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Welche Maßnahmen kann ich durchführen, um sicherzustellen, dass HubSpot-E-Mails an meinen Posteingang zugestellt werden?

Zuletzt aktualisiert am: April 20, 2016

Als HubSpot-Kunde erhalten Sie möglicherweise E-Mails, die von Ihrer eigenen Domain zu kommen scheinen, selbst wenn wir diese in Ihrem Auftrag versenden. Dies führt manchmal dazu, dass die E-Mails als unzustellbar zurückkommen oder sonstige Komplikationen mit Spam-Filtern erfahren. Daher müssen wir Ihrem Netzwerk mitteilen, dass „diese Leute in Ordnung“ sind. Dies wird als Whitelisting bezeichnet.

Dies kann unter Umständen für folgende Benachrichtigungen gelten:

  • Wenn ein Lead ein Formular ausfüllt
  • Beim Exportieren einer Liste von Kontakten
  • Beim Testen von E-Mails von unserem E-Mail-Marketing-Werkzeug
  • Bei den täglichen/wöchentlichen/monatlichen HubFeed-E-Mails an potenzielle Kunden

Für die Änderungen an Ihrer Whitelist bzw. Ihrer „Liste sicherer Absender“ müssen Sie Ihr IT-Team hinzuziehen.

Hinzufügen von HubSpot zu Ihrer Whitelist

Bei den meisten Spamfiltern können Sie einen Absender auf die Whitelist senden, indem Sie seine Domain oder IP-Adresse hinzufügen. Wir senden Benachrichtigungen von den folgenden beiden Absenderadressen aus:

Wenn Sie diese zu Ihrem Adressbuch hinzufügen, kann dies die Zustellbarkeit unserer E-Mails verbessern. Wenn Sie darüber hinaus den E-Mail-Versand von Berichten von HubSpot an Sie selbst praktizieren, müssen Sie hubspotreports@hubspot.com auf die Whitelist setzen.

Zusätzlich zum Hinzufügen dieser beiden Adressen zu Ihrem Adressbuch (Whitelisting auf der Posteingangsebene) können Sie auch die IPs von HubSpot und/oder shared.hubspot.com zu Ihrer Whitelist auf der Netzwerkebene hinzufügen. Die folgenden statischen IP-Adressen werden für Benachrichtigungen verwendet, die von unseren Werkzeugen aus gesendet werden:

  • 50.31.44.111 - Testnachrichten von unserem E-Mail-Werkzeug, Listenexporte
  • 74.63.234.66 - Benachrichtigungen über eingesendete Formulare
  • 74.63.234.68 - Tägliche/wöchentliche/monatliche E-Mails an potenzielle Kunden
  • 74.63.202.95 - Benachrichtigungssystem für Blog-Artikel
  • 167.89.35.200 - E-Mails von HubSpot CRM

Wenn Ihr IT-Administrator diese IPs und/oder shared.hubspot.com zu Ihrer Whitelist auf der Netzwerkebene hinzufügt, wird dadurch sichergestellt, dass alle in HubSpot-Anwendungen erstellten Mitteilungen vom Server Ihres Unternehmens zugestellt werden.

Wenn ich diese Informationen zu einer Whitelist hinzufügen muss, wie sollte ich da von meinen Kunden erwarten, dass sie E-Mails empfangen?

Dies gilt nur für HubSpot-Kunden, die E-Mails von unserem Netzwerk empfangen. Ihre eigenen Kunden sind hiervon nicht betroffen, weil sie keine gemeinsame Domain mit Ihnen nutzen. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten zuhause eine Postsendung, die von Ihnen adressiert wurde, obwohl Sie die Post tatsächlich nie gesendet haben. Das würde Sie misstrauisch machen, oder nicht? Genau dasselbe tut Ihr Netzwerk jetzt.

Postini: IP-Sperre

Wir haben eine Reihe von Kunden, die Postini/Google Apps für ihre Firmenmails verwenden. Dieser Abschnitt soll unseren Kunden beim Empfang ihrer E-Mails und Benachrichtigungen helfen.

Bitte beachten Sie: Wir können Google Apps oder Postini nicht unterstützen, aber diese Informationen sollten Ihnen dabei helfen, das Problem zu diagnostizieren und zu ermitteln, welche Änderungen notwendig sind.

HubSpot sagt, dass diese Nachricht gesendet wurde, aber sie ist nie in meinem Posteingang angekommen, nicht einmal in meinem Spam-Ordner.

Meistens geschieht dies, weil Postini so konfiguriert ist, dass als Spam bewertete Nachrichten ohne Rückmeldung verworfen („Black Hole“) statt abgewiesen werden.

Wenn Sie sich an unser Support-Team wenden, können wir die SMTP-ID für die zugestellte Nachricht suchen, damit Sie ihren Nachrichtenstatus ermitteln können. Gehen Sie folgendermaßen vor, um auf die Protokollsuche in der Verwaltungskonsole von Postini zuzugreifen und die E-Mail zu suchen, die anscheinend verloren gegangen ist:

  1. Rufen Sie die Verwaltungskonsole von Postini auf.
  2. Klicken Sie oben im Menü auf „Protokollsuche“.
  3. Erweitern Sie die Suchkriterien durch einen Klick auf „Mehr Suchkriterien“.
  4. Geben Sie die SMTP-Meldungs-ID in den dafür vorgesehenen Bereich ein.*
  5. Achten Sie darauf, oben einen angemessenen Zeitraum auszuwählen, um die Nachricht finden zu können.
  6. Klicken Sie auf „Suchen“.

Wenn die Ergebnisse angezeigt werden, sehen Sie eine Tabelle mit einer Nachricht-ID, Absender, Empfänger, Nachrichtenstatus und weiteren Informationen. Sie können auf die Nachricht-ID klicken, um die Informationen zu erweitern und die Details zum Nachrichtenstatus der E-Mail zu suchen. Diese sollten erklären, warum die E-Mail in Quarantäne gestellt wurde.

Wenn Sie die Nachricht in den Protokollen finden, müssen Sie besondere Maßnahmen durchführen, um E-Mails zu erhalten. Laut dem Postini Enterprise Support ist die sauberste Möglichkeit zur Behebung des Problems, wenn Sie Ihre Domain und die IP-Adressen von HubSpot zur IP-Sperre von Postini hinzufügen.

Einstellen der IP-Sperre

Bei Fragen zum Einstellen der IP-Sperre sollten Sie sich an den Support von Postini wenden. Leider können wir Sie nicht dazu beraten, wie Sie Ihre Einstellungen ändern können. Aber vielleicht können Ihnen die nachfolgenden Anweisungen vom Google-Support weiterhelfen:

  1. Rufen Sie die Verwaltungskonsole von Postini auf.
  2. Klicken Sie auf „Organisationen und Benutzer“, und öffnen Sie „E-Mail-Konfig. 1 für [ihredomain.de]“.
  3. Wählen Sie im Menü oben „Eingehende Server“.
  4. Klicken Sie im blauen Untermenü auf „RPF“.
  5. Klicken Sie auf „Domain hinzufügen“.
  • Geben Sie im Feld „Domain“ Ihre Domain ein.
  • Aktivieren Sie das Feld „IP-Sperre“, und klicken Sie unten auf der Seite auf „Speichern“.
  • Fügen Sie im Abschnitt „IP-Sperre“ die IP-Adressen von HubSpot hinzu, und wählen Sie dann „Zustellen“ für Nachrichten, die mit den betreffenden IP-Adressen übereinstimmen, sowie „Durchlassen“ für Nachrichten, die damit nicht übereinstimmen.
  • Durchlassen bedeutet, dass die Nachrichten, die nicht mit der betreffenden IP-Adresse übereinstimmen, weiterhin normal gefiltert werden.