Administrer innstillingene for støtteportalen

Supportportalen gir kundene et sentralt sted hvor de kan administrere og svare på sine supportforespørsler. Når du har konfigurert supportportalen, kan du angi innstillinger som portalens domene, tilgangstillatelser og supportskjema. Disse innstillingene kan oppdateres når som helst.

Tillatelser påkrevd -tillatelser for kundeportalinnstillinger er påkrevd for å administrere supportportalen.

Merk: Denne artikkelen gjelder den oppdaterte supportportalen. Hvis du fremdeles bruker den gamle kundeportalen, anbefaler vi at du migrerer til den oppdaterte versjonen.

Migrer kundeportalen til den nye support

portalen Hvis du allerede har satt opp kundeportalen, kan du oppgradere til den nye supportportalen. Under migreringen vil portalen være midlertidig utilgjengelig. Alle saker, samtaler og kundedata vil bli overført automatisk.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innhold > Kundeportal.

3. Klikk på Oppdater øverst på siden, i banneret.
   
   

   

4. Klikk på Oppgrader nå.

5. På siden Tema kan du forhåndsvise det nye temaet.

   • Den oppdaterte støtteportalen bruker et forenklet tema. Eksisterende temavariabler vil ikke bli overført.

   • Du kan tilpasse temaet etter overføringen.

   • For å forhåndsvise temaet ditt, klikk på «Åpne temaforhåndsvisning».

6. Når du har gjennomgått temaet, merker du av for «Jeg har gjennomgått det nye temaet » nederst til høyre. Klikk deretter på «Neste: Eiendomsoppdateringer».

7. På siden «Billettegenskaper» bekrefter du billettegenskapene som vises på siden med billettdetaljer.

   • Slik legger du til en egenskap på siden med billettdetaljer:
     • Klikk på add til egenskap».
     • I popup-vinduet klikker du på rullegardinmenyen «Velg egenskap » og velger en egenskap.
     • Skriv inn visningsnavnet.
     • Klikk på «Lagre».
8. Klikk på «Neste: Menyoppdateringer».
9. På siden «Meny » kan du se gjennom portalmenyen. Den nye portalen inneholder automatisk lenker til «Billetter » og «Logg ut». Hvis du vil vise og redigere lenkene som brukes i navigasjonsmenyen, klikker du på «Åpne menyinnstillinger».
10. Merk av for «Jeg har gjennomgått den nye portalmenyen » og klikk på «Neste: Oppdateringer av samtaler».
11. Gjennomgå oppdateringene for samtalesynlighet, og klikk på Neste: Bekreftelse.
12. Merk av for «Jeg er klar til å migrere portalen min », og klikk deretter på «Migrer portal».

Når migreringen er fullført, blir kundene automatisk omdirigert til den oppdaterte portalen.

Rediger portalnavnet

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Skriv inn et portalnavn. Dette er tittelen som vises i nettleserfanen når kundene er logget inn på supportportalen.

Administrer domenet

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Gå til URL-adressen. I feltet Slug kan du redigere URL-sluggen.
3. For å oppdatere domenet klikker du på rullegardin menyen «Portaldomene » og velger et domene. Du kan bare velge domener med den primære innholdstypen «kundeportal».
4. For å administrere domenet som brukes til supportportalen, klikker du på «Administrer domenene dine».
5. Støtteportalen vises på det primære språket som er angitt for domenet ditt. Hvis du endrer språket for domenet ditt i innstillingene for «Domener og URL-er» , oppdateres også språket i støtteportalen. Les mer om HubSpots språktilbud.

Merk: Støtteportaler med flere språk støttes ikke for øyeblikket.

Rediger tilgangskontroll

Du kan enten la kundene opprette sin egen pålogging eller tildele tilgang til bestemte tilgangsgrupper.

1. Slik gir du tilgang til en bestemt gruppe kontakter:

• • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
  • Klikk på fanen «Tilgang ».

• • Velg alternativet «Krav om medlemskap i tilgangsgruppe» , klikk deretter på rullegardinmenyen og velg tilgangsgruppene som du vil gi tilgang til.
    
    
    

  • En registrerings-e-post vil bli sendt til de valgte kontaktene. I banneret merker du av i avmerkingsboksen for å tillate at HubSpot sender registrerings-e-poster til kontakter som ennå ikke har registrert seg. Lær hvordan du tilpasser registrerings-e-posten.

     

2. For å la brukerne opprette sin egen pålogging:
   • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
   • Klikk på fanen «Tilgang ».

• • Velg alternativet «Selvregistrering påkrevd ». Dette gjør at alle kan registrere seg og opprette sin egen pålogging til supportportalen. For å velge dette alternativet må du ha aktivert selvregistrering i innstillingene for privat innhold.

3. For å konfigurere hvordan kunder logger seg på, klikker du på «Autentiseringsmetode» for å åpne innstillingenefor privat innhold. Velg domenet som er vert for supportportalen, og konfigurer deretter det tilgjengelige påloggingsalternativet før du går tilbake til innstillingene for supportportalen.
4. For å administrere samtykkemeldingen i innstillingene for privat innhold, klikker du på «Samtykkemelding».

Rediger standardinnboksen eller

helpdesken Du kan velge en standardinnboks eller helpdesk for saker opprettet av kontakter i supportportalen. Når kunden logger seg på supportportalen, kan de svare på saken, og svaret deres vil vises i den valgte innboksen eller helpdesken.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Klikk på fanen «Saker ».
3. I delen Velg hvor portalbilletter skal sendes klikker du på rullegardinmenyen og velger en innboks eller en helpdesk. Hvis det ikke vises alternative alternativer, administreres billetter opprettet fra supportportalen som standard i helpdesken.

Konfigurer tillatelser for kundesaker

For å kontrollere hvilke saker kundene dine kan se i supportportalen, må du konfigurere tillatelser for kundesaker:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Klikk på fanen «Billetter ».
3. Idelen Tillatelser for kundesakervelger du et alternativ:

• • Bare saker de er knyttet til: Når en kontakt logger seg på supportportalen, vises bare saker som er knyttet til kontaktoppføringen deres.
  • Alle saker fra deres selskap: Når en kontakt logger seg på supportportalen, vises alle saker som er knyttet til deres primære selskapsoppføring, i tillegg til sakene som er knyttet til deres kontaktoppføring.

• • Utvalgte kunder kan se selskapssaker: Kun kontakter som oppfyller de definerte kriteriene, vil kunne se saker knyttet til selskapet deres.
    • Klikk på Administrer kontaktegenskaper.
      
      
      
      • I panelet til høyre klikker du på + Legg til filter for å angi kriteriene.
      • For å legge til et nytt filter klikker du på + Legg til filter i gruppene OG eller ELLER. Når du angir et filter med OG, må postene oppfylle alle kriteriene i filtergruppen for å bli inkludert i visningen. Når du velger ELLER, må postene oppfylle kriteriene i minst én filtergruppe for å bli inkludert i visningen. Velg egenskapen du vil filtrere etter, angi kriterier for egenskapen, og klikk deretter på Bruk filter.
      • Klikk på Lagre.
      • Når du er ferdig, klikker du på X-en øverst til høyre. Filtrene dine blir brukt, men du må lagre visningen for at filtrene skal beholdes.

4. Klikk på Lagre.

Hvis du har gitt kontakter tilgang til å se Alle saker fra deres selskap, kan kundene dine veksle mellom sine egne saker og selskapets saker. Når kundene dine går inn på supportportalen, kan de navigere mellom fanene Min visning og Organisasjonsvisning og velge følgende visninger:

• Organisasjonens saker: alle saker knyttet til kundens primære selskap vises.
• Min visning: bare saker knyttet til kundens kontaktperson vises.

Forstå samtaletråder

Hvilke samtaler kundene kan se i supportportalen, avhenger av hvilke tillatelser for kundesaker du har konfigurert:

• Personlig tilgang: hvis Bare saker som er knyttet til er valgt, kan kundene kun se samtaletråder for saker som er knyttet til deres kontaktoppføring. De vil kun se meldinger fra samtaler de har tilgang til.
• Bedriftstilgang: ihvis Alle saker fra deres bedrift er valgt, eller hvis kundene oppfyller kriteriene for «Utvalgte kunder kan se bedriftens saker», kan kundene også se samtaletråder for saker knyttet til deres primære bedrift.

Du kan sjekke hvilke samtaler som vises i supportportalen ved å bruke «Samtaler»-kortet i høyre sidefelt i saksoppføringen. Hvis flere samtaletråder er knyttet til en sak, vil bare den opprinnelige tråden vises i supportportalen.

For å holde interne diskusjoner private, bruk notater og kommentarer til intern kommunikasjon. Du kan også opprette filtreringsregler for å hindre at interne e-poster vises i samtaletråder. All kommunikasjon som inngår i en samtaletråd, er synlig i supportportalen for kunder som har tillatelse til å se den aktuelle saken.

Konfigurer saksaksjoner for kunder

Administrer kundenes interaksjoner med saker i portalen ved å la dem svare på lukkede saker eller lukke saker selv.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.

2. Klikk på fanen «Saker ».

3. I delen «Ticket-handlinger» velger du et alternativ:

   • Tillat kunder å svare på lukkede samtaler: kunder kan svare på en eksisterende tråd i en lukket sak.

   • Tillat kunder å lukke saker fra portalen: kunder kan lukke saker direkte fra portalen.

4. Klikk på rullegardinmenyen «Billettfase» for å tilordne en lukket fase for hver pipeline. Hvis pipelinen din bare har én lukket fase, vil den være valgt som standard.

    

5. Klikk på «Lagre».
   

Tilpass visningen

av saker Kundene ser bare de egenskapene du velger å vise i portalen. Du kan for eksempel vise «Saknavn» og samtidig fjerne «Prioritet» fra de viste kolonnene.

For å kontrollere hvordan billetter vises for kundene, kan du redigere billettetiketter, filtrere hvilke billetter som er synlige og velge hvilke kolonner som skal vises på billettsiden.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Klikk på fanen «Billetter ».
3. Slik endrer du visningsnavnet for billetter på billettens startside:
   • Skriv inn et nytt visningsnavn i feltet Visningsnavn for billetter.
   • Du kan for eksempel endre etiketten til «Ordrer», «Saker» eller «Forespørsler». Les hvordan du oppdaterer overskriftsteksten i skjemaet slik at den gjenspeiler den nye etiketten.
4. Slik tilpasser du hvilke billetter som vises i supportportalen:
   • I delen «Billettens synlighet » klikker du på «Velg billettegenskaper».
   • I panelet til høyre klikker du på «Legg til filter» og « », velger en billett-egenskap og angir deretter filterkriteriene dine.
5. Slik tilpasser du hvilke kolonner som vises på saksvisningssiden:

• • For å legge til en egenskap, klikk på «+ Legg til egenskap». Du kan legge til opptil 10 egenskaper.
  • For å endre rekkefølgen på kolonnene, klikk og dra egenskapene til den rekkefølgen du ønsker.
  • For å redigere en kolonne, hold musepekeren over den og klikk på Rediger.
  • For å fjerne en egenskap fra tabellen, hold musepekeren over den og klikk på Slett.
  • For å tilbakestille kolonnene til standardinnstillingene, klikk på «Tilbakestill til anbefalte standardinnstillinger».

6. I delen Tilpass visningsnavnet til billettens eier velger du et visningsalternativ. Som standard brukes eierens fornavn, men du kan velge å vise eierens fulle navn, etternavn eller et egendefinert alias.
7. Klikk på «Lagre».

Legg til et supportskjema i supportportalen

Du kan legge til et supportskjema i supportportalen, slik at besøkende som er logget inn, kan sende inn en ny supportforespørsel fra supportportalen sin.

Merk: Når du legger til et supportskjema i supportportalen, opprettes det automatisk en sak knyttet til den innloggede brukeren. Det er derfor ikke nødvendig å inkludere et e-postfelt. Les mer om hvordan du legger til skjemafelt.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Gå til fanen «Saker ».
3. I delen «Supportskjema » merker du av for «Koble til supportskjema ».
4. Skriv inn «Form Menu Text». Dette vil vises som teksten for lenken i navigasjonsmenyen i supportportalen. For eksempel «Åpne ticket».
5. Skriv inn tekst til skjemaoverskriften. Denne vises øverst i skjemaet. For eksempel: Opprett en supportbillett.
6. Klikk på rullegardinmenyen «Skjemaer» for å velge et skjema.
7. Klikk på «Lagre» nederst til venstre.

Du må velge et skjema som inneholder saksopplysninger og er koblet til samtaleinnboksen eller helpdesken. For å legge til saksopplysninger i skjemaet ditt, kan du enten opprette et skjema ved hjelp av malen «Support-skjema», eller aktivere saksopplysninger i skjemaeditoren.

Slik aktiverer du saksopplysninger for et skjema:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Markedsføring > Skjemaer. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Markedsføring > Skjemaer.
2. Hold musepekeren over skjemaet og klikk på «Rediger».
3. I venstre panel i skjemaeditoren klikker du på innstillingsikonet.
4. Klikk på «Billetter» i menyen i venstre sidefelt.
5. Slå på Koble dette skjemaet til en innboks eller en helpdesk på.
6. I dialogboksen klikker du på rulleg ardin menyen og velger en innboks eller et helpdesk, og klikker deretter på «Koble til».
7. Klikk øverst til høyre på Gjennomgå og oppdater. Klikk Oppdater for å publisere skjemaet og fullføre tilkoblingen til innboksen eller helpdesken.

Det opprettes en sak for hver innsending av skjemaet, og denne vises både i kundens egen supportportal og i innboksen for samtaler.

Hvis du har problemer med hvordan skjemaet fungerer eller med innsendingene, kan du se gjennom de ulike vanlige problemene og trinnene for å løse dem.

Tilpass temaet

Slik redigerer du utseendet på supportportalen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Verktøy > Portaler. 
3. Klikk på Tema øverst til høyre.
4. I dialogboksen velger du et område for å åpne temaredigereren. Klikk deretter på Åpne temaredigerer. 
5. I temaforhåndsvisningen kan du bruke stilalternativene til å sikre at utseendet på supportportalen er i samsvar med resten av nettstedet ditt. Les mer om hvordan du redigerer innstillingene for temastil.

Merk: Hvis du endrer temastilene, vil disse endringene gjelde for alle sider i kundeportalen.

Legg til egendefinerte lenker på portalens startside

Slik legger du til et sett med egendefinerte lenker i supportportalen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Klikk på «Billetter» .
3. Nederst, på navigasjonskortet, klikker du på Tilpass navigasjon.
4. Klikk på rullegardinmenyen «Meny» og velg en meny. Les mer om hvordan du oppretter og redigerer menyer.

Tilpass portalens merkevareprofil 

Slik tilpasser du portalens logoer og favikoner: 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Klikk på fanen«Billetter» .
3. Nederst på siden, på kortet «Brand Assets », klikker du på «Manage Brand Assets». 
4. På fanen «Brand Kit » kan du redigere standardlogoen og favikonet ditt. Les mer om hvordan du redigerer et merkevaresett.

Konfigurer private system-sider for innhold

Du kan velge og redigere system-sidene som kundene dine vil bruke når de går inn på portalen, inkludert sidene der de kan registrere seg, logge inn og logge ut. Du kan også konfigurere en side for nektet tilgang og sider for tilbakestilling av passord.

Slik konfigurerer du system-sidene for supportportalen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innhold > Privat innhold.
3. Klikk på fanen Sider .
4. Under hver type systemside klikker du på rullegardinmenyen og velger en mal.
5. Når du har valgt en mal, kan du redigere eller forhåndsvise den ved å klikke på Handlinger og deretter velge det aktuelle alternativet.

Tilpass språket i samtykket til behandling (valgfritt)

Hvis du lar kunder registrere seg selv for å få tilgang til supportportalen, bør du konfigurere samtykkemeldingen slik at de får vite hvordan du vil bruke dataene deres.

Merk: Selv om disse funksjonene finnes i HubSpot, er juridisk avdeling den beste kilden til råd om samsvar i din spesifikke situasjon.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Klikk på fanen «Tilgang ».
3. Klikk på «Samtykkemelding».
4. Du blir ført til innstillingene for ditt private innholds . Klikk på rullegardinmenyen «Velg et domene å redigere» og velg domenet der supportportalen er hostet.
5. I delen «Samtykke til behandling av data » klikker du på «Rediger innholdet i det eksplisitte samtykket».
6. I panelet «Melding og samtykke » oppdaterer du teksten for samtykke til behandling eller etiketten til avkrysningsruten for samtykke til behandling, og klikker deretter på «Lagre». Du kan også legge inn lenker til juridisk avdelings eksterne ressurser i teksten for «Melding og samtykke» , hvis det er aktuelt.

Dette oppdaterer kun «Samtykke til behandling»-teksten for supportportalen. Lær hvordan du angir standardtekst for merknad og samtykke for andre HubSpot-verktøy.

Aktiver en support portal

Når du har fullført konfigurasjonstrinnene, kan du aktivere supportportalen.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Slå på portalbryteren øverst på siden.

Alle meldinger som sendes fra supportportalen til teamet ditt, vises i innboksen for samtaler og loggføressom en e-postkontakt på tidslinjen for den aktuelle posten.

Gi kontakter tilgang til supportportalen

For å få tilgang til supportportalen kan du enten dele lenken til portalen med kundene dine, eller de kan få tilgang til portalen via kunnskapsbasen. Slik viser du supportportalen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeportal. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeportal.
2. Øverst på siden, under «Support», klikker du på URL-enfor å bli omdirigert til supportportalen. 
3. Avhengig av hvilken påloggings- og autentiseringsmetode du har valgt, må kunden kanskje opprette påloggingsopplysninger før de kan få tilgang til supportportalen:
   • Hvis kundene kan registrere seg selv, vises en lenke med teksten «Registrer deg her» under feltene for påloggingsopplysninger.
     
     
     
4. Hvis bare en bestemt gruppe kontakter har tilgang, vil de motta en e-post slik at de kan opprette påloggingsopplysningene sine.

Merk: Hvis du er logget inn på HubSpot-kontoen din når du besøker supportportalen, trenger du ikke å logge inn for å se

siden med oversikt over saker

.

Bruk supportportalen

Når kunder logger seg inn på supportportalen, kan de se alle sine åpne og lukkede saker på siden med oversikt over saker, samt filtrere og søke etter eksisterende saker. Hvilke saker kundene kan se, avhenger av angitte sakstillatelser og tilknytninger til kontaktoppføringer.

Følgende ticketegenskaper er som standard synlige i supportportalen:

• Emne
• Anmodet av
• Opprettelsesdato
• Sakseier
• Dato for siste aktivitet
• Status

For å se detaljer om en sak og tilhørende samtaler, kan kundene klikke på en sak for å åpne siden med billettdetaljer.

For å svare på henvendelser kan de skrive en melding i tekstboksen og bruke ikonene nederst i e-postredigeringsverktøyet til å endre tekststilen og legge ved filer. Hvis en henvendelse ennå ikke inneholder noen meldinger, kan det ikke legges ved filer i den første meldingen. Legg i stedet ved filer i et påfølgende svar.

Hvis en sak inneholder flere samtaletråder og kunden har tillatelse til å se mer enn én tråd, vises faner øverst på siden med saksdetaljer. Bruk disse fanene til å bytte mellom samtaletråder.

Eksporter saksdata fra supportportalen

For å eksportere saksdata kan kundene klikke på «Eksporter til CSV» øverst til høyre i tabellen. Dette eksporterer alle data som er synlige i den aktuelle visningen, inkludert eventuelle filtre som er brukt på eksporttidspunktet.

Hvis kunden trenger å opprette en ny sak, kan de klikke på «Opprett en supportsak». Dette fører dem til sakskjemaet du har opprettet, slik at de kan sende inn en ny henvendelse.

For å logge ut av portalen kan kunden klikke på avataren øverst til høyre og deretter velge «Logg ut». For å logge kunder ut automatisk etter en periode uten aktivitet, kan du konfigurere tidsbegrensninger for inaktive økter.