrupper.

1. Sådan giver du adgang til en bestemt gruppe af kontakter:

• • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
  • Klik på fanen Adgang.

• • Vælg indstillingen "Adgangskrav til gruppemedlemskab" , klik derefter på rullemenuen, og vælg de adgangsgrupper , som du vil give adgang til.
    
    
    

  • Der sendes en registrerings-e-mail til de valgte kontakter. Markér afkrydsningsfeltet i banneret for at give HubSpot tilladelse til at sende registrerings-e-mails til kontakter, der endnu ikke har registreret sig. Lær, hvordan du tilpasser registrerings-e-mailen.

     

2. Sådan giver du brugerne mulighed for at oprette deres eget login:
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
   • Klik på fanen Adgang.

• • Vælg indstillingen " Selvregistrering påkrævet ". Dette giver alle mulighed for at registrere sig og oprette deres eget login til supportportalen. For at vælge denne indstilling skal du have aktiveret selvregistrering i dine indstillinger for privat indhold.

3. For at konfigurere, hvordan kunderne logger ind, skal du klikke på "Autentificeringsmetode" for at åbne indstillingerne fordit private indhold. Vælg det domæne, der hoster supportportalen, og konfigurer derefter den tilgængelige login-indstilling, før du vender tilbage til indstillingerne for supportportalen.
4. For at administrere din samtykkeerklæring i indstillingerne for privat indhold skal du klikke på Samtykkeerklæring.

Rediger standardindbakken eller

helpdesken Du kan vælge en standardindbakke eller helpdesk til tickets, der oprettes af kontakter i supportportalen. Når kunden logger ind på sin supportportal, kan vedkommende svare på ticketet, og svaret vises i den valgte indbakke eller helpdesk.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Klik på fanen Tickets.
3. I afsnittet Vælg, hvor portal-tickets skal sendes , skal du klikke på rullemenuen og vælge en indbakke eller et helpdesk. Hvis der ikke vises alternative muligheder, administreres tickets, der oprettes fra supportportalen, som standard i helpdesken.

Konfigurer tilladelser for kundetickets

For at styre, hvilke tickets dine kunder kan se i supportportalen, skal du konfigurere tilladelser for kundetickets:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Klik på fanen Billetter.
3. Iafsnittet " Tilladelser til kundetickets " skal du vælge en indstilling:

• • Kun sager, de er tilknyttet: Når en kontakt logger ind på supportportalen, vises kun sager, der er tilknyttet deres kontaktpost.
  • Alle billetter fra deres virksomhed: Når en kontakt logger ind på supportportalen, vises alle billetter, der er knyttet til deres primære virksomhedsoptegnelse, ud over de billetter, der er knyttet til deres kontaktoptegnelse.

• • Udvalgte kunder kan se virksomhedens tickets: Kun kontakter, der opfylder de definerede kriterier, vil kunne se tickets, der er knyttet til deres virksomhed.
    • Klik på Administrer kontaktoplysninger.
      
      
      
      • Klik på + Tilføj filter i panelet til højrefor at angive kriterierne.
      • For at tilføje et nyt filter skal du klikke på + Tilføj filter i grupperne OG eller ELLER. Når du indstiller et filter med OG, skal posterne opfylde alle kriterierne i filtergruppen for at blive medtaget i visningen. Når du vælger ELLER, skal posterne opfylde kriterierne i mindst én filtergruppe for at blive medtaget i visningen. Vælg den egenskab, du vil filtrere efter, indstil kriterierne for egenskaben, og klik derefter på Anvend filter.
      • Klik på Gem.
      • Når du er færdig, skal du klikke på X i øverste højre hjørne. Dine filtre vil blive anvendt, men du skal gemme visningen for at filtrene skal bevares.

4. Klik på Gem.

Hvis du har givet kontakterne tilladelse til at se Alle billetter fra deres virksomhed, kan dine kunder skifte mellem deres egne billetter og deres virksomheds billetter. Når dine kunder går ind på deres supportportal, kan de skifte mellem fanerne Min visning og Organisationsvisning og vælge følgende visninger:

• Organisationssager: Alle sager, der er knyttet til kundens primære virksomhed, vises.
• Min visning: Kun tickets, der er knyttet til kundens kontaktperson, vises.

Forstå trådning af samtaler

De samtaler, som kunderne kan se i supportportalen, afhænger af den tilladelse til kundetickets, du har konfigureret:

• Personlig adgang: hvis Kun de tickets, der er knyttet til er valgt, kan kunderne kun se samtaletråde for tickets, der er knyttet til deres kontaktoplysninger. De vil kun se beskeder fra samtaler, som de har adgang til.
• Virksomhedsadgang: ihvis Alle billetter fra deres virksomhed er valgt, eller hvis kunderne opfylder kriterierne for "Udvalgte kunder kan se virksomhedens tickets", kan kunderne også se samtaletråde for billetter, der er knyttet til deres primære virksomhed.

Du kan kontrollere, hvilke samtaler der vises i supportportalen, ved at bruge kortet »Samtaler« i højre sidepanel i ticketoplysningerne. Hvis der er flere samtaletråde knyttet til en ticket, vises kun den oprindelige tråd i supportportalen.

For at holde interne diskussioner private, skal du bruge noter og kommentarer til intern kommunikation. Du kan også oprette filtreringsregler for at forhindre, at interne e-mails vises i samtaletråde. Al kommunikation, der indgår i en samtaletråd, er synlig i supportportalen for kunder, der har tilladelse til at se den pågældende ticket.

Konfigurer ticket-handlinger for kunder

Administrer kundernes interaktioner med tickets i portalen ved at give dem mulighed for at svare på lukkede tickets eller selv lukke tickets.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.

2. Klik på fanen Billetter.

3. I afsnittet Ticket-handlinger skal du vælge en indstilling:

   • Tillad kunder at svare på lukkede samtaler: kunder kan svare på en eksisterende tråd i en lukket ticket.

   • Tillad kunder at lukke tickets fra portalen: kunder kan lukke tickets direkte fra portalen.

4. Klik på rullemenuen " Ticket-fase "for at tildele en lukket fase til hver pipeline. Hvis din pipeline kun har én lukket fase, vælges den som standard.

    

5. Klik på " Gem".
   

Tilpas visningen af tickets

Kunderne ser kun de ticketegenskaber, du vælger at vise i portalen. Du kan f.eks. vise "Ticketnavn" , mens du fjerner "Prioritet" fra de viste kolonner.

For at styre, hvordan tickets vises for kunderne, kan du redigere ticketetiketter, filtrere, hvilke tickets der er synlige, og vælge, hvilke kolonner der skal vises på ticketsiden.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Klik på fanen " Tickets ".
3. Sådan ændrer du det viste navn for billetter på billetsiden:
   • Indtast et nyt Visningsnavn i feltet Visningsnavn for billetter.
   • Du kan f.eks. ændre betegnelsen til " Ordrer", " Sager" eller "Anmodninger". Lær , hvordan du opdaterer teksten i formularoverskriften , så den afspejler din nye betegnelse.
4. Sådan tilpasser du, hvilke billetter der vises i supportportalen:
   • Klik på Vælg ticketegenskaber i afsnittet Ticket-synlighed.
   • Klik på "Tilføj filter" i panelet til højre, vælg en ticketegenskab under " ", og konfigurer derefter dine filterkriterier.
5. Sådan tilpasser du, hvilke kolonner der vises på siden med ticketoversigten:

• • Klik på + Tilføj egenskab for at tilføje en egenskab. Du kan tilføje op til 10 egenskaber.
  • For at omarrangere kolonnerne skal du klikke og trække egenskaberne til den ønskede rækkefølge.
  • For at redigere en kolonne skal du holde markøren over den og klikke på Rediger.
  • For at fjerne en egenskab fra tabellen skal du holde markøren over den og klikke på Slet.
  • Klik på Nulstil til anbefalede standardindstillinger for at nulstille kolonnerne til standardindstillingerne.

6. I afsnittet Tilpas visningsnavnet for billetens ejer skal du vælge en visningsindstilling. Som standard vises ejerens fornavn, men du kan vælge at vise ejerens fulde navn, efternavn eller et brugerdefineret alias.
7. Klik på Gem.

Tilføj en supportformular til supportportalen

Du kan tilføje en supportformular til supportportalen, så en besøgende, der er logget ind, kan indsende en ny supportanmodning fra sin supportportal.

Bemærk: Når du tilføjer en supportformular til supportportalen, oprettes der automatisk en ticket, der er knyttet til den indloggede bruger. Det er derfor ikke nødvendigt at medtage et e-mail-felt. Få mere at vide om tilføjelse af formularfelter.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Gå til fanen Billetter.
3. I afsnittet Supportformular skal du markere afkrydsningsfeltet Forbind supportformular.
4. Indtast Tekst til formularmenu. Dette vil blive vist som teksten til linket i supportportalens navigationsmenu. For eksempel Åbn ticket.
5. Indtast tekst til formularoverskriften. Denne tekst vises øverst i formularen. For eksempel: Opret en supportticket.
6. Klik på rullemenuen "Formularer " for at vælge en formular.
7. Klik på " Gem" nederst til venstre.

Du skal vælge en formular, der indeholder ticketegenskaber og er forbundet med indbakken for samtaler eller helpdesken. For at tilføje ticketegenskaber til din formular kan du enten oprette en formular ved hjælp af skabelonen "Supportformular" eller aktivere ticketegenskaber i formularværktøjet.

Sådan aktiverer du ticketegenskaber for en formular:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Marketing > Formularer. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Marketing > Formularer.
2. Hold markøren over formularen, og klik på " Rediger".
3. Klik på indstillingsikonet i venstre panel i formredigeringsværktøjet.
4. Klik på "Tickets" i menuen i venstre sidepanel.
5. Aktivér slå til.
6. Klik på rullemenuen i dialogboksen, vælg en indbakke eller et helpdesk, og klik derefter på "Forbind".
7. Klik øverst til højre på Gennemse og opdater. Klik på Opdater for at offentliggøre formularen og fuldføre forbindelsen til indbakken eller helpdesken.

Der oprettes en ticket for hver indsendelse af formularen, som vises i kundens egen supportportal samt i din indbakke med samtaler.

Hvis du har problemer med, hvordan formularen fungerer, eller med indsendelser, kan du gennemgå de forskellige almindelige problemer og trinene til at løse dem.

Tilpas temaet

Sådan redigerer du udseendet af supportportalen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Værktøjer > Portaler i menuen i venstre sidepanel. 
3. Klik på Tema øverst til højre.
4. I dialogboksen skal du vælge et område for at åbne temaredigeringsværktøjet. Klik derefter på Åbn temaredigeringsværktøj. 
5. I temaforhåndsvisningen kan du bruge stilindstillingerne til at sikre, at supportportalens udseende er i overensstemmelse med resten af din hjemmeside. Få mere at vide om redigering af temastilindstillinger.

Bemærk: Hvis du foretager ændringer i temastilen, gælder disse ændringer for alle sider i kundeportalen.

Tilføj brugerdefinerede links til portalens startside

Sådan tilføjer du en række brugerdefinerede links til supportportalen:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Klik på fanen .
3. Nederst på navigationskortet skal du klikke på Tilpas navigation.
4. Klik på rullemenuen " Menu ", og vælg en menu. Læs mere om oprettelse og redigering af menuer.

Tilpas portalens branding 

Sådan tilpasser du portalens logoer og favicons: 

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Klik på fanenBilletter .
3. Nederst på siden, på kortet Brand Assets , skal du klikke på Administrer Brand Assets. 
4. Rediger dit standardlogo og favicon på fanen Brand Kit . Læs mere om redigering af et brandkit.

Opsæt private system-sider til indhold

Du kan vælge og redigere de system-sider, som dine kunder vil bruge, når de går ind på deres portal, herunder de sider, hvor de kan registrere sig, logge ind og logge ud. Du kan også konfigurere en side for afvist adgang og sider til nulstilling af adgangskode.

Sådan opsætter du system-siderne til supportportalen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indhold > Privat indhold i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Sider .
4. Under hver type systemside skal du klikke på rullemenuen og vælge en skabelon.
5. Når du har valgt en skabelon, kan du redigere eller få et eksempel på den ved at klikke på Handlinger og derefter vælge den relevante indstilling.

Tilpas formuleringen af samtykket til databehandling (valgfrit)

Hvis du giver kunderne mulighed for selv at registrere sig for at få adgang til deres supportportal, bør du konfigurere din samtykkeerklæring, så de ved, hvordan du vil bruge deres data.

Bemærk: Selvom disse funktioner findes i HubSpot, er dit juridiske team den bedste kilde til at give dig rådgivning om overholdelse af lovgivningen i din specifikke situation.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Klik på fanen "Adgang ".
3. Klik på Samtykkemeddelelse.
4. Du bliver ført til indstillingerne for dit private indholds . Klik på rullemenuen Vælg et domæne, der skal redigeres , og vælg det domæne, hvor supportportalen er hostet.
5. I afsnittet Samtykke til databehandling skal du klikke på Rediger indhold om udtrykkeligt samtykke.
6. I panelet "Meddelelse og samtykke " skal du opdatere teksten til "Samtykke til behandling" eller teksten til afkrydsningsfeltet "Samtykke til behandling" og derefter klikke på "Gem". Du kan også linke til dit juridiske teams eksterne ressourcer fra teksten i "Meddelelse og samtykke ", hvis det er relevant.

Dette opdaterer kun teksten om samtykke til databehandling for supportportalen. Lær, hvordan du indstiller standardtekst til meddelelse og samtykke for andre HubSpot-værktøjer.

Aktivér en support portal

Når du har gennemført opsætningstrinene, kan du aktivere supportportalen.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Overst på siden skal du slå portalen til.

Alle beskeder, der sendes fra supportportalen til dit team, vises i indbakken for samtaler og loggessom en e-mail-kontakt på postens tidslinje.

Giv kontakter adgang til supportportalen

For at få adgang til supportportalen kan du enten dele linket til portalen med dine kunder, eller de kan få adgang til portalen via vidensdatabasen. Sådan får du vist supportportalen:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeportal. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeportal.
2. Klik på URL'enøverst på siden under Support for at blive omdirigeret til supportportalen. 
3. Afhængigt af den login- og godkendelsesmetode, du har valgt, skal kunden muligvis oprette sine loginoplysninger, før vedkommende kan få adgang til sin supportportal:
   • Hvis kunderne kan registrere sig selv, vises et link med teksten "Registrer dig her " under felterne til loginoplysningerne.
     
     
     
4. Hvis kun en bestemt gruppe af kontakter har adgang, vil de modtage en e-mail, så de kan oprette deres login.

Bemærk: Hvis du er logget ind på din HubSpot-konto, når du besøger supportportalen, behøver du ikke at logge ind for at se

siden med oversigten over tickets

.

Brug af supportportalen

Når kunder logger ind på deres supportportal, kan de se alle deres åbne og lukkede tickets på siden med oversigten over tickets samt filtrere og søge efter eksisterende tickets. De tickets, som kunderne kan se, afhænger af de indstillede ticketrettigheder og tilknytningerne til kontaktoplysningerne.

Følgende ticketegenskaber er som standard synlige i supportportalen:

• Emne
• Anmodet af
• Oprettelsesdato
• Ticket-ejer
• Dato for seneste aktivitet
• Status

For at se ticketoplysninger og tilknyttede samtaler kan kunderne klikke på et ticket for at åbne siden med ticketoplysninger.

For at besvare tickets kan de indtaste en besked i tekstfeltet og bruge ikonerne nederst i e-mail-editoren til at ændre tekstformateringen og vedhæfte filer. Hvis et ticket endnu ikke indeholder nogen beskeder, kan der ikke vedhæftes filer i den første besked. Vedhæft i stedet filer i et efterfølgende svar.

Hvis en ticket indeholder flere samtaletråde, og kunden har tilladelse til at se mere end én tråd, vises der faner øverst på siden med ticketoplysninger. Brug disse faner til at skifte mellem samtaletrådene.

Eksporter ticketdata fra supportportalen

For at eksportere ticketdata kan kunderne klikke på Eksporter til CSV øverst til højre i tabellen. Dette eksporterer alle data, der er synlige i den aktuelle visning, inklusive eventuelle filtre, der er anvendt på eksporttidspunktet.

Hvis kunden har brug for at oprette en ny ticket, kan vedkommende klikke på Opret en supportticket. Dette fører vedkommende til den ticketformular, du har oprettet, så vedkommende kan indsende en ny sag.

For at logge ud af portalen kan kunden klikke på avataren øverst til højre og derefter vælge »Log ud«. For automatisk at logge kunder ud efter en periode uden aktivitet kan du indstille tidsgrænser for inaktive sessioner.