Genehmigungspflicht für Ausfuhren (BETA)

Sie können einen Genehmigungsprozess für CRM-Exporte einrichten, so dass Benutzerexporte überprüft und genehmigt werden müssen, bevor Datensätze aus Ihrem Account exportiert werden. Wenn die Exportgenehmigungen aktiviert sind, können Benutzer, deren Exporte die angegebenen Kriterien erfüllen, keine Datensätze, Listen oder Eigenschaftenverlauf ohne Genehmigung exportieren.

Wenn Sie ein Super-Admin sind, erfahren Sie, wie Sie den Genehmigungsprozess einrichten. Wenn Sie ein Benutzer sind, der exportieren möchte, erfahren Sie, wie Sie Genehmigung anfragen. Wenn Sie ein Genehmiger sind, erfahren Sie, wie Sie genehmigungspflichtige Exporte überprüfen.

Setup von Exportgenehmigungen

Benutzer mit der Berechtigung Super Admin können das Exportgenehmigungsverfahren einrichten.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Genehmigungen.
• Klicken Sie im Abschnitt Datenexporte unter CRM-Datenexporte auf Bearbeiten.

• Schalten Sie den Schalter Genehmigungen für Exporte erforderlich ein und klicken Sie dann auf Weiter.
• Um Genehmigungen für Exporte mit mehr als einer bestimmten Anzahl von Datensätzen zu verlangen, geben Sie eine Nummer ein. Exporte, die sensible Daten enthalten, müssen unabhängig von der Anzahl der Datensätze immer genehmigt werden.

• Klicken Sie auf Weiter.
• Überprüfen Sie, welche Benutzer Exporte genehmigen und ohne Genehmigung exportieren können. Standardmäßig können alle Super-Admins Exporte genehmigen und die Exportgenehmigung überspringen. Um weitere Benutzer auszuwählen, erteilen Sie anderen Benutzern die Exportgenehmigung. 

• Klicken Sie auf Speichern als.

Sobald die Genehmigungen aktiviert sind, müssen die Benutzer die Genehmigung anfordern, wenn sie eine Datei exportieren, die mehr als den Schwellenwert für Datensätze oder sensible Daten enthält. Dies gilt für den Export von Datensätzen, Listen oder Eigenschaftenverlauf

Erteilen von Exportgenehmigungsberechtigungen an Benutzer

Standardmäßig können alle Super-Admins Exporte genehmigen und ohne Genehmigung exportieren. Sie können diese Berechtigungen für weitere Benutzer in Ihren Einstellungen aktivieren.

Genehmigungserlaubnis exportieren

 Um einem Benutzer die Erlaubnis zu erteilen, Exporte zu genehmigen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Benutzer, und klicken Sie dann auf Berechtigungen bearbeiten.
• Erweitern Sie den Abschnitt CRM Tools und schalten Sie die Berechtigung Exporte Genehmigender ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

Ausfuhr ohne Genehmigung

Um einem Benutzer zu erlauben, ohne Genehmigung zu exportieren:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Benutzer, und klicken Sie dann auf Berechtigungen bearbeiten.
• Erweitern Sie den Abschnitt CRM-Tools und schalten Sie die Berechtigung Exportieren ohne Genehmigung ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

Genehmigung anfragen für eine Ausfuhr

Wenn Sie versuchen, mehr als den Schwellenwert für Datensätze zu exportieren oder sensible Daten zu exportieren, müssen Sie eine Genehmigung anfragen, um den Export abzuschließen.

• Starten Sie einen Export für eine der folgenden Möglichkeiten:
  • Datensätze
  • Verzeichnisse
  • Eigenschaftsverlauf
• Klicken Sie im Dialogfeld auf Weiter.
• Wählen Sie die Genehmigenden aus, die über Ihren Antrag informiert werden sollen. Die ausgewählten Benutzer werden benachrichtigt, aber jeder Genehmigende kann den Antrag überprüfen.
• Geben Sie gegebenenfalls eine Nachricht für den Genehmigenden ein.
• Klicken Sie auf Genehmigung beantragen.

• So überprüfen Sie den Status Ihrer Anfrage:

• • Navigieren Sie zu export audit log.
  • Der Status der Genehmigung wird unterhalb des Exportnamens angezeigt.

• • Um den Antrag zu überprüfen oder zurückzurufen, klicken Sie auf Genehmigungsantrag überprüfen. Um die Anfrage abzubrechen, klicken Sie auf Anfrage abrufen, dann auf Abrufen, um zu bestätigen. Der Export wird abgebrochen.

Genehmigen oder Ablehnen eines Exports

Wenn Sie über die Berechtigung Exports approver verfügen, können Sie Exportanträge von Benutzern genehmigen und ablehnen.

• Navigieren Sie zu export audit log.
• Klicken Sie auf Überprüfen Sie den Antrag auf Genehmigung.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf Genehmigen oder Ablehnen, und bestätigen Sie das Dialogfeld.

Wenn Sie einen Export genehmigen, wird der Export für den Benutzer, der die Genehmigung beantragt hat, bearbeitet. Wenn Sie einen Export ablehnen, wird der Export abgebrochen und der Benutzer wird benachrichtigt.

Weitere Informationen über die Verfolgung von Exporten finden Sie im export audit log.