測試版要求出口批准 (BETA)

您可以為CRM 匯出設定核准程序，以便在從您的帳戶匯出記錄之前，必須先檢閱和核准使用者的匯出。當輸出核准開啟時，其輸出符合指定標準的使用者未經核准將無法輸出記錄、清單或財產歷史。

請注意：您帳戶中的其他資產和工具 (例如，單一物件或自訂報告) 無法設定為匯出核准。

如果您是超級管理員，請瞭解如何設定核准程序。如果您是嘗試匯出的使用者，請瞭解如何請求核准。如果您是核准人員，瞭解如何檢閱需要核准的匯出。

設定匯出核准

具有「超級管理員」權限的使用者可以設定匯出核准程序。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側功能表中，導覽至「批准」。
• 在CRM 資料匯出下的資料 匯出部分，按一下編輯。

• 切換開啟匯出需要核准開關，然後按一下下一步。
• 若要對超過特定記錄數目的匯出要求核准，請輸入一個數字。無論記錄數量多少，包含敏感資料的匯出始終需要核准。

• 按一下下一步。
• 檢視哪些使用者可以核准匯出和不經核准匯出。預設情況下，所有超級管理員都可以核准匯出和跳過匯出核准。若要選擇其他使用者，請將匯出核准權限授予其他使用者。

• 按一下 Save（儲存）。

一旦開啟核准，使用者在匯出超過記錄臨界值或包含敏感資料的檔案時，必須要求核准。這適用於記錄、清單或物業歷史的匯出。

授予使用者匯出核准權限

預設情況下，所有超級管理員都可以核准匯出，也可以在未取得核准的情況下匯出。您可以在設定中為其他使用者開啟這些權限。

匯出核准權限

要給予使用者核准匯出的權限：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側功能表中，導覽到使用者與團隊。
• 將滑鼠移至使用者，然後按一下編輯權限。
• 按一下以展開CRM Tools 區段，然後將Exports Approver 權限開啟。

• 按一下儲存。

匯出無需批准權限

若要允許使用者在不需要核准的情況下匯出：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側功能表中，導覽到使用者與團隊。
• 將滑鼠移至使用者，然後按一下編輯權限。
• 按一下以展開CRM Tools 區段，然後將Export without approval 權限開啟。

• 按一下儲存。

請求核准匯出

如果您嘗試匯出超過記錄臨界值或匯出敏感資料，您需要申請核准才能完成匯出。

• 開始下列其中一項的匯出：
  • 記錄
  • 清單
  • 物業歷史
• 在對話方塊中，按一下下一步。
• 選擇要將您的請求通知的核准人。選取的使用者將會收到通知，但任何核准人都可以檢閱請求。
• 如果適用，請輸入批核者的訊息。
• 按一下請求核准。

• 若要檢查請求的狀態，請

• • 導覽到匯出稽核記錄。
  • 審核狀態會顯示在匯出名稱下方。

• • 若要檢閱或召回請求，請按一下檢閱核准請求。若要取消請求，請按一下召回請求，然後按一下召回確認。匯出將會取消。

批准或拒絕匯出

如果您有Exports 批准員權限，則可以批准和拒絕使用者的匯出請求。

• 導覽到匯出稽核記錄。
• 按一下審核核准請求。
• 在右側面板中，按一下批准或拒絕，然後在對話方塊中確認。

如果您批准匯出，將為要求批准的使用者處理匯出。如果拒絕匯出，匯出將會取消，並通知使用者。

進一步瞭解如何在匯出稽核記錄中追蹤匯出。